IoT in der Praxis

Übersicht und Kostenkontrolle für die Nutzung von Cloud-Diensten

| Autor / Redakteur: Stefan Heller / Redaktion IoT

CIOs und CFOs laufen die Kosten der Cloud-Nutzung davon, wenn sie nicht gegensteuern.
CIOs und CFOs laufen die Kosten der Cloud-Nutzung davon, wenn sie nicht gegensteuern. (www.pixabay.com)

Die flächendeckende Cloud-Einführung wird 2018 weitergehen. Allerdings drohen den IT-Abteilungen Wildwuchs und Kontrollverlust, wenn Fachabteilungen selbst entscheiden, welche Dienste sie nutzen. CIOs und CFOs sollten daher 3 zentrale Aspekte beachten.

Der Quarterly Cloud IT Infrastructure Tracker von IDC prognostiziert bis 2020 einen Rückgang klassischer Rechenzentren auf 50 Prozent am Gesamt-IT-Budget und ein ungebremst rasantes Wachstum von Cloud-Diensten. Lösungen aus der Public Cloud sollen einen Marktanteil von einem Drittel, Private Clouds von 20 Prozent erreichen. Von allen „X as a Service“-Angeboten drohe besonders bei Infrastructure-as-a-Service (IaaS) ein Verlust der Kostenkontrolle, schätzt der Cloud-Anbieter RightScale in einer Erhebung. Demnach werden bis zu 30 Prozent der IaaS-Cloud-Budgets wegen falscher Planung und Steuerung verschwendet. CIOs und CFOs müssen über diese Entwicklung die Aufsicht führen, wenn sie die Kostenkontrolle behalten wollen. Drei Aspekte helfen dabei, diese zu gewährleisten.

1. Sichtbarkeit der Cloud-Nutzung herstellen

Die Optimierung der Cloud-Nutzung im Unternehmen muss damit beginnen, dass die IT-Abteilung weiß, wer wann welche Dienste in Anspruch nimmt. Wie bei dem klassischen IT-Inventar, ob Hardware oder Lizenzen für Software, muss die IT-Abteilung auch Cloud-Dienste inventarisieren und per Tagging die Grundlagen schaffen, um den Gebrauch zu überprüfen. Nur wenn die IT-Abteilung stets den Durchblick hat, welche aktuellen und zurückliegenden Cloud-Assets im Einsatz sind oder waren, kann sie durch diese Sichtbarkeit die Kosten überwachen. Natürlich gehört dazu eine regelmäßige Überprüfung, welche Dienste noch mit welcher Auslastung im Einsatz sind und ob sie noch dem Bedarf entsprechen.

Die IT-Abteilung muss also darauf bestehen, dass sie die Überwachung übernimmt, selbst wenn die Cloud-Nutzung auf einer anderen Kostenstelle jenseits der IT-Budgets gebucht werden sollte. Durch das Tagging in Verbindung mit einem regelmäßigen Controlling über den Nutzungsgrad fällt frühzeitig auf, wenn Cloud-Dienste zwar noch bezahlt, aber nicht mehr gebraucht werden.

2. Automatisierung der Cloud-Nutzung einführen

Eine wichtige Aufgabe für Inventarisierung und Controlling können Automatisierungs-Tools übernehmen. Während diese anfänglich lediglich Software-Lizenzen verwalteten, sind diese meist Cloud-basierten Anwendungen heute auch für die Planung, Steuerung und das Management von Cloud-Services ideal. Mit solchen Tools kann die IT die Cloud-Dienste wie in einem Selbstbedienungsladen für die Fachabteilungen bereitstellen, die diese dann je nach Bedarf in Anspruch nehmen dürfen. Vorteil ist, dass die IT diese Dienste zuvor auf notwendige Zertifizierungen wie beispielsweise die EU-Datenschutzgrundverordnung evaluieren und mit Rahmenverträgen auch die Kosten steuern kann.

Die Nutzer aus den Fachabteilungen wählen dann aus, welchen Dienst sie für welche Laufzeit einsetzen wollen. Vor Ablauf der voreingestellten Nutzungszeit erhalten die Anwender eine Nachricht, ob sie verlängern und wenn ja, wie lange sie den Dienst noch einsetzen wollen. Dieser automatisierte Ansatz stellt nicht nur sicher, dass die Rechnungen auf die entsprechenden Kostenstellen der Fachabteilungen gebucht werden, sondern verringert auch Ressourcenverschwendung und unnötigen Aufwand, da ungenutzte XaaS-Ressourcen zum Ende der gebuchten Nutzungszeit beendet werden.

3. Rechenschaftspflicht der Fachabteilungen sicherstellen

Mit einem Automatisierungs-Tool gibt die IT den Fachabteilungen gleichzeitig die notwendige Flexibilität, die sie brauchen, um schnell auf Marktanforderungen zu reagieren. Wenn sie virtuelle Maschinen brauchen, stehen diese per Mausklick zur Verfügung. Unabhängig davon, warum und für welchen Zweck eine Cloud benötigt wird, stehen immer ausreichende Ressourcen bereit, um beispielsweise für ein Angebot eine Testumgebung zu erstellen.

Das macht die Fachabteilungen agiler. Sie können jederzeit in Cloud-Services Anwendungen bereitstellen, um sich beispielsweise an Ausschreibungen zu beteiligen oder Verkaufsverhandlungen zu flankieren. Gleichzeitig hat die IT-Abteilung die volle Kontrolle und erhält für jeden Cloud-Einsatz auch gleich die Verwaltungsinformationen, für wen, von wem und auf welche Kostenstelle die Nutzung zu verbuchen ist.

Noch vor Fristablauf erhalten alle Beteiligten eine Nachricht, damit sie ihre Daten rechtzeitig sichern können, bevor ein Nutzungszeitraum ausläuft und der Vertrag und damit auch die Kosten enden können. Für jede Nutzung ist ein Mitarbeiter, in der Regel der Besteller, verantwortlich und muss Rechenschaft ablegen, warum und wie lange er einen Cloud-Service noch zu nutzen gedenkt. So gehen die Rechnungen an die richtigen Abteilungen, die somit zu einem verantwortungsvollen Umgang mit den technischen Ressourcen gezwungen sind.

Cloud Asset Management sichert volle Kostenkontrolle

Angesichts der schnellen Entwicklung von Cloud-Services und dem Vormarsch von IaaS-Angeboten über das ganze Unternehmen müssen die IT-Abteilung und der CIO die Verwaltung ihres Portfolios überarbeiten. Denn wenn sie die Agilität der Fachabteilungen steigern und ihre Compliance-Pflichten erfüllen wollen, bleibt fast keine Alternative als Transparenz, Automatisierung und neu verteilte Rechenschaften als wesentlicher Bestandteil der Strategie für 2018. Zudem verringern sie den Wildwuchs der Cloud-Nutzung und stellen sicher, dass nur Dienste im Einsatz sind, die bereits für die kommende EU-Datenschutzgrundverordnung zertifiziert sind.

Kommentare werden geladen....

Kommentar zu diesem Artikel abgeben

Der Kommentar wird durch einen Redakteur geprüft und in Kürze freigeschaltet.

Anonym mitdiskutieren oder einloggen Anmelden

Avatar
Zur Wahrung unserer Interessen speichern wir zusätzlich zu den o.g. Informationen die IP-Adresse. Dies dient ausschließlich dem Zweck, dass Sie als Urheber des Kommentars identifiziert werden können. Rechtliche Grundlage ist die Wahrung berechtigter Interessen gem. Art 6 Abs 1 lit. f) DSGVO.
  1. Avatar
    Avatar
    Bearbeitet von am
    Bearbeitet von am
    1. Avatar
      Avatar
      Bearbeitet von am
      Bearbeitet von am

Kommentare werden geladen....

Kommentar melden

Melden Sie diesen Kommentar, wenn dieser nicht den Richtlinien entspricht.

Kommentar Freigeben

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

Freigabe entfernen

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

copyright

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Infos finden Sie unter www.mycontentfactory.de (ID: 0 / Praxis)