Datenverwaltung Verschärfte Suchprobleme erfordern Wissensmanagement

Ein Gastbeitrag von Frank Zscheile*

Wer sucht, der findet – so heißt es. Dass das so nicht immer gilt, weiß jeder, der es schon mal mit unstrukturierten Datenbergen zu tun hatte. Kann Wissensmanagement hier Abhilfe schaffen?

Digitale Lösungen zum Wissensmanagement haben während der Corona-Pandemie und dem damit einhergehenden verstärkten Arbeiten im Homeoffice an Bedeutung gewonnen.
Digitale Lösungen zum Wissensmanagement haben während der Corona-Pandemie und dem damit einhergehenden verstärkten Arbeiten im Homeoffice an Bedeutung gewonnen.
(Bild: gemeinfrei / Unsplash)

Im industriellen Umfeld ist, wenn von Big Data gesprochen wird, zumeist Industrie 4.0 gemeint – die IP-basierte Vernetzung selbst kleinster Produktionseinheiten über das Internet, welche permanent Daten liefern, die es zu verarbeiten gilt. Nebenher fallen in jedem Industrieunternehmen dabei natürlich auch geschäftliche Daten an, und dies in einem immer größeren Ausmaß.

Um strukturierte Daten zu erschließen, das heißt solche in Tabellen- oder Listenform, haben Unternehmen in den vergangenen Jahren viel in ERP-, CRM- SCM-Systeme, Business Warehouse und Business Intelligence investiert.

Herausforderung: Unstrukturierte Daten

Jedoch liegt der weitaus größere Teil geschäftlicher Informationen in unstrukturierter Form vor, also als Office-, PDF-Dokument, Webseite oder als E-Mail. Diese Informationen gilt es zu finden, zu strukturieren und sie einer zunehmend hybrid arbeitenden Belegschaft individuell aufbereitet zur Verfügung zu stellen. Angesichts pandemiebedingtem Anstieg von Home-Office-Arbeit ist dies ohne Wissensmanagement-Strategien und -Tools kaum mehr möglich, so das Ergebnis einer jüngsten Umfrage des Enterprise-Search-Anbieters Sinequa.

Die Umfrage wurde gemeinsam mit dem US-amerikanischen Marktforschungsunternehmen für Benchmarking, Prozess- und Performanceverbesserung APQC (American Productivity & Quality Center) durchgeführt. 200 Wissensmanagement- und IT-Führungskräfte europäischer und nordamerikanischer Unternehmen wurden befragt, inwieweit die Notwendigkeit von Wissens- und Informationsmanagement in den letzten anderthalb Jahren zugenommen hat.

Schaden für Produktivität, Kundenzufriedenheit und Geschäftsergebnis

Suchprobleme haben sich demnach verschärft, da pandemiebedingte Fernarbeit die Technologien zur Informationsgewinnung und -vernetzung stärker belastet hat. 81 Prozent der Befragten erklärten, die Beschäftigten ihres Unternehmens seien 2020 stärker auf Tools und Lösungen für das Wissens- und Informationsmanagement angewiesen gewesen als in den Vorjahren. 58 Prozent gaben an, das Suchen und Nicht-Finden jobrelevanter Informationen wirkten sich stärker auf wichtige Geschäftskennzahlen aus als in den vergangenen Jahren – unter anderem auf den Gewinn, der sich nach Aussage von über 25 Prozent mindere, wenn es Probleme bei der Auffindbarkeit von Informationen gäbe. Gründe dafür seien kostspielige Fehler und Irrtümer, entgangene Einnahmen oder verpasste Gelegenheiten zur Kostenvermeidung.

Fast zwei Drittel der befragten KM- und IT-Führungskräfte gaben außerdem an, die Unfähigkeit, Informationen zu finden, habe die Produktivität ihrer Beschäftigten erheblich beeinträchtigt. Frustration bei der Suche übertrage sich auch auf Kunden, wenn Vertriebs- und Servicekräfte bei der Beantwortung von Kundenanfragen Schwierigkeiten hätten, schnell die richtige Information zur Hand zu haben.

Viele Unternehmen scheinen sich dieses Problems bewusst zu sein, denn drei Viertel der Befragten stufen die Auffindbarkeit von Informationen als ein wesentliches oder sehr wichtiges Ziel für ihr Unternehmen ein. Jetzt sei es wichtig, dass die Firmen ihre bisher getrennten Informationssysteme über eine gemeinsame Wissensmanagement- beziehungsweise Enterprise-Search-Plattform zusammenführen, wie Jeff Evernham, Produktstratege bei Sinequa erklärt. Angestellte im Büro und an Remote-Arbeitsplätzen bräuchten schnell das entsprechende Werkzeug, um Informationen koordinieren und finden zu können, damit Produktivität und Gewinn nicht weiter sinken.

* Frank Zscheile arbeitet als IT-Journalist.

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