Robotic Process Automation Prozessverständnis ist im IoT-Zeitalter ein Muss für RPA-Erfolg

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Ein grundlegendes Verständnis für die eigenen Prozesse ist Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Digitalisierung dieser. Wie es um das Prozessverständnis in deutschen Unternehmen steht und woran es bislang oft noch mangelt.

Gerade in Bezug auf Industrie 4.0 rücken die Prozesse immer mehr ins Visier der Unternehmen, denn es gilt heute, maschinelle Prozesse immer mehr zu digitalisieren und somit einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen. In vielen Unternehmen laufen Prozesse aber nicht so ab, wie ursprünglich geplant. Es gibt zwar vielleicht ein festgelegtes Schema F, nach dem der Prozess sich richtet.

Doch Managern ist nicht immer bewusst, dass festgelegte Prozesse häufig nicht exakt nach den definierten Schritten durchlaufen werden. Auch wenn gerade in Deutschland grundsätzlich den Regeln entsprechend gehandelt wird, kommt es immer wieder zu Ausnahmen: es kommt zu Fehlern in der Produktion, welche einen Stopp bewirken oder auf der anderen Seite weichen Mitarbeiter von vorgefertigten Prozessen ab, weil sie zu komplex sind, optimiert werden oder für den Kunden angepasst werden müssen. Solche Prozesse gibt es bei der Produktion, beim Vertrieb, bei der Buchhaltung oder bei der Auslieferung – sprich unternehmensübergreifend bei jedem Arbeitsschritt, ganz egal in welcher Abteilung.

Einer neuen Studie zufolge setzen mehr als die Hälfte der Unternehmen in Deutschland bereits Technologien ein, um zu verstehen, wie ihre Geschäftsprozesse genau ablaufen und ausgeführt werden. Gerade im IoT-Zeitalter mit der Zunahme von digital ablaufenden Prozessen, werden sich Unternehmen heute immer mehr des Mehrwerts von Process Mining, also der digitalen, datenbasierten Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen, bewusst. Ein weiteres Viertel der Befragten gab an, in Zukunft Process-Mining-Technologien einsetzen zu wollen.

Das mag positiv klingen, doch laut der Studie ist Deutschland im internationalen Vergleich immer noch Nachzügler, was den Einsatz innovativer Technologien betrifft. Ein bitteres Ergebnis angesichts der Tatsache, dass das Verstehen der Unternehmensprozesse als primärer Erfolgsfaktor für Automatisierungsprojekte in Unternehmen gilt. Denn Process-Mining-Technologien sind in der Lage die Funktionsweise von Prozessen sowie Verhaltensweisen zu analysieren. Unternehmen gewinnen dadurch tiefere Einsichten zur Optimierung ihrer Prozesse. Darüber hinaus können Process-Mining-Technologien in Echtzeit über die Leistung der Prozesse berichten und Warnmeldungen senden, sobald Prozesse von Regeln abweichen. Außerdem helfen sie dabei, automatisch auftretende Probleme zu lösen.

RPA gilt als Geschäftsbeschleuniger

Es ist nicht überraschend, dass robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) in Unternehmen immer häufiger Anwendung findet. Fast zwei Drittel der Firmen in Deutschland setzen bereits RPA ein oder planen dies in den kommenden 12 Monaten zu tun. Manager sehen RPA nicht nur als guten Weg für einfache Arbeitsabläufe oder langweilige Routineaufgaben, sondern erkennen mehr und mehr den Wert, den RPA für die Optimierung businesskritischer Prozesse beiträgt.
Dazu zählen besonders die Verbesserung des Kundenerlebnisses, als auch im Controlling, IT Service Management und bei der Finanzplanung. Auch bei immer komplizierteren Anwendungsbeispielen setzen Verantwortliche auf RPA-Implementierungen, was aber dann den Einsatz intelligenterer komplementärer Technologien erfordert, um die Projekte erfolgreich durchzuführen.

Fest steht, dass ein ausgeprägtes Verständnis von Prozessen für Automatisierungsinitiativen jeglicher Art unerlässlich ist. Das unterstreichen auch bisherige praktische Erfahrungsberichte über bereits automatisierte Prozesse. Es hat sich gezeigt, dass ein umfangreiches Verständnis jener Prozesse, die bei ihnen im Unternehmen automatisiert wurden, den primären Erfolgsfaktor für die Umsetzung von RPA-Initiativen gebildet haben.

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Woran hapert es?

Doch wie sieht es auf der Kehrseite aus? Warum sind manche RPA-Projekte zum Scheitern verurteilt? Ein automatisierter Prozess wird zum Beispiel als RPA-Misserfolg eingestuft, wenn am Ende ein weit größeres Maß an menschlicher Intervention erfordert wird als ursprünglich geplant – eine mit Robotern gesteuerte Automatisierung soll ja gerade vermeiden, dass Menschen wertvolle Arbeitszeit vergeuden, weil sie regelmäßig dazu gezwungen sind, bei falsch ablaufenden Prozessschritten einzuschreiten und diese dann korrigieren zu müssen.

Damit also ein solcher Misserfolg ausbleibt, ist es als allererstes wichtig, dass Unternehmen die nötige Unterstützung von ihrem RPA-Anbieter bekommen. Ein weiterer Grund für Flops beim Einsatz von RPA sind sowohl sehr komplexe als auch enorm variable Prozesse. Dadurch gestaltet sich natürlich die Automatisierung schwieriger. Hinzu kommt, dass einige Unternehmen zugeben, dass sich die Beratung von externer Stelle, die Unternehmen gerne hinzuziehen, als weniger hilfreich erweist, als gewünscht.

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Auf dem Weg zur autonomen Fertigung

Unternehmen sollten deshalb – auf Grund von Konkurrenzdruck - keinesfalls blind in die digitale Transformationsreise auf dem Weg zur Industrie 4.0 starten. Sie sollten nur dort ansetzen, wo sie genügend Wissen besitzen, dass Automatisierungsinitiativen auch zum Erfolg führen, um schwere Enttäuschungen, sprich Geschäftseinbußen, zu vermeiden.

Das heißt, sie müssen zu Anfang verstehen, wie Prozesse funktionieren und welche Prozesse überhaupt automatisierbar sind. Mit innovativen Process-Mining-Technologien können Automatisierungspotenziale von einzelnen Geschäftsprozessen identifiziert werden und diejenigen mit dem höchsten ROI-Potenzial priorisiert werden. Process-Mining-Tools sind essentiell dafür, dass Unternehmen den nötigen Echtzeit-Überblick über ihre Prozesse bekommen und benachrichtigt werden, wenn Prozesse reibungslos funktionieren und noch wichtiger, wenn manche der Prozessabläufe aus der Reihe tanzen und eben nicht einwandfrei funktionieren. Nur mit dem notwendigen Grad an Prozesswissen sind Automatisierungsinitiativen erfolgreich und Produktionsausfälle oder andere Engpässe können vermieden werden. Prozesstechnologien werden somit zu einem Muss, da sie die digitale Transformation in deutschen Unternehmen effektiv beschleunigen.

* Markus Pichler arbeitete als Vice President of Sales Europe bei ABBYY.

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