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Gestaltungsempfehlungen Wie man Kollaborationsplattformen am besten einsetzt

| Autor / Redakteur: Dr. Jennifer Villarama* / Vivien Deffner

Egal ob MS Teams, Slack oder Trello – Kollaborationsplattformen liegen voll im Trend, um die Zusammenarbeit und Kommunikation in Unternehmen zu verbessern. Damit einher gehen jedoch auch Herausforderungen im Datenschutz und selbstorganisiertem Arbeiten. Feste Regelungen zur Nutzung sind da unausweichlich.

Die Nutzung von Kollaborationsplattformen ist kein Selbstläufer. Um eine effiziente Nutzung zu gewährleisten, müssen die Nutzenden bei der Gestaltung der Kommunikation in den Mittelpunkt gestellt werden.
Die Nutzung von Kollaborationsplattformen ist kein Selbstläufer. Um eine effiziente Nutzung zu gewährleisten, müssen die Nutzenden bei der Gestaltung der Kommunikation in den Mittelpunkt gestellt werden.
(Bild: gemeinfrei / Unsplash)

Mit Gestaltungsempfehlungen zur Nutzung von kollaborativen Plattformen beschäftigt sich das Soziologische Forschungsinstitut (SOFI) in Göttingen. Denn häufig werden in Unternehmen die Anwendungen lediglich freigeschaltet, die Nutzung bleibt den Beschäftigten dann selbst überlassen. Dabei sind laut dem Institut gezielte Regelungen der Nutzung unter Beteiligung der Beschäftigten notwendig, um desintegrative Effekte und Belastungen zu vermeiden. Dafür sollten die Besonderheiten der neuen Technik in den Regelungen berücksichtigt werden.

Nutzung von Kollaborationsplattformen kann überfordern

Kollaborationsplattformen sind ein neuer Typus internetbasierter Anwendungssysteme, die im Unterschied zu traditionellen E-Mails oder Wissensmanagementsystemen hohe Gestaltungsspielräume bieten: Auf der Plattform können zahlreiche Anwendungen flexibel kombiniert werden. Nutzerinnen und Nutzer können transparent firmenöffentlich kommunizieren und sich selbst in Gruppen, so genannten Communities, organisieren. Zudem kann auf die Plattformen von verschiedenen Endgeräten zu jeder Zeit und an jedem Ort zugegriffen werden. Vor diesem Hintergrund wird deutlich, dass die Nutzenden eine Schlüsselrolle innehaben. Sie sind selbst dafür verantwortlich, sich ihre Verwendungsweisen individuell nach ihren Anforderungen anzueignen und einen sinnvollen Umgang mit der Plattform zu entwickeln. Mögliches Risiko dabei ist die Überforderung mit der Menge an Informationen und entgrenztem Arbeiten.

Der Einsatz von Kollaborationsplattformen ist kein Selbstläufer.

Dr. Marliese Weißmann zieht ein erstes Resüme aus den Erfahrungen ihres jüngsten Projekts zu Team- und Projektarbeit, das sie gemeinsam mit der Kooperationsstelle Hochschulen und Gewerkschaften der Universität Göttingen durchgeführt hat: „Der Einsatz von Kollaborationsplattformen ist kein Selbstläufer. Wir können beobachten, dass die Unternehmen die Potenziale von Kollaborationsplattformen tendenziell überschätzen, aber die notwendigen Regelungen der Einführung und Nutzung unterschätzen. Beschäftigte fühlen sich nicht mitgenommen, wissen nicht, wofür sie die Anwendung verwenden sollen und wie sie sich zu den anderen IT-Anwendungen in Unternehmen verhalten. Die IT-Landschaft ähnelt so oft einem unübersichtlichen ‚Zoo‘ an verschiedenen Tools. Manche Beschäftigte fühlen sich in ihrer Arbeit kontrolliert.“

Voraussetzungen für eine effziente Nutzung

Bei Beschäftigten in den Unternehmen sehen die Voraussetzung für die Nutzung ganz unterschiedlich aus. „Die IT-Entwicklerin kennt sich in der Regel besser aus als eine Verwaltungsangestellte im Vertrieb“, so Marliese Weißmann. Für gutes und effizientes Arbeiten mit Kollaborationsplattformen empfehlen sie und ihr Co-Autor Dr. Thomas Hardwig, die Nutzerinnen und Nutzer sowie ihre konkreten Arbeitskontexte in den Mittelpunkt zu rücken. Für Einführungsprozesse und die Verständigung über die Nutzung der Plattformen ist es daher ratsam, Beschäftigte aus einem weiten Spektrum an Nutzergruppen umfassend einzubeziehen.

Zentral für die Gestaltung ist eine Balance von Vorgaben und Selbstorganisation zu finden, wie die Autoren festhalten: „Ein Beispiel ist hier Autonomie: Einerseits braucht es abgestimmte und vereinheitlichte Regeln der Nutzung, wie man Projektdateien grundlegend ablegt. Andererseits sollten sich die Nutzerinnen und Nutzer frei in der Handhabung und nicht kontrolliert fühlen.“

Eine grundlegende Voraussetzung für die Nutzung mit Kollaborationsplattformen ist eine vertrauensbasierte Kultur der Zusammenarbeit im Unternehmen. „Es ist ein geschützter Raum zu schaffen, in dem Beschäftigte Vertrauen haben, dass ihre Daten nicht gegen sie verwendet werden. Dafür ist der Umgang mit Transparenz und Kontrolle in Vereinbarungen oder durch eine Data Policy, die sich die Unternehmen geben, zu klären,“ betont Marliese Weißmann.

Methodik des Projekts

Das SOFI hat im Rahmen des Projekts CollaboTeam (kollaborative Team- und Projektarbeit) eine Broschüre mit Empfehlungen für die betriebliche Arbeitsgestaltung inklusive der möglichen Regulierung in Betriebs- und Dienstvereinbarungen herausgegeben. Im Projekt CollaboTeam wurden gemeinsam mit der Kooperationsstelle Hochschulen und Gewerkschaften der Universität Göttingen von 2017 bis 2020 78 Einzelinterviews und elf Gruppendiskussionen mit Führungskräften und Beschäftigten aus unterschiedlichen Fachbereichen in drei Unternehmen durchgeführt. Darüber hinaus wurden zehn Gespräche mit Beschäftigtenvertreterinnen und -vertretern zu Erfahrungen mit der Regelung kollaborativer Anwendungen geführt.

* Dr. Jennifer Villarama arbeitet im Bereich Presse- und Öffentlichkeitsarbeit am Soziologische Forschungsinstitut Göttingen (SOFI).

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