Expertenbeitrag

 Michael Finkler

Michael Finkler

Business Development / Mitglied der Konzerngeschäftsleitung, proALPHA Software GmbH

Datenmanagement So gelingt die strategische ERP-Modernisierung

Von Michael Finkler

Bei vielen Unternehmen steht die Modernisierung ihres ERP-Systems ganz oben auf der To-do-Liste. Hersteller sehen ERP-Systeme zu Recht als Schlüsselkomponente für ihre Innovationsstärke. Wie hält man diese zentrale Daten-Schaltstelle auf dem neuesten Stand?

Anbieter zum Thema

Die Projektverantwortung für eine ERP-Modernisierung lässt sich nicht ausschließlich an die IT-Abteilung delegieren.
Die Projektverantwortung für eine ERP-Modernisierung lässt sich nicht ausschließlich an die IT-Abteilung delegieren.
(Bild: gemeinfrei / Unsplash)

Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz sind sich einig: Sie müssen ihre ERP-Systeme auf Vordermann bringen, um im nationalen und internationalen Wettbewerb weiter zu bestehen, so das Fazit einer Studie von Teknowlogy | PAC. Dabei stehen zwei Anforderungen für die Zukunftsfähigkeit der Unternehmen im Mittelpunkt: Der Einsatz von künstlicher Intelligenz und die Erhöhung der Datenqualität.

KI ist einer der Schlüssel für die eigene Wettbewerbsfähigkeit. Davon ist jedes zweite Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitenden überzeugt. Inzwischen sammeln Hersteller ganz pragmatisch Erfahrungen mit KI-Lösungen – zum Beispiel mit KI-gestütztem Wissensmanagement im Service, das auf Daten aus dem ERP-System basiert.

Der Erfolg solcher KI-Projekte und des Industrial Internet of Things hängt maßgeblich von der Qualität der Daten ab. Daher ist es oberstes Zeit, hier aktiv zu werden. Das bestätigt auch die PAC-Studie. Eine breite Mehrheit der mittelständischen Unternehmen glaubt: Wer kontinuierlich an der Qualität seiner Daten arbeitet, steigert die Effizienz seiner Prozesse. Entscheidend ist jedoch nicht die Überzeugung, sondern die Umsetzung.

Mit einem klaren Ziel vor Augen starten

Nur allzu schnell verheddert sich ein ERP-Team in langen Listen mit diversen Features, die optimiert werden sollten. Dabei übersieht es rasch das Wesentliche: Prozesse und Prozessverbesserungen sollten am Anfang und im Zentrum jeder ERP-Modernisierung stehen.

Damit das Projekt gelingt, ist es wichtig, das große Ganze stets im Blick zu behalten. Wer mit dem Ansatz „Jetzt machen wir erst mal, was dringend nötig ist und dann sehen wir weiter“ startet, läuft Gefahr, in einer Sackgasse zu enden. Potenzielle zukünftige Anforderungen wie agile Business-Intelligence-Optionen, mobiles CRM oder Dokumentenmanagement, sollten Unternehmen daher frühzeitig angehen und flexibel lösen können.

Gemeinsam an einem Strang ziehen

Die Projektverantwortung für eine ERP-Modernisierung lässt sich nicht ausschließlich an die IT-Abteilung delegieren. Vielmehr muss das Management das Projektteam mit klaren Leitlinien zur Unternehmenszukunft und -strategie versorgen, es mit fähigen Mitarbeitenden besetzen und ihnen die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellen.

Eine der wichtigsten Ressourcen ist hierbei Zeit. ERP-Projektmanager in Teilzeit neben dem eigentlichen Job? Das kann nicht gut gehen. Sollte ein Unternehmen für die Dauer der ERP-Modernisierung kein eigenes Personal bereitstellen können, empfiehlt sich ein externer, erfahrener Projektmanager. Auch bei den weiteren Schritten bietet sich externe Unterstützung an – durch Beratung oder Programmierung.

Wenn es um externe Dienstleister geht, kommt in vielen Unternehmen die Furcht vor langen Projektlaufzeiten mit Unmengen an Beratertagen auf. Dabei muss nicht alles direkt vor Ort passieren. Über Remote Consulting lassen sich kleinere Projektschritte, Anpassungen oder Hilfestellungen einfach und rasch erledigen. Das spart Reisekosten und das Projektteam kommt schneller voran.

Keine Abstriche bei den Basics machen

Digitalisierung lebt von durchgängigen Prozessen und der Qualität der Informationen, die im ERP-System als zentrale Schaltstelle zusammenlaufen. Optionen zur Integration von Spezial-Anwendungen, etwa für Exportkontrolle oder Qualitätsmanagement, müssen daher zwingend vorhanden sein. Für die Fertigungsindustrie genauso wichtig: die Anbindung von Maschinen und mobilen Geräten, um das Industrial Internet of Things voranzutreiben.

Damit auch dem internationalen Geschäft nichts im Wege steht, muss das Thema Internationalisierung sauber durchdacht werden. Mehrsprachigkeit allein ist jedoch noch lange kein Garant für einen erfolgreichen internationalen Einsatz. Die Einhaltung lokaler rechtlicher Vorschriften und Gepflogenheiten gehört ebenso in eine Landesversion. Darüber hinaus muss über ein funktionierendes Stammdatenmanagement sichergestellt werden, dass sich wesentliche Daten zeitnah und korrekt synchronisieren. Wenn eine neue Niederlassung schnell anzubinden ist, sollte auch ein kompatibles und flexibles Cloud-Modell verfügbar sein.

Schritt für Schritt die ERP-Modernisierung meistern

Nicht jedes Unternehmen plant eine komplette Runderneuerung des eigenen ERP-Systems. Viele wollen ihre ERP-Software lediglich um einzelne Bausteine oder Funktionen erweitern. Vor allem die Bereiche Lagermanagement und Warenlogistik stehen dabei oft an erster Stelle. Hier sorgt die mobile Erfassung und Weitergabe von Bewegungsdaten für durchgängigere Prozesse.

Das Beispiel des Münchener Hauptmünzamts zeigt, dass sich ein Ausbau spürbar auswirkt. Wird dort eine Charge von einem Behälter in den anderen umgefüllt, erhält das ERP-System via Scanner sofort die Information, wo diese nun liegt – ganz ohne Laufzettel. Dies sorgt für höhere Prozesssicherheit und spart dem ältesten Unternehmen Münchens viel Arbeitszeit. „Wir sind dadurch in der Lage, unsere Prozesse ganzheitlich zu analysieren und sie immer weiter zu optimieren“, so Stefan Ziegler, kaufmännischer Leiter des Bayerischen Hauptmünzamts.

Mit neuen Technologien auf zu neuen Ufern

Viele Fertiger führen derzeit smarte Lösungen ein, um sich in Hinblick auf Industrie 4.0 erfolgreich für die Zukunft zu rüsten. Dafür benötigen sie eine funktionierende Integration wie der Metallverarbeitungsspezialist KWM Weisshaar. Bei KWM übergibt das ERP-System sämtliche Stammdaten und Aufträge an die Fertigungssteuerungssoftware TruTopsFab. Von dort aus gehen sie nach der Verarbeitung an die Maschinen. Diese wiederum melden laufend Status-Informationen zurück an das ERP-System – nach jedem Arbeitsschritt und jedem Abschließen eines Auftrags. „Das funktioniert reibungslos“, bestätigt Frank Jung, stellvertretender ERP-Projektleiter bei KWM Weisshaar. „Wir wissen mit Pro Alpha zu jeder Zeit, welcher Auftrag sich in welchem Status gerade an welcher Bearbeitungsstation befindet.“

Vom Update zum Upgrade

Oft ist ein Upgrade auf eine neue Version der eingesetzten ERP-Software ein wesentlicher Digitalisierungsschritt. Der Anbieter für elektronische Preisanzeigen für Tankstellen, PMW, hat diesen bereits erfolgreich vollzogen „Für neue Funktionalitäten und einen weiteren Ausbau unserer ERP-Landschaft war ein Update zwingend notwendig“, sagt Maximilian Specht, Leiter IT und Business Development bei PWM. Im ersten Schritt hat das Unternehmen gemeinsam mit dem ERP-Anbieter alle Anforderungen und Erwartungen an die künftige ERP-Lösung definiert. Dann ging es schnell: Den Update-Vertrag unterschrieben die Partner im Sommer. Im November wurde die neue Software installiert. Die Umstellung fand planmäßig an einem verlängerten Wochenende statt. Bereits nach einem knappen Jahr war die Aktualisierung vollständig abgeschlossen.

ERP-Projekte erfordern Vorarbeit

Auch in Zeiten von agilem Projektmanagement, Templates und Prototyping sind ERP-Modernisierungen keine Selbstläufer. Mit der richtigen Vorarbeit, den passenden Partnern und einem kompetenten Team stellen Unternehmen wesentliche Weichen für den Projekterfolg. Insgesamt gilt für mittelständische Produzenten: Corona hat die Digitalisierung weltweit befeuert. Es ist deshalb höchste Zeit, die Automatisierung der Prozesse und die Modernisierung ihres ERP-Systems in die Hand zu nehmen. Gerade deutsche Fertiger laufen sonst trotz gut gefüllter Auftragsbücher Gefahr, im internationalen Wettbewerb sukzessive ins Hintertreffen zu geraten.

Jetzt Newsletter abonnieren

Verpassen Sie nicht unsere besten Inhalte

Mit Klick auf „Newsletter abonnieren“ erkläre ich mich mit der Verarbeitung und Nutzung meiner Daten gemäß Einwilligungserklärung (bitte aufklappen für Details) einverstanden und akzeptiere die Nutzungsbedingungen. Weitere Informationen finde ich in unserer Datenschutzerklärung.

Aufklappen für Details zu Ihrer Einwilligung

(ID:48267521)