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Prozessdigitalisierung

So gelingt die Optimierung des Projektgeschäfts – Teil 2

| Autor/ Redakteur: Sean Hoban* / Sebastian Human

Kapazitätsplanung ist ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg. Die optimale Auslastung der Mitarbeiter mit den geeigneten Skills für den passenden Auftrag unterstützt die Unternehmensziele. Für die moderne Kapazitätsplanung ein paar entscheidende Grundlagen.

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Durch vorausschauende Kapazitätsplanung lassen sich Projekte erfolgreich umsetzen.
Durch vorausschauende Kapazitätsplanung lassen sich Projekte erfolgreich umsetzen.
(Bild: gemeinfrei / Pixabay)

Der Erfolg von Projekten ist zu großen Teilen von der Arbeit der Mitarbeiter abhängig und wird damit auch durch die umsichtige Planung der Kapazitäten gewährleistet. Die Frage nach der Kapazitätssituation eines Unternehmens stellt sich mittlerweile mehrmals die Woche, denn die heutige digitale und schnelllebige Welt bringt auch Neuerungen und Veränderungen mit sich und beeinflusst die Geschäftsprojekte nachhaltig.

Strategische Kapazitätsplanung im Projektmanagement bedeutet, vorausschauend benötigte Kapazitäten zu organisieren oder Mitarbeiter weiterzubilden. Es geht darum, rechtzeitig Mitarbeiter mit den notwendigen Skills auszustatten und so zu gewährleisten, dass strategisch relevante Projekte zum richtigen Zeitpunkt mit den geeigneten Mitarbeitern durchgeführt werden können. Wird dies nicht oder nicht hinlänglich berücksichtigt, kann sich dies elementar auf den Unternehmenserfolg auswirken, denn jeder Mitarbeiter hat Einfluss auf den Profit des Unternehmens. Wird nur 1 % der freien Kapazitäten nicht genutzt, dann macht das Unternehmen auch einen Verlust von 1 %. Welche Aspekte genau beachtet werden müssen, um Kapazitäten effektiv zu nutzen und welche Schwierigkeiten dies mit sich bringt, wird im Folgenden erläutert.

Mit dem Wandel kommen auch die Herausforderungen

Im Unternehmen selbst aber auch im unmittelbaren Umfeld gibt es stets konstante Veränderungen, die Auswirkungen auf die Arbeit und damit auf den Erfolg des Projektgeschäftes haben. Dies benötigt also erfahrene Experten mit verschieden ausgerichteten Skills. Eine ständige Veränderung bringen neue Projekte mit sich, deshalb ist es wichtig, eine Bandbreite an Expertise zu bündeln, damit diese sinnvoll mit den Kundenbedürfnisse verknüpft werden können. Eine weitere Veränderung bringen auch neue Mitarbeiter und Experten mit sich, da sie aus verschiedenen regulierende Strukturen kommen, einen anderen Umgang mit Mehrarbeit und Arbeitskreisen haben und somit neue Erfahrungen sowie Ansichten bereithalten können.

Erfolgreiche Implementierung von effektiver Kapazitätsplanung

Für eine erfolgreiche Planung der Kapazitäten ist eine agile Organisation Voraussetzung, denn diese kann unweigerlich viel reaktionsschneller auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen, Entscheidungen werden vorangetrieben. Durch agile Prozesse wird eine natürliche, anpassungsfähige Umgebung geschaffen. Unternehmen brauchen Innovation und Anpassungsfähigkeit in der modernen, digitalen und sich schnell verändernden Welt, damit sie sich wirtschaftlich, sozial aber auch politisch besser anpassen können.

Um effektiv Ressourcen und Kapazitäten zu organisieren, benötigen Entscheider zunächst ein klares Bild von jedem Neuprojekt und den Erfahrungen jedes einzelnen Mitarbeiters innerhalb des Unternehmens, die in einem System integriert werden müssen.

Im zweiten Schritt wird eine Datenbank benötigt, in der Mitarbeiter und deren Erfahrungen visuell aufbereitet werden müssen, um die Projekte ideal mit den Angestellten abzustimmen. Durch diese Implementierung ist es möglich, auf Neukundenanfragen und Kundenakquisen direkt zu reagieren und individuell anzupassen.

Um Kapazitäten effektiv zu planen, ist außerdem ein gutes Arbeitsverhältnis zwischen den Vertriebsmitarbeitern und Projektmanagern erforderlich, um einen stringenten Austausch über Zeitabstimmungen zu gewährleisten. Am Ende ist es ebenso wichtig zu analysieren, wie viel Zeit Mitarbeiter tatsächlich für Aufgaben benötigen, um einen genauen Überblick über die Auslastungen zu haben.

Auslastung und Zusammenarbeit resultieren in erfolgreicher Kapazitätsplanung

Innerhalb des Unternehmens gilt es Mitarbeiterdiversität zu schaffen aus Junioren und Senioren, damit Know-how gesammelt und ausgetauscht werden kann. Außerdem sind effektive und zielführende Konversationen das A und O, damit eine gute Basis für eine Zusammenarbeit stattfindet und somit Kapazitäten erfolgreich ausgeschöpft werden können. Die Strategie für eine erfolgreiche Zusammenarbeit liegt darin, niemals die gleichen Konversationen über die gleichen Aufgaben zu haben. Für das Unternehmen ist dann eine vorausschauende Planung der Ressourcen und Kapazitäten essentiell, bevor ein Projekt startet. Entscheidend hierbei ist, mehr Zeit zu generieren für einen richtigen Match, um Projekte erfolgreich durchzuführen und eine bessere Auslastung der Mitarbeiter zu haben.

Anschließend gewährt ein Überblick über Projektabschlüsse eine akkurate Planung der Kapazitäten. Voraussetzung dafür ist, dass der Projektmanager seine Prognosen über die Mitarbeiterauslastungen transparent aufbereitet und stets aktualisiert. Eine gute Übereinstimmung zwischen Projekten und Experten ist also erforderlich, denn jeder Mitarbeiter besitzt andere Skills. Unternehmen müssen zudem proaktiv vor Projektstart mit der Ressourcenbeschaffung anfangen, um Fehler im Projektmanagement zu verhindern. Schließlich ist eine vorausschauende Planung essentiell, damit Kapazitäten vollständig ausgeschöpft werden. Unternehmen machen häufig den Fehler, erst dann mit der Beschaffung von Ressourcen anzufangen, wenn ein Projekt bereits in den Startlöchern steht.

Kapazitätsplanung für eine Steigerung der Unternehmensprofitabilität

Eine gute Planung der Kapazitäten fördert die Produktivität der Mitarbeiter und die Profitabilität der Projekte und steigert damit die Kundenzufriedenheit. Es geht aber auch um die Vorhersagbarkeit der Rentabilität und damit um die Kundenzufriedenheit - dabei spielt die Auslastung auch eine Rolle. Die Art und Weise, wie man ein Beratungsunternehmen aufbaut, besteht darin, mehr Mitarbeiter einzustellen und ein klareres Bild von den verfügbaren Zeiten, den bevorstehenden Projekten und den Fähigkeiten der Mitarbeiter zu haben. Das bedeutet, wenn das Unternehmen wächst, hält man so die Leute beschäftigt und gleichzeitig die Profitabilität hoch. Doch dies ist eine langfristige Planung, die etwa drei bis neun Monate im Voraus starten sollte.

Ist also bereits jetzt absehbar, dass neue Projekte in den kommenden Monaten anstehen, sollten demnach bereits jetzt neue Projektmanager eingeplant beziehungsweise eingestellt werden.

Das Projektgeschäft wird beherrschbar, indem mehr Zeit für die Akquise neuer und geeigneter Mitarbeiter zur Verfügung steht. Dies ermöglicht es andererseits auch, Mitarbeiter entsprechend zu coachen und weiterzubilden, um sie auf ein bestimmtes neues Projekt und konkrete Anforderungen vorzubereiten. Und letztlich steigert eine gute Kapazitätsplanung das Erreichen der Unternehmensziele und schafft Wettbewerbsfähigkeit.

Fazit: Das große Ganze für eine effektive Nutzung der Kapazitäten

Mitarbeiter können damit beschäftigt sein, die falschen Aufgaben umzusetzen. Daher ist es für das Unternehmen wichtig, das gesamte Bild im Blick zu haben: Welche Projekte anstehen, was die Vision des Unternehmen ist und wie die Mitarbeiter effektiv dazu beitragen können. Für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten ist eine vorausschauende Planung der Kapazitäten essentiell. Die Mitarbeiter sollten für die richtigen Projekte beschäftigt sein in der vorgesehenen Zeit - für die Zufriedenheit der Kunden, des Unternehmens und der Mitarbeiter selbst.

Lesen Sie außerdem in Teil 1, was es bei der Auswahl von Tools zur strategischen Zusammensetzung von Projektteams zu beachten gilt.

* Sean Hoban verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung in der IT-Beratung und ist Mitgründer und Geschäftsführer von Kimble Applications.

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