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Digitale Verträge Wie geht eigentlich digitales Vertragsmanagement?

Autor / Redakteur: Daniela Becker* / Sebastian Human

Digitales Vertragsmanagement klingt für viele Verantwortliche gleichermaßen verlockend wie herausfordernd. Wir haben vier Fragen und die passenden Antworten dazu, die Licht ins Dunkel bringen.

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Software für Vertragsmanagement ist eine interessante Möglichkeit auf dem Weg zu fälschungssicheren Dokumenten und ein wichtiger Schritt auf dem Weg der digitalen Transformation.
Software für Vertragsmanagement ist eine interessante Möglichkeit auf dem Weg zu fälschungssicheren Dokumenten und ein wichtiger Schritt auf dem Weg der digitalen Transformation.
(Bild: gemeinfrei / Pixabay )

Die Krise der letzten Monate hat das Thema Digitalisierung in Deutschland um Jahre vorangetrieben: Unternehmen mussten von heute auf morgen funktionierende Homeoffice-Strukturen aufbauen und auch die Zusammenarbeit mit Kunden auf eine fast vollständig digitale Ebene verlegen.
Tools wie Slack, Zoom oder TeamViewer wurden zu unverzichtbaren Helfern, ohne die das Tagesgeschäft in vielen Unternehmen schlicht nicht mehr möglich gewesen wäre. Ein entscheidender Faktor bei diesem Wechsel von analog zu digital sind aber vor allem auch Signaturen und Verträge – ohne sie könnten Unternehmen mittel- und langfristig nicht weiter funktionieren.

Doch wie digitalisiert man Signaturen und was ist mit digitalem Vertragsmanagement eigentlich alles möglich? In diesem Beitrag möchten wir Antworten auf die wichtigsten Fragen zu diesem Thema geben.

Was ist die Idee hinter digitalem Vertragsmanagement?

Wir leben in einer globalisierten Welt, in der Unternehmen aus den unterschiedlichsten Ländern und Regionen täglich zusammenarbeiten müssen. Um Liefer- oder Produktionsketten einhalten zu können, muss die Koordination so reibungslos funktionieren, als würden alle Akteure an einem Ort an einem Tisch sitzen, die gleiche Sprache sprechen und den gleichen Gesetzmäßigkeiten unterliegen. Da das in der Realität aber nicht so ist, brauchen wir Tools, die uns helfen, diesen Zustand so gut es geht nachzuahmen.

Hier kommen moderne CLM-Lösungen (Contract Lifecycle Management) ins Spiel. Ein Vertrag kann innerhalb von Sekunden zur Unterschrift an den nächsten Empfänger versendet werden, egal, ob diese Person nur einen Raum weiter sitzt oder auf einem ganz anderen Kontinent.
Je nachdem, welche Präferenz der Nutzer hat, ist die Abstimmung in über 40 Sprachen möglich. Dabei erkennt das System automatisch, welche landesspezifischen rechtlichen Regularien zu beachten sind: Bei empfehlenswerten Lösungen kann beispielsweise in China ein Vertrag nicht ohne digitalen Firmenstempel freigegeben werden, denn dieser ist dort Vorschrift. Gleichzeitig funktioniert jeder Schritt in Sekundenschnelle und ist jederzeit und von jedem Ort aus nachvollziehbar.
Das bedeutet, dass zum Beispiel Veränderungen von Inhalten immer direkt auf den jeweiligen Nutzer zurückgeführt werden können. Das System weiß sogar, zu welcher Uhrzeit eine Veränderung stattgefunden hat. Darüber hinaus unterstützt es Mitarbeiter dabei, den kompletten Workflow eines Vertrages reibungsloser ablaufen zu lassen: Sobald ich meine Unterschrift gesetzt habe, weiß das System, an wen das Dokument im nächsten Schritt übermittelt werden muss und was diese Person nun zu tun hat. So können Verzögerungen gerade bei der Weiterleitung von Verträgen vermieden werden.

Wie funktioniert eine elektronische Signatur eigentlich?

Wenn es um elektronische Signaturen geht, braucht man weder Stift noch Papier. Der Nutzer erhält das zu unterzeichnende Dokument per E-Mail, als Link zu einer Word- oder PDF-Datei (alle Dateien liegen im Idealfall in einer Cloud). Dann leitet das System ihn automatisch zu den Stellen im Dokument, an denen sie oder er seine Unterschrift setzen muss. Über das Smartphone oder Tablet funktioniert das Unterzeichnen ganz einfach mit dem Finger auf dem Touchscreen, am PC kann der Name über die Tastatur eingegeben werden. Das Ganze dauert nur wenige Sekunden.

Der entscheidende Faktor ist hier die vorherige Verifizierung des Nutzers über seine E-Mailadresse. Sie identifiziert die Person als autorisierten Nutzer und macht die Unterschrift rechtsgültig. Je nachdem, wie hoch das Sicherheitslevel sein soll, lassen sich die Faktoren zur Authentifizierung der Nutzer aber auch erhöhen. Eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) wird zum Beispiel durch ein Video-Ident-Verfahren ermöglicht. Das System kann aber beispielsweise auch die IP Adresse prüfen, über die ein Dokument aufgerufen wurde.
Sobald der Unterzeichner die Unterschrift bestätigt, informiert das System den Ersteller des Vertrages. Diese Person hat vorher festgelegt, wer, wann, an welchen Stellen des Dokumentes eine Signatur setzen muss. So weiß das System immer genau, was im nächsten Schritt zu tun ist und ab wann ein Vertrag als freigegeben gilt.

Ein empfehlenswerter Anbieter unterscheidet bei seiner Kostenstruktur klar zwischen Nutzern und Kunden. Erhält jemand einen Vertrag zur Unterschrift über unser System, ist das für ihn völlig kostenlos. Er kann einfach seine Unterschrift setzen und muss weiter überhaupt nichts tun, ganz egal, ob das einmal oder 100 Mal passiert. Kosten entstehen lediglich für die Person, die den Vertrag erstellt hat und unsere Services damit direkt einkauft.

Wie sicher sind elektronische Signaturen?

Elektronisches Unterzeichnen - hier am Beispiel einer Lösung von Docu Sign.
Elektronisches Unterzeichnen - hier am Beispiel einer Lösung von Docu Sign.
(Bild: Docu Sign)

Einfach gesagt: Sicherer, als eine handschriftliche Signatur. Elektronische Signaturen müssen bestimmte Auflagen erfüllen, um als rechtsgültig und sicher eingestuft zu werden.

Seit 2016 regelt die europäische eIDAS-Verordnung die Auflagen, nach denen eine e-Signatur rechtlich mit einer analogen gleichgesetzt werden kann. Erfüllen die e-Signaturen eines Anbieters alle eIDAS-Kriterien, müssen sie folglich von jeder internationalen Instanz anerkannt werden.
Ein wichtiges Prüfkriterium sind beispielsweise Video-Ident-Verfahren. Die Kombination aus verschlüsselter e-Signatur und digitalem Stempel sorgt für eine höhere Fälschungssicherheit.

Bei einer handschriftlichen Unterschrift ist die Wahrscheinlichkeit einer Fälschung theoretisch deutlich höher: Das Dokument wird per Post versendet, geht also durch viele (nicht nachvollziehbare) Hände, bevor es beim eigentlichen Empfänger ankommt. Ob es am Ende tatsächlich dorthin gelangt und ob die Person, die die Unterschrift setzt, auch die berechtigte ist, ließe sich im Zweifel nur durch eine aufwendige Analyse der Handschrift prüfen.
Mit einer entsprechenden Software kann eine unberechtigte Person einen Vertrag noch nicht einmal einsehen, geschweige denn unerlaubt unterzeichnen. Auch nachträgliche Änderungen an Vertragsinhalten sind jederzeit nachvollziehbar, so dass vorher gesetzte Signaturen automatisch ihre Gültigkeit verlieren, sobald sich der Inhalt ohne vorherige Absprache verändert.

Was bieten moderne Vertragsmanagement-Lösungen darüber hinaus?

Digitales Vertragsmanagement ist heute viel mehr, als nur die elektronische Signatur. Mancher Anbieter stellt zum Beispiel mehrere hundert Integrationen zu verschiedenen Applikationen zur Verfügung, die Kunden ein komplettes, digitales Ende-zu-Ende-Vertragsmanagement ermöglichen sollen.
Verträge können damit nicht nur unterzeichnet, sondern auch erstellt, abgestimmt, archiviert und verlängert werden. Um den User dabei optimal zu unterstützen, gibt es Tools wie zum Beispiel die Klauselbibliothek. An relevanten Stellen in Vertragsvorlagen findet der Ersteller eine Auswahl an rechtlichen Klauseln und Paragraphen, die er oder sie nach Bedarf einfügen kann. Ein spezielles Verfahren erlaubt die Identifikation direkt über den Personalausweis – so können auf digitalem Weg sogar Bankkonten eröffnet oder Kreditverträge abgeschlossen werden.

Auch das Durchsuchen der Verträge ist dank künstlicher Intelligenz möglich: Entsprechende Tools können Verträge selbstständig nach gewünschten Kriterien durchsuchen. Wenn in den kommenden Monaten Tausende von Unternehmen in Europa ihre Verträge wegen des Brexits prüfen und anpassen müssen (nicht nur neue, sondern auch Altverträge), lässt sich mit solchen Hilfsmitteln potenziell enorm viel Zeit sparen.

Insgesamt bieten moderne Vertragsmanagement-Systeme also eine digitale Lösung für den kompletten Lebenszyklus eines Vertrages. Erst dadurch wird es möglich, dass Unternehmen ihre administrative Arbeit vollständig ins Homeoffice übertragen können. Ein elementarer Baustein für die „Neue Normalität“ und die vieldiskutierte „Future of Work“, die bereits in vollem Gange ist.

* Daniela Becker arbeitet als Area Vice President Major Accounts EMEA bei Docu Sign.

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