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Expertenbeitrag

 Thomas Fahrig

Thomas Fahrig

Geschäftsführer, forcont business technology gmbh

HR-Prozessoptimierung Mitarbeiterlebenszyklus: Administrative Aufgaben digitalisieren und mehr Zeit gewinnen

| Autor / Redakteur: Thomas Fahrig / Sebastian Human

Auf dem Weg zu einer vollständig vernetzten Arbeitsumgebung ist die Digitalisierung von Personalprozessen ein wichtiger Schritt. Wir geben einen Überblick über Herausforderungen und Tipps auf dem Weg zur digitalisierten HR-Abteilung.

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Die Digitalisierung administrativer Prozesse in der Personalabteilung ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum vollständig vernetzten Unternehmen.
Die Digitalisierung administrativer Prozesse in der Personalabteilung ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum vollständig vernetzten Unternehmen.
(Bild: gemeinfrei / Pixabay )

Der zunehmende Wettbewerb um geeignete Fachkräfte ist für Unternehmen die größte Herausforderung, um innovations- und somit wettbewerbsfähig zu bleiben.

Dies hat eine Umfrage der Online-Jobplattform Stepstone unter mehr als 22.000 Fach- und Führungskräften in Deutschland ergeben. Neue Mitarbeiter zu gewinnen und bestehende ans Unternehmen zu binden, entwickelt sich so zur zentralen Aufgabe des HR-Bereichs. Die nachfolgende Infografik bietet neben einem Überblick über aktuelle Hürden auch konkrete Tipps für Personalverantwortliche.

Tipps zum gesamten Mitarbeiterlebenszyklus

Jede der vier wesentlichen Phasen des Mitarbeiterlebenszyklus – Recruiting, Onboarding, Entwicklung und Offboarding – hält eigene Herausforderungen für die HR-Verantwortlichen bereit. Doch für diese gibt es Lösungen.

Beispielsweise ist die Fluktuation während des Onboardings besonders hoch. Um zu vermeiden, dass neue Mitarbeiter in der Probezeit kündigen, gilt es, die veränderten Ansprüche der Generationen Y und Z zu berücksichtigen. Das heißt unter anderem: eine fundierte, auf die neue Position zugeschnittene Einarbeitung bieten, den Mitarbeitern Mentoren zur Seite stellen und regelmäßige Feedback-Gespräche führen. Nach der Probezeit ist neben einer wertschätzenden Unternehmenskultur eine systematische Entwicklungsarbeit wichtig, um Mitarbeiter langfristig zu binden. Diese beinhaltet individuelle Entwicklungspläne ebenso wie Qualifizierungsprogramme für bestimmte Mitarbeitergruppen, wie zum Beispiel Nachwuchsführungskräfte.

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Mehr Zeit dank Prozessoptimierung

Darüber hinaus zeigt die Infografik in der Galerie für jede Phase, welche Routinetätigkeiten sich durch Digitalisierung und Automatisierung effizienter gestalten lassen. Dies ist entscheidend, wie eine informelle Online-Umfrage von forcont unter Personalverantwortlichen ergab. Laut dieser sind administrative Tätigkeiten der größte Zeitfresser in der HR-Abteilung.

Dementsprechend identifizierten die Umfrageteilnehmer die Digitalisierung von Prozessen, die Reduktion des Administrationsaufwands sowie die Personalgewinnung und -bindung als derzeit wichtigste strategische Aufgaben. Das Thema Prozessoptimierung steht also ganz oben auf der Agenda. Unternehmen, die ihre Abläufe so verbessern, sodass sie deutlich mehr Zeit für die wirklich wichtigen Personalthemen gewinnen, verschaffen sich im War for Talents einen wichtigen Wettbewerbsvorteil.

Den Mitarbeiterlebenszyklus digital abbilden

Wie gelingt es, den Administrationsaufwand zu senken und Prozesse zu optimieren?

Bei jeder Station des Mitarbeiterlebenszyklus fallen zahlreiche Dokumente an. Um diese revisionssicher aufzubewahren und um dokumentenbasierte Prozesse zu unterstützen, kann zum Beispiel eine digitale Personalaktenlösung ein hilfreiches Basiswerkzeug sein: Bei der Bewerbung können Personalverantwortliche die Kommunikation mit dem Bewerber dokumentieren sowie den Entscheidungsprozess mit allen beteiligten Parteien (HR-Abteilung, Fachabteilung, eventuell Geschäftsführung) koordinieren.

Es folgt das Onboarding, das die Personalabteilung mittels einer Checkliste standardisieren kann. Diese ist in der HR-Lösung zentral hinterlegt und kann von Personalverantwortlichen Schritt für Schritt abgearbeitet werden. In dieser Phase benötigte Dokumente, wie etwa die Belehrungsunterlagen, lassen sich hier ebenfalls zentral zur Verfügung stellen.

Bei der nächsten Station, der Mitarbeiterentwicklung, können HR-Verantwortliche in der digitalen Akte die Qualifikationen eines Mitarbeiters samt den dazugehörigen Dokumenten pflegen sowie beispielsweise einen Versetzungsprozess mit allen Beteiligten abstimmen.

Scheidet der Mitarbeiter schließlich aus dem Unternehmen aus, erleichtert die Software den Prozess wiederum mit einer Checkliste, die der HR-Verantwortliche nach und nach abarbeiten kann. Wichtige Informationen, zum Beispiel welche Inventargegenstände (Firmenwagen, Notebook, Schlüssel) der Mitarbeiter zurückgeben muss, sind mit wenigen Klicks ersichtlich. So bildet die Personalaktenlösung den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus digital ab und unterstützt die Automatisierung der entsprechenden Prozesse.

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