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Prozessdigitalisierung

So gelingt die Optimierung des Projektgeschäfts – Teil 1

| Autor/ Redakteur: Sean Hoban* / Sebastian Human

Um Projekte erfolgreich umzusetzen, spielt schon in der Planungsphase die Zusammensetzung der Teams eine wesentliche Rolle. Damit diese aus personeller Sicht optimal aufgestellt sind, sollten digitale Tools wichtige Aspekte bei ihrer Einteilung berücksichtigen.

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Starke Projektabwicklung durch strategisch aufgestellte Teams.
Starke Projektabwicklung durch strategisch aufgestellte Teams.
(Bild: gemeinfrei / Pexels)

Der Erfolg von Projekten ist für Unternehmen – insbesondere für Dienstleister wie IT-Beratungen, deren Leistungen auf dem Projektgeschäft basieren – maßgeblicher Treiber für ihre Wirtschaftlichkeit. Es gibt viele Bereiche, die hierbei eine Rolle spielen. Dienstleister, die ihr Projektgeschäft digital optimieren wollen, sollten daher auf Tools setzen, die Teams strategisch zusammenstellen können. Denn elementare Fehler können Projekte dauerhaft negativ beeinflussen oder gar scheitern lassen. Um dies zu vermeiden, können die nachfolgenden Tipps helfen.

1. Verfügbarkeit nach Bauchgefühl reicht nicht

Bei der Entscheidung für die passenden Mitarbeiter, die für ein Projekt eingeteilt werden sollen, ist es wichtig, einen genauen Überblick über ihre Verfügbarkeit zu haben. Nicht nur die interne Urlaubsplanung muss also berücksichtigt werden, sondern auch die Einbindung von Mitarbeitern in weitere Projekte, die Abwesenheit durch Eltern- oder Betreuungszeiten, bereits geleistete Überstunden oder anstehende Weiterbildungen und vieles mehr. Außerdem müssen die unterschiedlichen Laufzeiten von Projekten beachtet und Mitarbeitern auch zwischen Projekten Pausen ermöglicht werden.

Danach entscheidet sich grundlegend, ob und wie stark die Person überhaupt in ein neues Projekt eingebunden werden kann. Nur, wenn hier sinnvoll und vor allem in Echtzeit geplant wird, lassen sich effektive Ergebnisse erwarten. Im Zweifel ist es immer besser nach einer Alternative zu suchen, als einen bereits sehr eingespannten Mitarbeiter zu “überbuchen”. Professionelle Softwarelösungen, die all diese Aspekte bei der Personalplanung berücksichtigen, ersparen Dienstleistern enorm viel Zeit und senken dabei auch die Fehleranfälligkeit.

2. Stundenkontingente realistisch kalkulieren

Im Tagesgeschäft von Dienstleistern sind Mitarbeiter in der Regel auf verschiedene Accounts oder Kundenprojekte eingeteilt, die sie jeweils mit unterschiedlich ausgeprägter Verantwortung – beispielsweise führend im Lead oder zuarbeitend als Support – unterstützen. Natürlich ist der Aufwand je nach Projekteinschätzung entsprechend unterschiedlich und muss mit dem individuell zur Verfügung stehenden Stundenkontingent der Mitarbeiter kalkuliert werden. Auch hieran bemisst sich die generelle Verfügbarkeit für ein Projekt.

Bei der Planung und Einschätzung des Projektes ist es zudem notwendig – je nach Verantwortungsbereich –, genügend Zeit für beispielsweise administrative Aufgaben sowie interne Besprechungen und Kundenmeetings mit einzukalkulieren, damit Mitarbeiter nicht von Anfang an in einen Strudel des konstanten Zeitmangels geraten. Das führt schnell zu Stress, Überlastung oder im schlimmsten Fall sogar zu Depressionen beziehungsweise Burnout – und letztlich auch wieder zu Ineffektivität. Digitale Tools, die auf Basis von freien Stundenkontingenten und dem Projektaufwand entsprechenden realistischen Planungen aufsetzen, können die Effektivität von Dienstleistungsunternehmen in der Vorbereitung von Projekten steigern.

3. Mit den passenden Fähigkeiten zum Erfolg

Je nachdem, um welche Art von Projekt es sich handelt, braucht es die geeigneten Skills, also Erfahrungen und Fähigkeiten der Teammitglieder. Wird vom Kunden also Expertise in einem bestimmten Leistungsbereich aus dem Portfolio des Unternehmens benötigt, müssen die Mitarbeiter dahingehend für das Team ausgewählt werden. Hier empfiehlt es sich, eine stets aktuelle Übersicht zu allen Mitarbeitern zu haben, um schnell entsprechende Teams zusammenstellen zu können. Auch die Persönlichkeiten der Mitarbeiter spielen bei der Zusammenarbeit in Teams eine wichtige Rolle. Es ist also von Vorteil hier – nach Möglichkeit –auf individuelle Stärken der Beschäftigten zu achten.

Verfügt ein Mitarbeiter über gute Führungsqualitäten, kann dieser auch Mitarbeiter mit weniger Erfahrung optimal ins Team einbinden. Sehr ambitionierte Projektleiter können sich in Kombination mit sehr aufstrebenden Mitarbeitern gegenseitig befeuern. Natürlich ist das nicht immer ideal darstellbar, doch ist der Blick auch auf zwischenmenschliche Eigenschaften, die sogenannten Soft Skills, nicht verkehrt. Um herauszufinden, welche dieser Stärken die einzelnen Mitarbeiter in ein Team einbringen können, bieten Persönlichkeitstest wie der Myers-Briggs-Typenindikator wertvolle Einblicke. Idealerweise kann ein Tool, das projektbasierte Unternehmen unterstützt, die Fähigkeiten von Mitarbeitern in die Projektplanung mit einbeziehen.

4. Mitarbeiterentwicklung integrieren

In puncto Mitarbeiterzufriedenheit sind projektbasierte Unternehmen gut beraten, die persönlichen Entwicklungsziele ihrer Beschäftigten zu kennen und in die Projektplanung mit einfließen zu lassen. Möchte ein Mitarbeiter beispielsweise langfristig Aufgaben in neuen Bereichen übernehmen, macht es Sinn, diesen regelmäßig und gezielt in dieser Richtung einzusetzen oder zeitliche Freiräume zu schaffen, damit der Mitarbeiter Projekte in diesem Bereich akquirieren kann. Die individuelle Entwicklung der Angestellten im Blick zu haben, kann – je nach Unternehmensgröße – aufwendig sein. Der Aufwand dafür lohnt sich allerdings langfristig, wenn Unternehmen so zufriedene Mitarbeiter halten können und ihren persönlichen Werdegang fördern. Auch hier steigert Software, die die Entwicklungsziele der Mitarbeiter mit in die Projektplanung integriert, das nachhaltige Haushalten mit den Ressourcen der eigenen Belegschaft.

Fazit: Motivation ist nur die halbe Miete zum Erfolg

Dass Teams erfolgreiche Arbeit leisten, hängt nicht nur von der Motivation der einzelnen Mitarbeiter ab. Vielmehr ist es ein Wechselspiel aus verschiedenen Rahmenbedingungen, die ineinander greifen müssen. Schnürt eine Software automatisiert die einzelnen Aspekte zu einem effektiven Gesamtpaket, verfügen projektbasierte Unternehmen über tatkräftige Teams, die einen guten Job machen.

* Sean Hoban verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung in der IT-Beratung und ist Mitgründer und Geschäftsführer von Kimble Applications.

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