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Prozessdigitalisierung So gelingt die Optimierung des Projektgeschäfts – Teil 3

| Autor / Redakteur: Sean Hoban* / Sebastian Human

Neben Teamzusammensetzung und Kapazitätsplanung bestimmen auch die Dokumentation und das Reporting ein erfolgreiches Projektmanagement. Um agiles Management sowie strukturierte und nachvollziehbare Dokumentationen und Reportings zu vereinbaren, muss man einiges beachten.

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Dokumentation und Reporting – intern (und extern) – sind wichtige Schritte auf dem Weg zu einer erfolgreichen Prozessdigitalisierung.
Dokumentation und Reporting – intern (und extern) – sind wichtige Schritte auf dem Weg zu einer erfolgreichen Prozessdigitalisierung.
(Bild: gemeinfrei / Unsplash )

Die interne und externe Berichterstattung sind zwei verschiedene Kategorien. Der Unterschied zwischen den Informationen, die intern vorbereitet und denjenigen, die nach Außen weitergegeben werden, sind immer separate Themen. Deshalb konzentriert sich der Beitrag vornehmlich auf das interne Reporting.

Trennung von externer und interner Berichterstattung

Das interne Reporting ist für unternehmensinterne Stakeholder, wie die Geschäftsführung, Entscheidungsinhaber oder Projektmanager gedacht. Dabei werden Berichte wie Rentabilitäts- oder Kostenrechnungen aufgesetzt, das Thema betrifft aber auch die Buchhaltung und die Personalstruktur.

Das externe Berichtswesen richtet sich an Außenstehende, wie den Kunden, das Finanzamt und Partner. Dazu werden Berichte wie die Bilanz oder Geschäftsberichte erstellt.

Mittlerweile haben Kunden und Partner allerdings sehr viel höhere Erwartungen an die ausgewerteten Informationen, die sie erhalten. Es ist wesentlich einfacher die Partner in Echtzeit mit Daten zu beliefern und das sogar kontinuierlich, wenn die Technologie dafür zur Verfügung steht - konsistentes und automatisiertes Reporting.

Dokumentation und Reporting für erfolgreiche Projektplanung und -umsetzung

Berichterstattungen konzentrieren sich auf die Bereitstellung von Informationen für Geschäftsführer und alle Mitarbeiter, die in Unternehmensentscheidungen einbezogen werden. Ziel des Berichtswesens ist die Deckung des Informationsbedarfs der Berichtsempfänger, speziell das Schaffen von Transparenz sowie die Vorbereitung und Kontrolle von Entscheidungen.

Genaue Dokumentation und Berichterstattung sind somit Schlüsselelemente bei der Förderung einer qualitativ hochwertigen Kommunikation innerhalb eines Unternehmens, insbesondere für große, komplexe Firmenstrukturen. Ohne eine durchdachte Kommunikation haben die Mitarbeiter Schwierigkeiten, wichtige von unwichtigen Geschäftsdaten zu unterscheiden und dies wirkt sich unmittelbar auf die Realisierung von Projekten aus, die wiederum mit dem Unternehmenserfolg verknüpft sind.

Dokumentation und Reporting durch Echtzeit-Statusberichte zur Qualitätssicherung

Regelmäßige oder sogar Echtzeit-Statusberichte dienen zur Unterstützung, um die Qualität der Teamzusammenstellung und Prozesse innerhalb des Unternehmens zu sichern. Sie tragen ebenfalls dazu bei, dass die Qualitätsstandards der auszuführenden Projekte der Mitarbeiter gesichert werden und somit dem Unternehmen entsprechen.

Effektive Statusberichte können auf vielen unterschiedlichen Ebenen entwickelt werden:

  • auf Unternehmensseite,
  • Abteilungsebene,
  • innerhalb des Teams
  • oder auch für spezifische Aufgaben und Projekte.

Die Relevanz der Informationen in einem Bericht kann je nach Abteilung im Unternehmen stark variieren. Generell sind Statusberichte von unschätzbarem Wert für die Durchführung von Meilensteinanalysen, das heißt:

  • für die Verfolgung der Unternehmensleistung,
  • für das Herausfiltern von Projektproblemen und -erfolgen
  • sowie für die Planung zukünftiger Projekte.

Der Leitsatz ‚Weniger ist mehr‘ ist ein Grundprinzip bei der Dokumentation und dem Reporting: Mitarbeiter sollten nur so viele Berichte erstellen, um den Erfolg angemessen zu verfolgen und die Leistung zu messen. Zu viele Berichte sind Zeit- und Geldverschwendung - sowohl für die Berichtersteller als auch für deren Leser.

Beispiel: Burndown-Bericht oder Diagramm für die Dokumentation von Projekten

Ein Burndown-Diagramm stellt die geschätzte Arbeitsgeschwindigkeit dar.
Ein Burndown-Diagramm stellt die geschätzte Arbeitsgeschwindigkeit dar.
(Bild: Kimble Applications )

Manchmal fühlt es sich an, als hätte der Tag nie genug Stunden, um alles zu erledigen. Zeit kann für viele Mitarbeiter ein kritischer Faktor sein, den sie immer im Auge behalten wollen. Je nutzwertiger Informationen über die Arbeitszeit festgehalten werden, desto besser können sie den Zeitplan einhalten und das Projekt termingerecht und innerhalb des Budgets abschließen.

Ein Burndown-Chart ist ein solches Werkzeug zur Erfassung dieser Projektdaten. Die Verwendung eines Burndown-Diagramms ist ein Mittel, um zu sehen, wie viel Arbeit noch übrig ist und wie viel Zeit es gibt, diese zu erledigen. Es ist eine grafische Darstellung, die in einem Bild alle zentralen Informationen verdeutlicht und deren Interpretation flexibel und schnell ermöglicht.

Ein bestimmtes Ziel befindet sich auf der vertikalen und die Zeit auf der horizontalen Achse. Jeder Punkt auf dem Diagramm zeigt an, wie viel Arbeit am Ende dieses Tages, dieser Woche oder dieses Monats noch zu tun ist. Ein Burndown-Diagramm weist typischerweise eine Linie auf, die diagonal von der linken oberen zur rechten unteren Ecke verläuft. Sie stellt die geschätzte Arbeits- oder "Brenngeschwindigkeit" dar, die benötigt wird, um das Ziel zu erreichen. Wenn die Zeile, die die tatsächliche Leistung auf dem Projekt anzeigt, über der Schätzlinie liegt, ist das Projekt im Verzug. Liegt die tatsächliche Linie unter der Schätzlinie, ist das Projekt dem Zeitplan voraus.

Burndown-Charts können für alle Projekte verwendet werden, bei denen im Laufe der Zeit ein Projektfortschritt messbar ist.

Analyse und Auswertung vergangener Projekte für zukünftige Projektsteuerung

Viele Unternehmen tendieren dazu, beim Reporting in die Vergangenheit zu blicken, da sie es als essentiell betrachten, die abgeschlossene Projektumsetzung zu analysieren. Wobei es mindestens genauso wichtig - wenn nicht noch wichtiger - ist, dass die analysierten Informationen für die Dokumentation und das Reporting genutzt werden, um die Leistung der Ressourcen zu ermitteln und die Projektumsetzung in der Zukunft zu erfassen und zu kontrollieren. Insbesondere im Finanzbereich neigen die Geschäftsführer dazu, in der Vergangenheit zu suchen. Es geht jedoch darum vorausschauend mit Blick in die Zukunft zu planen.

Für Unternehmen ist es hilfreich zu verstehen, wie Projekte in der Vergangenheit performten, um zu identifizieren, welche informellen Einflussfaktoren Entscheidungen tangieren. Durch die Auswertungen der Daten der letzten sechs Monate können Entscheidungen für die Zukunft getroffen werden. Die meisten Unternehmen planen die Strategie für die kommenden sechs bis neun Monate.

Ein Trend bei der Datenauswertung ist Predictive Analytics. Es werden historische Daten verwendet, um ein mathematisches Modell zu erstellen, das wichtige Trends erfasst. Dieses prädiktive Modell wird dann auf aktuelle Daten angewendet, um vorherzusagen, was als Nächstes passieren wird, oder um Aktionen vorzuschlagen, mit denen optimale Ergebnisse erreicht werden können.

Prognosen darüber, wie Projekte gelaufen sind geben einen Einblick über die zukünftige erfolgreiche Projektumsetzungen. Schließlich sind die Informationen aus dem Reporting messbare, unveränderliche und belegbare Fakten. Die Möglichkeit, dies im Auge zu behalten, hilft dem gesamten Unternehmen, sich stärker auf die Zukunft zu konzentrieren und schneller auf etwaige Probleme reagieren zu können.

Reporting beeinflusst die Zusammenarbeit innerhalb der Mitarbeiter

Der nächste Aspekt gilt nicht nur im Rahmen des Projektmanagements und richtet sich nicht nur nach den Leistungen und Ergebnissen der Mitarbeiter, die erzielt werden.

Berichterstattung sollte nämlich auch innerhalb des Personalprozesses durchgeführt werden und fördert so die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Teams. Einzelne Kolleginnen und Kollegen entwickeln sich individuell und in Teams ständig weiter und passen sich gerade in agilen Prozessen an. Die Zusammenarbeit zwischen den Teams hat Einfluss darauf, wie erfolgreich wir Projekte umsetzen. In Retrospektiven beispielsweise, die ein fester Bestandteil von Scrum sind, werden Ideen und Möglichkeiten entwickelt, wie sich die Zusammenarbeit der Mitarbeiter innerhalb des Unternehmen verbessert. Dokumentation und Reporting sollten also auch im HR-Bereich angewendet werden, um die Synergien unter den Angestellten zu beobachten und zu optimieren.

Reporting im Wandel durch Digitalisierung

Nicht nur Prozessabläufe und Geschäftsmodelle, sondern auch das Reporting unterliegt der digitalen Transformation. Aktuelle IT-Systeme ermöglichen die Verarbeitung von viel größeren Datenmengen in einer viel kürzeren Zeit. Ein zeitnahes Reporting von aktuellen Informationen wäre ohne IT-Unterstützung nicht machbar. Ein weiterer Aspekt der Digitalisierung ist die stärkere Vernetzung und Verknüpfung von einzelnen Prozessen und den Systemen, die die Prozesse unterstützen. Berichte können auf Knopfdruck erstellt werden, die früher viele Stunden für die Vorbereitung gebraucht hätten. Die Digitalisierung hat einen viel umfassenderen Datenpool verfügbar gemacht, die durch ein effektives Reporting nun gezielter für Entscheidungen aufbereitet werden kann.

Fazit

Konsistentes und automatisiertes Reporting ist von zentraler Bedeutung für Geschäftsentscheidungen, den Unternehmenserfolg und die Teamzusammenarbeit.

Das oft unterschätzte Reporting und die Dokumentation befindet sich ebenfalls im Wandel durch die Digitalisierung. Es stehen mehr Informationen und auch mehr Möglichkeit für die Analyse dieser zur Verfügung; beispielsweise sind Reportings in Echtzeit möglich. Diese neue Art der Berichterstattung hat aber nicht nur einen positiven Effekt auf Geschäftsführer, indem sie ihnen dabei hilft, nachvollziehbarere Unternehmensentscheidungen zu treffen. Auch die Mitarbeiter profitieren von einer besseren Zusammenarbeit und Kommunikation untereinander.

Es ist essentiell, nicht nur zurück zu schauen, um Informationen auszuwerten, sondern diese insbesondere zu nutzen, um Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.

* Sean Hoban verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung in der IT-Beratung und ist Mitgründer und Geschäftsführer von Kimble Applications.

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