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Use Case Wie Merck KGaA die Arbeit digitalisiert

| Autor / Redakteur: Günter Sandmann / Vivien Deffner

Viele Entscheider in Unternehmen wollen mit der Digitalisierung hauptsächlich die Automatisierung von Abläufen in der Produktion immer höherschrauben und haben weniger die Optimierung der menschlichen Arbeitsprozesse im Kopf. Das kann ein fataler Fehler sein.

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Für eine erfolgreiche digitale Transformation darf man nicht nur die Produktion und Maschinen im Auge haben. Auch bei den Arbeitsprozessen bedarf es einer Transformation.
Für eine erfolgreiche digitale Transformation darf man nicht nur die Produktion und Maschinen im Auge haben. Auch bei den Arbeitsprozessen bedarf es einer Transformation.
(Bild: Workfront)

Häufig fragen sich die Entscheider: „Wie können wir verschiedene Software-Applikationen und Produktionsvorgänge bis in die Maschinenhalle besser verbinden?“ oder „Was erreichen wir, wenn wir Sensoren an unseren Maschinen befestigen?“ Kaum jemand fragt nach einer effizienten und medienbruchfreien Kommunikation für alle Mitarbeiter. Bei Merck KGaA machten sich die Inhouse-Consultants darüber Gedanken. Statt beispielsweise Zeit für Reportings und manuelle Prozesse zu verschwenden, sollte zukünftig mehr Zeit für die kundenbezogene Arbeit zur Verfügung stehen.

Warum die Digitalisierung scheitert

McKinsey schätzt, dass 70 Prozent aller digitalen Transformationsprojekte scheitern. Fehlende interdisziplinäre Kenntnisse und die mangelnde Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg sind oft die Gründe. Digitalisierung scheitert am Menschen, weil die Verantwortlichen vergessen haben, die unternehmensinternen Arbeitsabläufe mit einzubeziehen.

Dabei liegt gerade in der Digitalisierung der Arbeitsabläufe ein erhebliches Produktivitäts-Potenzial. Nach der Untersuchung „2020 State of the Work“ von Workfront entfällt ein nicht unerheblicher Teil der Arbeitszeit auf unproduktive Tätigkeiten wie E-Mails oder Meetings. Nur 45 Prozent der Arbeitskraft bleiben dem Mitarbeiter demnach für seine eigentlichen Kernaufgaben.

Umdenken und Digitalisieren ist gefragt

Die Art und Qualität der Arbeit, deren Tempo und Effizienz – für den Einzelnen und mehr noch für Teams – sind wesentliche Schlüsselfaktoren für den Erfolg eines Unternehmens. Es gilt, die kompletten unternehmenseigenen Arbeitsabläufe zu digitalisieren und so ganz nebenbei ein neues Rückgrat in das Unternehmen einzuziehen: Das sogenannte Arbeiten 4.0.

Tarunjot Singh, In-House Consultant bei Merck und verantwortlich für das Transformationsprojekt stellt fest: „Es besteht Bedarf an digitalen Tools, die schnell und einfach zu implementieren und anzupassen sind, so dass mehr Zeit für das Change Management aufgewendet werden kann - die neue Art und Weise, wie wir arbeiten und Dinge erledigen.”

Das internationale Inhouse Consulting Team bei Merck ist weltweit verteilt mit Standorten in Darmstadt, Boston, Singapur und Shanghai. Wenn Teams derart getrennt voneinander arbeiten, sind Ressourcenmanagement und optimierte Planungsprozesse oft ein Problem. Dank entsprechender Tools gelingt es nun, die verteilte Teamarbeit nahtlos in bestehende Arbeitsprozesse und Plattformen innerhalb von Merck zu integrieren.

Wie digitalisiert man die Arbeit und nicht den Prozess?

Was zeichnet moderne Arbeit heute aus? Tatsächlich lassen sich alle Tätigkeiten eines Knowledge Worker, ein Arbeiter, der Wissen nutzt oder entwickelt, auf lediglich drei Felder herunterbrechen: Aufgabenstellungen, Zusammenarbeit im Team und digitale Inhalte als Ergebnis. Hier spricht man auch von der DNA of Modern Work, bestehend aus Task, Collaboration und Content.

Am Anfang steht die Aufgabe mit einem oder mehreren Tasks. Deren Erledigung erfordert in der Regel die Kollaboration mehrerer Mitarbeiter im Team. Am Ende steht das Ergebnis: der Content, der ein digitales Artefakt (zum Beispiel ein Dokument oder ein Software-Produkt) ist.

Allerdings spielt sich diese Art von modernem Arbeiten nicht im IT-leeren Raum ab. Jedes Unternehmen verfügt über eine historisch gewachsene Landschaft an IT-gestützten Instrumenten. Welche Softwarelösung kann da hinzukommen, um einen Impuls bei der Digitalisierung zu geben? Es sollte eine Plattform sein, die auf Augenhöhe mit den vorhandenen Softwaresystemen steht und mit diesen zudem möglichst problemlos kommunizieren kann.

Was eine Work-Management-Plattform braucht

Unter dem Stichwort Work Management, Workflow-Plattformen oder Projektportfoliomanagement finden sich zahlreiche Angebote an Work-Management-Plattformen, mit denen sich möglicherweise der disruptive Schritt in die Digitalisierung des Arbeitens bewerkstelligen lässt. All diese Systeme müssen dabei drei Kerneigenschaften besitzen:

  • Vielfältige Schnittstellen zu vorhandenen Anwendungen wie ERM- und CRM-Systemen. Damit die Plattform zur Digitalisierung den vollen Nutzen aus allen Daten schöpft, muss sie daher leicht in die IT-Landschaft des Unternehmens integrierbar sein.
  • Möglichkeit der Installation als eine hochperformante Anwendung in der Cloud. Stichwort Software as a Service (SaaS), damit die Zeit der Implementierung radikal verkürzt wird.
  • Einbindung der persönlichen (klassischen) Arbeitsumgebung eines jeden Mitarbeiters, damit sich jeder sofort „zuhause“ fühlt, einschließlich des Look-and-Feel von Apps und Social Media.

Tarunjot Singh fasst seine Erfahrungen so zusammen: „Kein Transformationsprojekt ist vollständig, ohne die Arbeitsabläufe zu verändern. Altmodische Arbeitsweisen ermutigen Mitarbeiter nicht zu Kreativität und Innovation. Bei der digitalen Transformation geht es sowohl darum, die Kunden zu begeistern, aber auch darum, die internen Mitarbeiter zu fördern.”

* Günter Sandmann ist Head of Central Europe, Benelux and Nordics bei Workfront

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