Kommentar Was erfolgreiche Teams bei der digitalen Transformation wirklich auszeichnet

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Psychologische Sicherheit ist in Bezug auf erfolgreiche Teamarbeit auf dem Weg der digitalen Transformation in aller Munde. Doch ist sie wirklich der Schlüssel zum Erfolg für erfolgreiche Zusammenarbeit in der Gruppe?

Haben Sie schon einmal vom "Projekt Aristoteles" von Google gehört? Dessen Ziel war es, die Frage zu beantworten: Was ist das Geheimnis von erfolgreichen Teams?

Zwei Jahre lang ist Google dieser Frage nachgegangen und hat untersucht, welche Faktoren die effektivsten Teams auszeichnen. Es ist nicht die geballte Intelligenz der Teammitglieder oder die längste Berufserfahrung. Etwas anderes war der mit Abstand wichtigste Faktor: Die psychologische Sicherheit (Duhigg, 2016). Psychologische Sicherheit ist die gemeinsame Überzeugung aller Mitglieder eines Teams, dass es (innerhalb des Teams) sicher ist, zwischenmenschliche Risiken einzugehen (Edmonson, 2014). Psychologische Sicherheit ist demzufolge also die wichtigste Basis?

Psychologische Sicherheit wird überbewertet

Aus meiner Sicht: Nicht ausschließlich. Ich möchte auf eine andere Studie (Lenberg & Feldt, 2018) aufmerksam machen, die ein widersprüchliches Ergebnis zeigt. Die Studie untersuchte 38 Software-Entwicklungsteams, die in fünf verschiedenen Organisationen arbeiteten. Im Grunde versuchte sie herauszufinden, was die wichtigere Voraussetzung in Software-Teams für Teamleistung und Arbeitszufriedenheit ist: psychologische Sicherheit oder Team-Norm-Klarheit.

Die Studie zeigt, dass klare Teamnormen mehr positiven Einfluss auf die Zufriedenheit mit dem Job und die Teamleistung haben als psychologische Sicherheit.

Also, was ist jetzt wichtiger? Das lässt sich der Grundlage von nur zwei Studien schwer sagen. Fest steht: Beide Faktoren sind sehr wichtig für die Weiterentwicklung von Teams. Psychologische Sicherheit wird derzeit viel diskutiert. Ganz einfach und wirkungsvoll umzusetzen sind aber Teamnormen, die eher weniger Beachtung finden.

Was sind Teamnormen?

Das Verhalten in Gruppen wird durch – oft unbewusste – Verhaltensmuster gesteuert, die von den einzelnen Gruppenmitgliedern erwartet werden. Zu solchen Teamnormen kann also zählen, dass man pünktlich zu Meetings erscheinen soll, dass grundlegend nicht am Wochenende gearbeitet wird oder dass E-Mails nicht nachts um 22:00 Uhr beantwortet werden müssen.

Normen werden typischerweise früh in der Lebensspanne eines Teams gebildet und dienen dazu, die Verlässlichkeit des Verhaltens der Gruppenmitglieder zu erhöhen und der Gruppe zu helfen, unangenehme zwischenmenschliche Probleme zu vermeiden. Der entscheidende Punkt: Eine explizite Festlegung solcher Teamnormen verringert Diskussionen über akzeptables Verhalten, erhöht die Teamleistung und stärkt auch die individuelle Zufriedenheit.

Eine andere Studie (Stray, Moe & Hoda, 2018) innerhalb autonomer agiler Teams untersuchte die größten Barrieren dieser Art von Teams und fand heraus, dass es fünf Haupthindernisse gibt, unterteilt in externe und interne Faktoren:

Wie Sie in Abbildung 01 sehen können, unterscheiden die Forscher zwischen zwei externen und drei internen Barrieren. Auf der Teamebene sind vor allem die internen Barrieren interessant: Keine klaren Teamziele, fehlendes Vertrauen und unterschiedliche Normen.

Die Forscher Teh, Baniassad, van Rooy und Boughton (2012, S. 57) haben daher einen einfachen Vorschlag zum Thema Teamentwicklung: "Schauen Sie mehr auf die Normen als auf die Persönlichkeitstypen oder die Intelligenz der einzelnen Teammitglieder".

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Wie Teams eigene Normen entwickeln

Das Gute an Teamnormen ist, dass klare Verhaltensrichtlinien auch das Vertrauen fördern, womit also auch die zweite interne Barriere "mangelndes Vertrauen" der oben genannten Studie besser überwunden werden kann. Um Teamregeln aufzustellen, empfehle ich die folgenden Schritte, bei deren Durchführung das gesamte Team anwesend sein muss:

1. Beginnen Sie mit einem einladenden Check-in und erklären Sie dem Team, was Normen sind und warum sie so wichtig sind. Vor dem nächsten Schritt sollten Sie dem Team wesentliche Punkte verdeutlichen. Bei Gruppennormen geht es nicht nur darum, "was man nicht tun sollte". Es geht vor allem um das, "was man tun sollte", "was man anstrebt” und “wie man sein möchte". Gruppennormen können also auch Ideale sein. Es sollte ein gemeinsames Verständnis zu folgenden Fragen geben: Was braucht es, um unser Teamziel zu erreichen? Was ist unsere konkrete Teamvision? Was braucht das Team, um erfolgreich zu sein? Braucht es Effizienz und Geschwindigkeit (z.B. um den schnellsten Pizzalieferservice bauen), oder braucht es Kreativität und Freiheit (um bspw. eine neue digitale Technologie zu entwickeln)? Betonen Sie, dass es darauf ankommt, die richtige Norm für die richtige Aufgabe zur richtigen Zeit zu haben.

2. Nachdem Sie diese Fragen analysiert haben, bitten Sie jedes Teammitglied, für sich eine eigene Liste von Richtlinien aufzustellen. Die Person, die die meisten Ideen hat, gewinnt etwas (eine Massage, einen Gutschein für etwas, etwas Süßes – was auch immer).

3. Nun teilt jedes Teammitglied jede einzelne Idee und der Moderator oder die Moderatorin hält sie auf einem Flipchart oder Whiteboard fest.

4. Streichen Sie redundante Ideen durch oder geben Sie ihnen eine Überschrift. Bilden Sie Gruppen mit ähnlichen Normen. Versuchen Sie, die Aufmerksamkeit auf die wichtigsten Bereiche zu lenken. Im Idealfall haben Sie am Ende drei bis sechs Bereiche (zum Beispiel "Verhalten in Konflikten" oder "Meetingkultur") und in diesen jeweils zwei bis sechs spezifische Verhaltensregeln identifiziert. (Aus meiner Erfahrung sind weniger Normen mehr, weil diese dann leichter zu merken und im Alltag anzuwenden sind). Hinweis: Wenn Sie zu viele Ideen haben, bauen Sie in diesem Schritt eine Punktabstimmung ein. Jeder hat fünf Stimmen und wählt aus, welche Richtlinien die wichtigsten sind.

5. Der nächste Schritt ist oft unterbewertet, aber sehr wichtig: Jedes Gruppenmitglied verpflichtet sich, diese Leitlinien zu leben. Idealerweise haben Sie am Ende des Workshops ein Plakat mit den Ergebnissen erarbeitet und noch etwas Platz übrig, auf dem Sie schreiben: "Ich verpflichte mich, diese Normen zu leben und es anderen zu sagen, wenn ich glaube, dass ein Gruppenmitglied sie verletzt. Ich verpflichte mich, mit dem Betreffenden offen und konkret zu sein und mich nicht hinter seinem Rücken darüber zu beschweren." Jeder unterschreibt dieses Dokument. Ganz einfache Maßnahme – aber es wirkt.

6. Nach dem Workshop sollten die Teamnormen stets sichtbar sein – hängen Sie das Poster in Ihrem Büro auf, wo jeder sie sehen kann oder verankern Sie sie in Ihren digitalen Arbeitsbereichen wie auf Slack oder Jira.

7. Die Teamnormen sind nicht in Stein gemeißelt und können bei Bedarf offen diskutiert werden. Retrospektiven können ein guter Raum dafür sein. Dennoch gilt: Das Team hat jetzt klare Richtlinien, wie sich alle Mitglieder miteinander verhalten sollen. Und die Verpflichtung, diese auch zu befolgen.

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Unterschätzt, aber sehr effektiv: Rollenklarheit

Jeder würde zustimmen, dass "Kommunikation" der Schlüssel für ein erfolgreiches Team ist. Kommunikation ist wie das Öl für einen Motor – ohne es kann dieser schnell überhitzen und dann geht nichts mehr.

Im Rahmen meines Studiums an der Universität Münster habe ich in einer (nicht repräsentativen) Studie mit drei Unternehmen untersucht, wie die Qualität der Führung die Kündigungsabsicht von Mitarbeitenden beeinflusst. Ich entwickelte ein theoretisches Modell, welche Mechanismen und Verhaltensweisen von Führungskräften eine mögliche Kündigungsabsicht eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin auslösen.

Zusammengefasst lautete meine Hypothese, dass die Führungsqualität einen Einfluss auf die Arbeitszufriedenheit und die Bindung der Mitarbeiter zum Unternehmen hat. Aber was sind die spezifischen Eigenschaften einer Führungskraft, die Einfluss auf die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter haben?

Ich habe drei Aussagen vorgeschlagen:

1. Die Führungskraft ist eine aufrichtige Person, die sich den Respekt ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verdient hat. Diese fühlen sich im Gegenzug fair behandelt.

2. Die Führungskraft befähigt die Mitarbeitenden und gibt ihnen Verantwortung, indem sie ihnen Entscheidungsbefugnisse überträgt.

3. Die Führungskraft definiert die Rollen und Verantwortlichkeiten im Team klar, sodass möglichst wenig Stress entsteht, zum Beispiel durch unklare Arbeitsanweisungen.

Offensichtlich sind alle drei Verhaltensweisen wichtig. Aber Rollenklarheit hat den größten Einfluss auf die Zufriedenheit und Bindung des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin an das Unternehmen. Hier liegen also große Potenziale für Führungskräfte.

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Wie gelangen Teams zu Rollenklarheit?

Die folgenden fünf Schritte basieren auf der "Role Analysis Technique", kurz "RAT" (Schermerhorn, Osborn, Uhl-Bien, und Hunt, 2012). In einem kleinen Team Workshop erarbeiten Sie so gemeinsam mit dem Team die genauen Rollen der einzelnen Mitglieder:

1. Jedes Teammitglied denkt fünf bis zehn Minuten über seine eigene Rolle nach und schreibt auf, wie es diese wahrnimmt. Dabei kann es um die eigene Rolle bei der Bewältigung von Aufgaben des Teams, innerhalb des Teams oder (allgemeiner) bei der Erreichung des allgemeinen Teamziels gehen.

2. Jedes Teammitglied schreibt die eigenen Erwartungen an jedes andere Teammitglied auf.

3. Im Anschluss diskutiert das Team die Rollen jedes Einzelnen und konzentriert sich darauf, wo die Erwartungen übereinstimmen und wo sie sich unterscheiden. Wenn das Team nicht zu groß ist, können Sie dafür auch eine Matrix mit den Namen aller Teammitglieder zeichnen. Dann haben Sie einen vollständigen Überblick über die Rollen und Erwartungen.

4. Jetzt ist es an der Zeit, einen Konsens über die Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Teammitglieder zu erzielen. Im Schritt davor wurde jede Person besprochen. Jetzt sollte jeder Mitarbeiter seine eigene Rolle erneut für sich aufschreiben, die ihm nun hoffentlich klar ist.

5. Um zu sehen, ob ihre Ansichten mit den Erwartungen übereinstimmen, stellt jeder seine Ergebnisse der ganzen Gruppe vor und es werden letzte Ergänzungsvorschläge gemacht.

6. Für jede analysierte Rolle sollte ein kurzes Profil erstellt werden, das als Richtlinie für die gemeinsame Teamarbeit dient. Genau wie das Festlegen der Teamnormen ist dies ein lebendiger Prozess, der regelmäßig überprüft werden kann.

Abbildung 02 veranschaulicht den gesamten Ablauf:

Die Durchführung dieser Rollenanalyse-Übung sollte zu einer Klarheit führen, die die Effizienz Ihres Teams massiv verbessert – je nachdem, wie klar oder unklar diese vorher waren. Diese Übung hilft Ihrem Team zusätzlich, ein gemeinsames mentales Modell zu erstellen, wie genau die Rollen und Aufgaben im Team verteilt sind.

Fazit

Teamarbeit kann nur effizient Hand in Hand gehen, wenn die Grundlage der gemeinsamen Arbeit geschaffen wurde. Zum einen helfen Ihrem Team dabei Verhaltens- und Kommunikationsnormen und zum anderen genaue Rollen- und Aufgabenverteilungen. Mit dieser Basis können Ihre Teammitglieder erfolgreich ihre Arbeit erledigen.

Quellen

Duhigg, 2016: What Google Learned From Its Quest to Build the Perfect Team, Charles Duhigg, The New York Times Magazine, 2016

Edmondson, 2014: Psychological Safety: The History, Renaissance, and Future of an Interpersonal Construct, Amy C. Edmondson and Zhike Lei, Annual Review of Organizational Psychology and Organizational Behavior, 2014

Lenberg & Feldt, 2018: Psychological safety and norm clarity in software engineering teams, Per Lenberg and Robert Feldt, CHASE '18: Proceedings of the 11th International Workshop on Cooperative and Human Aspects of Software Engineering, 2018

Stray, Moe & Hoda, 2018: Autonomous agile teams: challenges and future directions for research, Viktoria Stray, Nils Brede Moe and Rashina Hoda, XP '18: Proceedings of the 19th International Conference on Agile Software Development: Companion, 2018

Teh, Baniassad, van Rooy und Boughton S. 57, 2012: Social Psychology and Software Teams: Establishing Task-Effective Group Norms, Alvin Teh, Elisa Baniassad, Dirk van Rooy and Clive Boughton, IEEE Software, 2012

* Christian Heidemeyer ist Mitgründer der Teamentwicklungs-Software Echometer.

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