Stammdaten-Management Ohne Stammdaten kein vernetztes Business

Autor / Redakteur: Christa Friedl / Frank Jablonski

Daten sind Grundlage für unternehmerischen Erfolg - das gilt umso mehr in Zeiten von Losgröße 1 und Industrie 4.0. Dennoch: Viele kleine und mittlere Unternehmen wirtschaften mit veralteten, falschen und unstrukturierten Stammdaten. Hilfe tut not.

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(Bild: gemeinfrei / Pixabay / CC0 )

Wer mit einem schon lange nicht mehr aktualisierten Navi unterwegs ist, wird sich mit hoher Wahrscheinlichkeit verfahren, zu spät ankommen oder den Weg überhaupt nicht finden. Ganz ähnlich ist es mit den Stammdaten eines Unternehmens: Betriebe, die Adressen von Kunden und Lieferanten, Produkt- und Anlagendaten nicht hegen und pflegen, finden sich über kurz oder lang in einer vernetzten Industriewelt nicht mehr zurecht. „Digitalisierte Produktion und Industrie 4.0 gehen nicht ohne wirksames Stammdatenmanagement“, konstatiert Volker Schnittler, Referent für Unternehmenssoftware beim Branchenverband VDMA.

Unter Stammdaten verstehen Fachleute alle zustandsorientierten Informationen, die der Identifizierung und Beschreibung von realen Geschäftsobjekten dienen: von Auslaufsteuerung bis Zolltarifnummer, von Arbeitsplan bis Zahlungsbedingungen. Stammdaten bilden die Grundlage für Planung, Steuerung und Controlling. Erst sie ermöglichen effiziente Produktion, korrekte Abwicklung von Aufträgen und die Erfüllung behördlicher Vorgaben. Sie mindern das Risiko für Lieferengpässe, Produktionsfehler und Forderungsausfälle.

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Dennoch wird das Thema Datenqualität in kleineren und mittleren Betrieben des Maschinen-und Anlagenbaus oft vernachlässigt. Viele KMU verwalten ihre betriebsinternen Daten in Excel-Tabellen und von Hand. Geschäftsführer sehen in der Pflege ihrer Stammdaten vor allem ein notwendiges Übel. „Dies liegt daran, dass Potenzial und Nutzen nicht transparent sind,“ weiß Schnittler.

So ist es zwar ein offenes Geheimnis, dass schlechte Daten zu Reklamationen, Missverständnissen, Rückfragen und doppelten Beständen führen. Doch meist werden im Tagesgeschäft Fehler und Widersprüche toleriert, weil erfahrene Mitarbeiter sie immer wieder ausmerzen.

Alle Intelligenz im Betrieb ist nur so klug, wie es die Stammdaten zulassen

In Zeiten von Industrie 4.0 reicht das aber nicht mehr: Sämtliche „intelligenten“ Systeme für digitalisierte Abläufe sind immer nur so klug, wie die Stammdaten eines Betriebs das zulassen. Dazu gilt beispielsweise für so genannte Enterprise-Resource-Planning(ERP)-Software, mit der heute vielfach Prozesse beschleunigt und automatisiert werden. Jede dritte ERP-Einführung wird derzeit durch schlechte Stammdaten gefährdet, meldet das Aachener Beratungsunternehmen knapp:consult. Auch bei Fusionen, wenn zwei Unternehmen ihre Datensätze abgleichen und verschmelzen müssen, fallen Lücken und Fehler schmerzhaft auf. Und was passiert, wenn der letzte Mitarbeiter, der dank seiner Erfahrung die Schwachstellen der Betriebsdaten kennt und falsche Informationen von Hand korrigiert, in Rente geht?

Auswirkungen schlechter Stammdaten im produzierenden Gewerbe

Tatsache ist: Stammdatenmanagement ist eine zentrale Herausforderung im digitalen Zeitalter. Zunehmend beschäftigen sich daher Wissenschaftler mit dem Thema, um herauszufinden, wie die Datenlage bei deutschen Unternehmen aussieht und wo Hilfe ansetzen kann. So hat die Forschungsvereinigung FIR an der Technischen Hochschule Aachen im Rahmen eines vom Bundeswirtschaftsministerium geförderten Forschungsprojekts („STAIRS“) gemeinsam mit VDMA und Partnerfirmen untersucht, welche Auswirkungen schlechte Stammdaten auf Prozesse im produzierenden Gewerbe haben und wie sich deren Qualität steigern lässt.

Eine Befragung von 132 Unternehmen durch die FIR ergab: Jedes Fünfte hat sich mit der Qualität der eigenen Stammdaten noch nie befasst, 80 Prozent haben Fehlerquoten von über zehn Prozent in ihren Datensätzen. 70 Prozent der Befragten gaben zwar an, dass sie bereits Maßnahmen zur Verbesserung der Datenqualität eingeführt haben, die wenigsten aber taten das systematisch und nur wenige waren mit den Ergebnissen zufrieden.

Das Kompetenzzentrum Unternehmenssoftware (CCIS) an der Hochschule Heilbronn kam in einer Unternehmensumfrage im vergangenen Jahr zu ähnlichen Ergebnissen. „Die meisten überprüfen und korrigieren ihre Daten erst dann, wenn ein Problem bereits da ist“, sagt CCIS-Informatiker Thomas Schäffer. „Das ist wenig zielführend, denn Stammdatenpflege ist kein kurzes Projekt, sondern eine kontinuierliche Anforderung.“

In die Datenwelt des eigenen Betriebes horchen

Problem für viele KMU: Geschäftsführer oder Betriebsleiter wissen zwar, dass ihre schlechte Datenbasis Ursache ist für Rückfragen, Mehrkosten oder höhere Durchlaufzeiten. Doch den meisten fehlt es zugleich an Personal, an einer klaren Zielsetzung und den geeigneten Werkzeugen.

Als Starterhilfe entwickelte das FIR im Rahmen von STAIRS daher ein Software-Tool. Damit können Unternehmen Schwachstellen identifizieren und sich Gegenmaßnahmen empfehlen lassen. Der Nutzer beschreibt dafür in einfachen Matrizes Struktur von Betrieb und Produkten, danach definiert er Ist- und Sollzustand seiner Stammdaten in zehn Qualitätsmerkmalen. Auf Basis dieser Angaben ermittelt und empfiehlt das Programm Verbesserungsmaßnahmen – vom simplen Vier-Augen-Prinzip bis hin zur umfassenden Klassifikation für jedes einzelne Objekt. „Unser Tool hilft, in die Datenwelt des eigenen Betriebs hineinzuhorchen“, formuliert Martin Birkmeier, Diplominformatiker am FIR. Ein weiterer Vorteil: Wer sich mit seinen eigenen Stammdaten und deren Mängeln auseinandergesetzt hat, kann sich viel gezielter externe Hilfe und Beratung suchen.

KMU beschäftigen sich mit dem Management der Stammdaten

Orientierung gibt auch ein Whitepaper zum Stammdatenmanagement (SDM), das der VDMA im Februar veröffentlicht hat. Es informiert über Datenquellen und Tools und listet wesentliche Parameter für die Bereiche Artikel und Logistik auf. „Das Papier wurde innerhalb von wenigen Tagen 100fach heruntergeladen,“ sagt Schnittler. Für ihn ein Indiz, dass immer mehr KMU der Branche wissen, dass sie dem ungeliebten Thema nicht länger aus dem Weg gehen können.

SDM muss keine teure und hochkomplizierte Angelegenheit sein. „Viele Systeme, die von Dienstleistern angeboten werden, sind für kleine und mittlere Betriebe zu überladen und zu komplex“, konstatiert Wolfgang Grzywa, Maschinenbauingenieur und Datenverantwortlicher beim Glasschmelzanlagenbauer Sorg im unterfränkischen Lohr. „Wir verwenden daher nur die Datenebenen, die wir wirklich brauchen und orientieren das System eng am Mitarbeiter.“

Ähnlich agiert auch Dr.-Ing. Marcel Scheibmayer, der sich im 25-Mann-Betrieb Scheibinox in Kamp-Lintfort seit rund zwei Jahren um die Datenqualität kümmert. Der Informatiker überführte die vorhandenen Excel-Dateien in eine strukturierte Datenbank mit automatischer Plausibilitätskontrolle.

Das hat die Produktion rostfreier Edelstahlbewehrungen verbessert. „Seither passieren so gut wie keine Fehler mehr,“ sagt Scheibmayer. Sein Rat an andere kleine Betriebe: Wer nicht viel Mittel und Kapazitäten frei hat, dem helfen oft ganz einfache Maßnahmen: „Das Vier-Augen-Prinzip, vorgegebene einheitliche Formulare und regelmäßige Kontrolle der verwendeten Informationen können schon viel bewirken.“

Stammdaten beim Werkzeugmaschinenbauer

Unbestritten gilt: Beim SDM geht es nicht nur um Datenkonsistenz und Speicherhierarchie, sondern vor allem auch um die richtige operative Verankerung im Unternehmen. „Stammdaten sind kein Thema, das sich an den Informatiker im Betrieb abschieben lässt,“ bestätigt Silke Bartsch, Leiterin Administration beim Werkzeugmaschinenbauer Hegenscheidt MFD in Erkelenz. Die Industriekauffrau beschäftigt sich bereits seit zehn Jahren mit den Produktstammdaten im Betrieb. Früher konnte jeder bei Hegenscheid ohne Prüfung Daten anlegen und verändern. Die Folge waren Dubletten en masse, langwierige und oft erfolglose Recherchen und viele individuelle Infopools.

Heute ist das ganz anders. Die Produktstammdaten hat Bartsch mitterweile für 50 Prozent der rund 180.000 Artikel von Hegenscheidt harmonisiert und bereinigt. „Dabei konnte ich etwa die Hälfte der alten Daten schlichtweg aussortieren.“ Außerdem gibt es jetzt eine zentrale Terminologie und einheitliche Eingabemasken. Neue Eingaben werden zentral geprüft, die Übergabe von Daten an das ERP erfolgt automatisch. Entscheidend über all die Jahre war, dass Geschäftsführung und mittleres Management genauso mitziehen wie der operative Bereich. Bartsch: „Da kann es schon mal mehr Mühe bereiten, Kollegen vom neuen System zu überzeugen als alle technischen Neuerungen.“

Vor allem der qualitative Nutzen steht im Vordergrund

Und was bringt all die Mühe in Euro? Wer sich das fragt, wird ohne konkrete Antwort bleiben. Das Softwarehaus SAP schätzte zwar im Jahr 2009, dass schlechte Stammdaten einen Betrieb rund 0,5 Prozent des gesamten Verkaufsvolumens kosten können. Die direkte Wertschöpfung von SDM aber lässt sich nur schwer berechnen – dafür sind die Betriebe und ihre Anforderungen zu unterschiedlich. Der monetäre Nutzen steht für die Verantwortlichen aber auch nicht im Vordergrund. Reibungslose Abläufe, effizientere Beschaffung und Produktion und ein besseres Betriebsklima, weil sich keiner mehr über falsche Informationen ärgert, sind meist wichtiger. Auch ein im vergangenen Jahr gegründeter VDMA-Arbeitskreis arbeitet derzeit an einem zweiten Whitepaper, das vor allem den qualitativen Nutzen von SDM untersteichen wird.

Korrekte und gepflegte Daten sind eine Risikoversicherung gegen Fehler und die Eintrittskarte in die Industriewelt 4.0 – das lohnt den Aufwand, darin sind sich alle einig. Thomas Schäffer von der Hochschule Heilbronn glaubt, dass die Digitalisierung der produzierenden Industrie künftig noch größere Aufgaben mit sich bringt. „Wenn über kurz oder lang mehrdimensionale Wertschöpfungsnetzwerke entstehen, in denen nicht mehr Menschen, sondern Maschinen miteinander kommunizieren, braucht es eine unternehmen-übergreifende Stammdatenqualität.“ Wie die aussehen und funktionieren soll, ist offen. Doch auch wer sich auf kleinem Nenner mit seinen Daten auseinandersetzt, erkennt, dass es nicht nur Gerede ist: Informationen sind tatsächlich die wichtigste Ressource

Weiterführende Informationen

  • Der VDMA hat ein kostenloses Whitepaper zum Thema Stammdatenmanagement erstellt. Interessenten können es anfordern unter der Adresse: daniela.klette@vdma.org
  • Die Hochschule Heilbronn beschäftigt sich ebenfalls intensiv mit dem Thema und hat eine „Trendstudie Stammdatenqualität“ erstellt. Die aktuelle Version 2016 kostet 250 Euro und ist unter folgender Adresse zu bestellen: thomas.schaeffer@hs-heilbronn.de

Dieser Beitrag erschien zunächst auf unserem Partnerportal MM MaschinenMarkt

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