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Staplerhändler schiebt Vertriebsunterlagen in die Cloud

| Redakteur: Jürgen Schreier

Lagen die Vertriebsunterlagen bei Willenbrock früher auf den hauseigenen File Servern, auf die per VPN-Netzwerk zugegriffen wurde, so befinden sich diese jetzt in der Cloud. Auch große Datenmengen können dadurch für Präsentationen in Kundengesprächen genutzt werden.

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Die Willenbrock Fördertechnik GmbH & Co. KG in Bremen ist Vertragshändler von Linde Material Handling und vertreibt Linde-Stapler aller Größen und Tragkraftklassen.
Die Willenbrock Fördertechnik GmbH & Co. KG in Bremen ist Vertragshändler von Linde Material Handling und vertreibt Linde-Stapler aller Größen und Tragkraftklassen.
(Bild: Oliver Kunstmann)

Diesen Klassiker kennt jeder: Alle wichtigen Informationen der Kommunikations- und Verkaufsdisziplinen wie Marketing, Vertrieb und PR, also die Vertriebsmaterialien, Flyer, Broschüren, Produkttexte und weiteres Marketingmaterial, liegen auf unterschiedlichen Rechnern verteilt und werden nur auf Zuruf unter den Mitarbeitern geteilt. Wird allerdings schnell eine ganz spezielle Unterlage benötigt, kostet die Suche nach der aktuellsten Version oder das Versenden unzähliger E-Mails viel Zeit und Nerven.

Auch bei Willenbrock war das bisher nicht anders. So mussten die Außendienstmitarbeiter über eine VPN-Verbindung auf den hauseigenen File Server zugreifen, um dort gesammeltes Material abrufen zu können. In Gebieten mit schwacher Internetverbindung funktionierte der Zugriff auf die Daten oft überhaupt nicht - natürlich vor allem dann, wenn es sich um große Dateimengen handelte. Selbst im Firmennetzwerk war der "mobile Arbeitsplatz" manchmal nicht umsetzbar. Der uneinheitliche Datenbestand im Außendienst wurde zum Notstand, der dringlich einer Lösung bedurfte, und diese hieß für die Verantwortlichen: Cloud.

Zugangsrechte werden per Admin-Konsole kontrolliert

So entschloss man sich das gesamte Vertriebsteam mit Dropbox-Business-Lizenzen auszustatten. Die Geschäftsführung war durch den privaten Gebrauch mit dem Produkt vertraut und erkannte die Vorteile der Kollaborationsplattform für das eigene Unternehmen. Heute sind alle für den Vertrieb wichtigen Daten katalogisiert abrufbar. Das Unternehmen hat dabei genau festgelegt, welche Informationen zentral abgelegt werden. Über die umfangreiche Admin-Konsole werden die Zugangsrechte und administriert und kontrolliert.

Ulrike Meyer, Leiterin der Abteilung Digitale Lösungen bei Willenbrock: „Wir arbeiten daran, unsere Gabelstapler deutlich kommunikativer zu gestalten! Ich bezeichne uns definitiv als Vorreiter, denn wir kommen aus der 'Stahl- und Eisen-Welt' und beschreiten mit großen Schritten den digitalen Transformationsweg.“
Ulrike Meyer, Leiterin der Abteilung Digitale Lösungen bei Willenbrock: „Wir arbeiten daran, unsere Gabelstapler deutlich kommunikativer zu gestalten! Ich bezeichne uns definitiv als Vorreiter, denn wir kommen aus der 'Stahl- und Eisen-Welt' und beschreiten mit großen Schritten den digitalen Transformationsweg.“
(Bild: tristan vankann/fotoetage)

„Mit unserer Dropbox-Lösung sind die Vertriebsmitarbeiter immer in der Lage, große Datenmengen wie Produktvideos oder Präsentationen abzurufen, um sie in einem Kundengespräch zu nutzen. Ich empfehle sogar, keine Dateianhänge mehr per E-Mail zu verschicken. Denn nur indem ich Dokumente über einen Link verschicke, kann ich sicher sein, dass mein Gegenüber immer die aktuellste Version zur Hand hat, und gleichzeitig halte ich mein Postfach und das des Empfängers klein“, beschreibt Ulrike Meyer, Leiterin der Abteilung Digitale Lösungen bei Willenbrock, die Vorteile der Dropbox-Business-Lösung. Durch den gemeinsamen Datenbestand wurden die Arbeitsprozesse für das gesamte Team vereinfacht und Herrschaftswissen oder Materialhoheit gehören für immer der Vergangenheit an.

Kollaboration mit dem Kunden wird ausgebaut

Damit aber nicht genug: Willenbrock Fördertechnik nutzt Dropbox Business auch für die Zusammenarbeit mit Kunden. So hatte beispielsweise ein Kunde mit einer veralteten Lackieranlage zu kämpfen. Es wurde festgestellt, dass hohe Temperaturen das System zum Überlaufen bringen. Heute melden zwei neu installierte Sensoren sofort Temperaturanstiege. Das LogFile für die Sensoren liegt in einem Dropbox-Ordner, auf den sowohl die Mitarbeiter von Willenbrock als auch die des Kunden Zugriff haben. Zugehörige Infos und wichtige Datenanalysen werden ebenfalls dort abgelegt. „So wurde aus dem reinen Speicherort für Daten ein Raum für Wissenstransfer und Kollaboration. Über diese sich so simpel anhörenden Beispiele spart mein Team heute durchschnittlich zwei Wochenarbeitsstunden pro Mitarbeiter – und das ist eine stolze Menge“, freut sich Ulrike Meyer.

Schnelle Datenverfügbarkeit verhindert Flaschenhälse

Die gewonnene Zeit nutzen die Mitarbeiter der Willenbrock Fördertechnik GmbH, um die Digitalisierung des eigenen Unternehmens weiter voranzutreiben. Und da gibt es noch einiges zu tun, denn „Gabelstapler sind noch sehr wenig digitalisiert, selbst Traktoren sind intelligenter“, stellt Ulrike Meyer. Ihr Team arbeitet gerade an einem hauseigenen Programm, das über die von Dropbox bereit gestellte, offene Schnittstelle integriert sein wird, um Daten zwischen verschiedenen Systemen auszutauschen. „Intralogistische Prozesse und Digitalisierung kommen zusammen, wenn es darum geht, Daten abzulegen und verfügbar zu machen. Sei es für den Lagerarbeiter oder den Logistikmanager. Dropbox Business ist eine gute Lösung, um Daten in der Cloud schneller verfügbar zu machen und Informationsflaschenhälse zu vermeiden“, erläutert Ulrike Meyer.

Dropbox Business wird global von über 200.000 Unternehmen eingesetzt, um die Zusammenarbeit im Team zu vereinfachen. Der Sitz von Dropbox Deutschland ist Hamburg.

Über Willenbrock Fördertechnik

Die Willenbrock Fördertechnik GmbH & Co. KG in Bremen ist Komplettdienstleister für Intralogistik und Vertragshändler von Linde Material Handling, der Linde-Gabelstapler aller Größen und Tragkraftklassen vertreibt. Der Logistikdienstleister unter der Geschäftsführung von Frank Sturm wurde 1962 gegründet und beschäftigt heute rund 500 Mitarbeiter. Willenbrock Fördertechnik hat Standorte in Bremen, Braunschweig und Hannover und bietet neben dem Verkauf und der Vermietung von neuen und gebrauchten Fahrzeugen ein Komplettpaket von Lösungen rund um den Gabelstapler- und Lagertechnik-Fuhrpark an, das vom reichhaltigen Zubehörsortiment über Ersatzteilservice bis hin zur Logistikberatung reicht.

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