Standard-Software vs. Individual-Software Warum kompliziert, wenn es einen Standard gibt?

Ein Gastbeitrag von Kathrin Wischhusen*

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Standard-Software kommt wieder verstärkt zum Einsatz. Doch welche Vorteile hat eine standardisierte gegenüber einer hoch-individualisierten Software und wie erleichtern Plattformen das tägliche Geschäft? Die Antwort liegt in der richtigen Gewichtung.

Unternehmen, die eine neue Business-Lösung einführen möchten, stehen vor der Entscheidung, am Markt verfügbare Standard-Software einzusetzen oder selbst zu entwickeln.
Unternehmen, die eine neue Business-Lösung einführen möchten, stehen vor der Entscheidung, am Markt verfügbare Standard-Software einzusetzen oder selbst zu entwickeln.
(Bild: gemeinfrei / Pixabay)

Viele Unternehmen haben lange Zeit auf eine Standard-Software wie SAP S/4HANA, Microsoft Navision oder Oracle gesetzt, die sie dann auf ihre Organisation zugeschnitten haben. Häufig wurden diese Lösungen in der Implementierung und den nachfolgenden Jahren noch umfassender individualisiert, um bestehende und neu hinzukommende, firmenspezifische Prozesse präzise und bis ins kleinste Detail abzubilden. Der so immer höher werdende Individualisierungsgrad schränkt nun jedoch Flexibilität und Agilität für die Zukunft stark ein. Was also zunächst nach einem Erfolgsgarant geklungen hatte, entpuppt sich heute als Innovationsbremse und Modernisierungshürde. Eine zu starke Individualisierung läuft Gefahr, die aktuellen Anforderungen der Digitalisierung nicht mehr passgenau zu adressieren. Firmen wollen daher wieder vermehrt zurück in den Standard. Individualisiert wird nur noch dort, wo es sinnvoll ist oder wo Wettbewerbsvorteile erzielt werden können.

Starr und unflexibel?

Vor der Entscheidung, am Markt verfügbare Standard-Software einzusetzen oder selbst zu entwickeln, stehen alle Firmen, die eine neue Business-Lösung einführen möchten, sei es ein ERP-, ein CRM- oder ein BI-System. Befürworter der Individual-Software sagen, mit einer reinen Standard-Software ließen sich die spezifischen Prozesse und Anforderungen in der Organisation nicht exakt abbilden. Das gelte besonders für Unternehmen, die ein hoch spezialisiertes Produkt- oder Service-Portfolio am Markt anbieten. Eine Standard-Software sei zu starr und unflexibel, Aufwand und Kosten für einzelne Anpassungen und die Dauer der Einführung oft zu hoch, befürchten einige IT-Entscheider.

So fällt oft die Entscheidung für Eigenentwicklungen und einen hohen Individualisierungsgrad. Doch dann stehen Unternehmen vor neuen Herausforderungen und Risiken folgen auf dem Fuß: Wie flexibel kann man auf veränderte, innovative Marktanforderungen reagieren, wenn die Software zunächst individuell auf bestimmte interne Prozesse zugeschnitten wurde? Die Corona-Pandemie hat gezeigt, wie schnell sich die Bedürfnisse im Markt verändern können: Viele Unternehmen etwa mussten in der Lage sein, in kürzester Zeit E-Commerce-Prozesse zu implementieren. Andere Firmen mussten komplett neue Businessmodelle umsetzen, um überhaupt wettbewerbsfähig oder überlebensfähig zu bleiben.

IT-Infrastrukturen müssen also immer agiler auf veränderte Marktanforderungen reagieren, nicht nur während einer Pandemie. Dies ist dem allgemeinen digitalen Wandel in Wirtschaft und Gesellschaft geschuldet. Einerseits steigt die Komplexität der IT-Systeme zunehmend und andererseits der Grad an erwarteter Flexibilität, und dies erfordert ein hohes Maß an Experten-Know-how in den IT- und Fachabteilungen der Unternehmen. Gleichzeitig herrscht Mangel an qualifizierten Fachkräften, besonders in der IT. So sind laut einer Studie des Bitkom, dem Branchenverbands der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche, bis zum Jahresende 2021 quer durch alle Branchen 96.000 Stellen für IT-Experten unbesetzt geblieben. Der Fachkräftemangel im Bereich IT und Datenanalyse wird sich laut Handelsblatt bis 2030 immer weiter zuspitzen.

Innovationsbremse: stark individualisierte Standard-Software

In individualisierte Standard-Lösungen lassen sich Hersteller-Updates nicht mehr problemlos einspielen. Stattdessen muss die IT-Abteilung im eigenen Hause sie einzeln prüfen, die Kompatibilität der kundenspezifischen Prozesse verifizieren und teilweise umständlich nachbauen. Das bremst auch die Innovationsmöglichkeiten. Hinzu kommt: Häufig liegen kundenindividuelle Anpassungen schon viele Jahre zurück. Möglicherweise ist bei den Anwenderunternehmen bereits ein Generationswechsel eingetreten. Entwickler, die beim Customizing mitgewirkt haben, sind oft nicht mehr im Unternehmen. Dadurch fehlt das Fachwissen, das für den reibungslosen Betrieb notwendig ist. Auch das Betriebsmodell verschiebt sich mit zunehmender Geschwindigkeit und Anwendungen werden immer öfter in der Cloud genutzt. Wer Standard-Software einsetzt, kann Know-how am Markt zukaufen. Wer Cloud-Produkte nutzt, muss ohnehin lernen, Standardprozesse zu akzeptieren und Unternehmensprozesse daran anzupassen.

Viele Großunternehmen stehen vor der Herausforderung, dass in den einzelnen Unternehmenseinheiten unterschiedliche Software-Lösungen mit sehr unterschiedlichem Individualisierungsgrad im Einsatz sind. Dadurch geht nicht nur mögliches Potenzial für Synergien in Prozessen verloren, die harmonisiert zentralisiert ablaufen sollten, um Kosten zu optimieren, sondern es wird auch schwierig, Innovationen oder Änderungen im Geschäftsmodell zu realisieren. Gerade auch im Fall einer Fusion oder einer Übernahme müssen Prozesse, die oft auf unterschiedlichen und stark individualisierten Software-Lösungen laufen, angepasst werden. Mehr Standard bedeutet, dass die Angleichung nicht nur hinsichtlich der Systeme, sondern vor allem auch in den Prozessen schneller und einfacher gelingen kann. Ressourcen und Zeit können hier im hohen Maße eingespart werden – dies ist ein Kriterium, das in der Entscheidung für oder gegen eine Akquisition durchaus eine Rolle spielt und mit einkalkuliert wird.

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Standard-Software gezielt individualisieren

Standard-Software kommt aus all den genannten Gründen also wieder verstärkt zum Tragen. Unternehmen greifen dadurch auf die Best Practices der in der Software vorhandenen Standardprozesse zurück. Für Workflows wie Lagerverwaltung, Buchhaltung, Produktion, Auftragsmanagement oder etwa die Fakturierung gibt es sehr gute Standards, die sich nutzen lassen und die vom Softwarehersteller basierend auf neuen Anforderungen seiner Kunden auch kontinuierlich weiterentwickelt werden. Gezielt individualisiert wird dann nur dort, wo es wirklich sinnvoll und erforderlich ist sowie Wertschöpfung und einen greifbaren USP generiert. Das Unternehmen nutzt Standard-Software und grenzt sich dennoch vom Wettbewerb ab.

Mit seinen Instant Platforms beschleunigt KPS den Umstieg auf SAP S/4HANA oder die Neueinführung von SAP-Lösungen.
Mit seinen Instant Platforms beschleunigt KPS den Umstieg auf SAP S/4HANA oder die Neueinführung von SAP-Lösungen.
(Bild: KPS)

Die 80:20 Regel

Mit den KPS-Instant-Plattformen lassen sich Standardsoftware-Stacks mit hohem Tempo implementieren und Ressourcen auf die gezielte Individualisierung, die tatsächlich erforderlich ist und dem Unternehmen echten Mehrwert im Markt verschafft, konzentrieren. Die KPS-Plattformen sind modular aufgebaut, sie enthalten alle Standardprozesse einer Branche - fertig implementiert und sofort abrufbar. Die zugehörigen Business-Szenarien und Use Cases sind vollumfänglich getestet sowie umfassend visuell beschrieben und dokumentiert. So lassen sich schon bei Projektbeginn die neuen End-to-End-Prozesse im System auswählen und die Fachabteilungen können auf dieser Basis zielgerichtet und flexibel erforderliche Anpassungen der Prozesse identifizieren und mithilfe der hauseigenen IT-Abteilung sowie mit Unterstützung von KPS individualisieren. Dem Unternehmen steht bereits zum Projektstart eine fundierte, standardisierte Prozess- und Systemlandschaft zur Verfügung. Gleichzeitig profitieren sie von einem Setup, das exakt ihre branchenspezifischen Anforderungen adressiert. Dadurch erhöht sich auch die Geschwindigkeit, Effizienz und Flexibilität der Prozesse signifikant und sichert dem Unternehmen auch für die Zukunft die Fähigkeit, agil und schnell auf Veränderungen des Marktes zu reagieren oder neue Geschäftsmodelle zügig umzusetzen.

Das Frontloading-Prinzip

Wie jedoch entscheidet ein Team oder ein Unternehmen nun, welcher Individualisierungsgrad den höchsten Nutzen für das Geschäft hat? Durch Frontloading von Entscheidungen und dem Prinzip der Beweislastumkehr. Abteilungen müssen begründen, warum sie nicht mit dem Standard arbeiten können. Das passiert nach dem Prinzip einer Verhandlung. Viele Probleme werden dadurch bereits gelöst, bevor überhaupt ein Implementierungsprozess in Gang gebracht wurde. Frontloading heißt also, Entscheidungen zu treffen, bevor die Umsetzung startet. Vorteile von Frontloading für IT-Projekte liegen auf der Hand: Ressourcen können viel effizienter eingesetzt werden, indem einzelne Projektpunkte nicht umgesetzt werden, die keinen Nutzen für das Unternehmen schaffen und das Projektteam sich auf jene Prozesse konzentriert, wo dies der Fall ist. Die individuellen Anteile, die nicht im Standard umsetzbar sind, sind eher die anspruchsvollen und schwierigen. Auch diese werden möglichst früh angegangen, damit alle Schnittstellen und technischen Entwicklerpakete rechtzeitig nutzbar sind. Das Frontloading macht sehr früh sichtbar, was notwendig ist.

Standardprozesse mit gezielten kundenspezifischen Anpassungen

Die Umsetzung des Ansatzes „Standardsoftware mit gezielter Individualisierung“ hat Auswirkungen auf die Unternehmenskultur und Prozessabläufe. Standardsoftware erfordert vor allem die Bereitschaft des Unternehmens, Standardprozesse ohne echtes Differenzierungspotenzial als solche anzuerkennen und die Organisation daran auszurichten. Der individuelle USP, den Unternehmen im Vergleich zum Wettbewerb bieten, soll sich durch Individualisierung an den richtigen Stellen in der verwendeten Software widerspiegeln. Ein kompetenter Beratungspartner hilft dabei, genau diese Stellen zu identifizieren und jene Prozesse in den Fachabteilungen zu verankern und zur Akzeptanz zu bringen. Praktikable Lösungen für die Umsetzung bilden dabei Software-Plattformen, die bereits implementierte und integrierte branchenspezifische Standardprozesse enthalten sowie gezielte kundenspezifische Anpassungen erlauben.

* Kathrin Wischhusen arbeitet als Managing Partner beim Beratungshaus KPS.

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