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Expertenbeitrag

Tobias Ambrosch

Tobias Ambrosch

Manager Marketing Communications, SelectLine Software GmbH

Prozessautomatisierung

Mobile Datenerfassung via WaWi – Datentransparenz in Lager, Produktion und Logistik

| Autor/ Redakteur: Tobias Ambrosch / Sebastian Human

Je größer das Lager eines Betriebes ist, desto umfangreicher ist auch der Aufwand, die Lagerlogistik aktuell und fehlerfrei zu gestalten. Abhilfe schafft ein Warenwirtschaftssystem, das insbesondere auch eine mobile Datenerfassung bietet.

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Auf dem Weg zur erfolgreichen Prozessautomatisierung müssen Abläufe effizient ineinander greifen.
Auf dem Weg zur erfolgreichen Prozessautomatisierung müssen Abläufe effizient ineinander greifen.
( Bild: Photo by Daniele Levis Pelusi on Unsplash / CC0 )

In kleinen Betrieben werden viele Prozesse und Daten noch immer manuell mit Hilfe verschiedener Insellösungen gepflegt. Wächst das Unternehmen, stoßen Mitarbeiter mit dieser Vorgehensweise an ihre Grenzen, Prozesse laufen nicht fehlerfrei ab und wertvolle Zeit geht verloren. Um Abläufe zu automatisieren, Fehlerquellen zu erkennen und zu beseitigen und Mitarbeitern mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben einzuräumen, ist die Einführung eines Warenwirtschaftssystems unerlässlich.

Vorteile von Warenwirtschaftssystemen

  • Automatisierung: Prozesse müssen nicht mehr von Hand gesteuert werden.
  • Datenpflege: Die Daten sind vollständig in einem System hinterlegt und werden in Echtzeit aktualisiert.
  • Kostenersparnis: Arbeitsabläufe werden von der Warenwirtschaft (WaWi) komplett übernommen, sodass sich die Mitarbeiter wieder ihren eigentlichen Aufgaben widmen können.
  • Zeitersparnis: Rechnungen, Aufträge oder Angebote werden umgehend erstellt und versandt.
  • Transparenz: In der WaWi hat jeder Mitarbeiter Zugriff auf die Prozessabläufe und Daten.

Voraussetzung für die optimale Einführung einer WaWi ist eine stringente Planung

Bevor Unternehmen ein Warenwirtschaftssystem einführen, müssen sie sich ihrer Bedarfe bewusst werden. Unnötige Funktionen bremsen die Prozessautomatisierung, fehlende Module hingegen müssten später aufwändig implementiert werden. Deswegen braucht es eine Art Maßnahmenplan, ähnlich einem Pflichtenheft, der alle Anforderungen enthält:

  • die Art der Aufgaben, die täglich im Unternehmen anfallen
  • die Funktionen und Elemente, die die WaWi abbilden muss (Logistik, Lager, Einkauf, Verkauf, etc.)
  • die Anzahl der Mitarbeiter, die auf die WaWi Zugriff haben sollen, ebenso wie einen festen Ansprechpartner, der für die Einführung der WaWi verantwortlich ist
  • einen Überblick über alte Daten, die in das neue System migriert werden müssen
  • eine Zusammenfassung zukünftiger Daten und Abläufe, die das neue System abbilden soll
  • die Anforderungen, die das Unternehmen an die WaWi stellt (Ziele, die erfüllt werden sollen)
  • eine Budgetplanung für Software, technischen Support und Schulungen

Hauptaufgabe der WaWi: Prozesse automatisieren und optimieren

Um zu verstehen, warum die Prozessautomatisierung so wichtig für Unternehmen ist, muss man sich mit den Elementen der WaWi vertraut machen. Diese Elemente sind der Einkauf und Verkauf, das Lager, das Wareneingangs- sowie Warenausgangssystem. Allein bei der Lagerlogistik eines Betriebes spart eine optimal angepasste WaWi jede Menge Zeit und operativen Aufwand.

Eine WaWi ist ein hilfreiches Werkzeug zur Prozessautomatisierung.
Eine WaWi ist ein hilfreiches Werkzeug zur Prozessautomatisierung.
( Bild: Selectline Software GmbH )

Mobile Datenerfassung: Lagerlogistik 4.0

Moderne Warenwirtschaftssysteme helfen Unternehmen dabei, ein oder mehrere Lager optimal zu verwalten. Funktioniert die automatisierte und optimierte Lagerlogistik, steigert das Unternehmen durch Kosten- und Zeiteinsparungen seine Wettbewerbsfähigkeit am Markt:

  • Ein- und Auslagerung werden verbessert
  • Transport- und Laufwege verkürzen sich
  • Aufträge werden schneller abgewickelt
  • Weniger Fehlmengen im Lager vorhanden
  • Inventuren ohne großen personellen Aufwand

Beispielsweise profitiert ein Unternehmen aus der Elektronikfertigung von einer gut gepflegten Lagerbestandsführung beziehungsweise Lagerlogistik. Durch Zugriff auf das System weiß jeder Mitarbeiter aus der Fertigung ganz genau, welche Bauteile im Lager an welchem Platz vorhanden sind. Neigen sich die Bestände dem Ende entgegen, löst die WaWi automatisch eine Nachbestellung der spezifischen Artikel aus. Bei Eingang der neuen Artikel wird die Stückzahl automatisch und in Echtzeit aktualisiert.

Der Schlüssel für effiziente Geschäftsprozesse: Mobile Datenerfassung.
Der Schlüssel für effiziente Geschäftsprozesse: Mobile Datenerfassung.
( Bild: Selectline Software GmbH )

Erspart die Zettelwirtschaft: Mobile Terminals und Handhelds

Die mobile Datenerfassung lässt Lageristen bequem Daten ins System einspeisen, ohne vorher alle Informationen auf einem Zettel zu notieren und die Daten dann am festen Desktop-PC zu erfassen. Dank der mobilen Geräte genügt ein Scan oder Klick, um Warenein- und ausgänge abzuwickeln oder sich in Echtzeit einen Überblick über Artikelbestände und Lagerplätze zu verschaffen. Notwendige Inventuren nehmen weniger personellen wie zeitlichen Aufwand in Anspruch, weil die Geräte direkt im Lager zum Einsatz kommen und Daten nicht mehr umständlich offline und dann online rotieren.

Fazit: Daten dort erfassen, wo sie anfallen

Wachsende Industrieunternehmen benötigen eine WaWi, um durch schnellere Prozesse wettbewerbsfähig zu bleiben. Bei der Lagerlogistik hilft insbesondere die mobile Datenerfassung, kurze Lieferzeiten und damit einhergehend die Termintreue einzuhalten. Abseits von Arbeitsplatz und PC werden Daten mobil erfasst, ins System eingespielt und sind sofort abrufbar. Dadurch sinken die Fehlerquellen, die manuelle Aufzeichnungen verursachen, und Prozesse werden deutlich optimiert.

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Tobias Ambrosch

Tobias Ambrosch

Manager Marketing Communications, SelectLine Software GmbH