Digitale Transformation Mit Low-Code weg von Papierbergen - hin zu App-Fabriken

Von Christoph Garms*

Digitalisierung ist in Deutschland teilweise ein schwieriges Thema. Oft heißt es, die Maßnahmen seien zu umfangreich und nur durch IT-Profis umsetzbar. Angesicht der Verfügbarkeit von Low-Code-Tools wir der Mangel an Entwicklern jedoch zunehmend zur Ausrede.

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Noch hat die Digitalisierung viele Behörden oder Schulen noch nicht durchdrungen. Mit Low-Code-Anwendungen könnten Papierberge aber bald der Vergangenheit angehören.
Noch hat die Digitalisierung viele Behörden oder Schulen noch nicht durchdrungen. Mit Low-Code-Anwendungen könnten Papierberge aber bald der Vergangenheit angehören.
(Bild: gemeinfrei // Unsplash)

Den deutschen Schulen wird an jeder Ecke vorgeworfen, sie sein in der Digitalisierung nicht weit genug. Innerhalb einer Umfrage durch den IT-Dienstleiter Rednet, stellte sich heraus, dass tatsächlich jede fünfte Schule in Deutschland kein WLAN zur Verfügung hat. Die Erfahrungen vieler Eltern während der Home-Schooling-Zeit der Pandemie tun hier ihr Übriges.

Diese Vorwürfe scheinen also durchaus berechtigt. Doch Deutschlands Schulen sind in dieser Hinsicht nicht die einzigen Übeltäter, auch in den Ämtern und Krankenhäusern stellt sich der Fortschritt nur schleppend ein. Dabei gibt es durch Low-Code Anwendungen schon länger Möglichkeiten, um Mitarbeitern das Leben einfacher zu machen und Prozesse schneller zu digitalisieren.

So digital sind Deutschlands Ämter

In Ämtern werden mittlerweile viele Informationen zu Dienstleistungen wie Pass-Anmeldungen, der Beantragung von Führungszeugnissen und Ummeldungen Online zur Verfügung gestellt. Allerdings sind laut einer Studie der Hans Böckler Stiftung diese Vorgänge nur zum Teil online abschließbar. Ämter hinken also wirklich noch hinterher.

Leider sind sie nicht die einzigen Dienstleistungsanbieter, die solche Probleme haben.

Auch in anderen Unternehmen sieht es ähnlich aus. Nur 40 Prozent der befragten Erwerbstätigen in Deutschland bewerten ihr Unternehmen als “sehr digital”, dies geht aus einer Studie der Bertelsmann Stiftung hervor. Obwohl dies erst positiv klingt, gilt zu bedenken, dass dieser Wert bedeutet, dass etwa 60 Prozent ihr Unternehmen als nicht sehr digital wahrnehmen. Ganze 22 Prozent gaben sogar an, dass ihr Unternehmen überhaupt nicht digital sei.

Was die Mitarbeitenden unter ‚Digitalisierung‘ verstehen

In erste Linie scheint der Fortschritt der Digitalisierung daran zu scheitern, dass vielen Mitarbeitern kein tieferes Verständnis für den Begriff haben und damit auch das Wissen zur Umsetzung zu fehlt.

Aus der Studie der Hans Böckler Stiftung lässt sich ablesen, dass die amtlichen Mitarbeitenden unter ‚Digitalisierung‘ in erster Linie optimierte E-Mail-Postfächer und die Online Terminvergabe verstehen. Obwohl es sich hierbei um wichtige Aspekte der Digitalisierung handelt, sind dies nur Teilschritte zu einer komplett digitalen Bürokratie.

Vergleichsweise schnitt die “komplette digitale Abwicklung der Dienstleistungen” schlecht ab. Nur 44 Prozent der Befragten empfanden diese Umstellung als wichtigen Teil der Digitalisierung, unter anderem, weil sie so umfangreich scheint und unterschätzen hiermit gänzlich ihr Potenzial.

Wie digitale Abwicklungsprozesse aussehen können und was sie leisten:

Abstand von der herkömmlichen Zettelwirtschaft zu nehmen, hat einige Vorteile.

Einerseits ist es gut für die Umwelt. In Büros wird durch das Ausdrucken und Kopieren von Dokumenten viel Papier verbraucht.

Einer Studie von Docuscan.de zu Folge, sind es jährlich 195.000 DIN A4 Seiten, die im Büroalltag verbraucht werden. Um eine solche Menge Papier zur Verfügung stellen zu können, müsste eine Buche durchschnittlich 80 Jahre wachsen.

Wenn diese Papierfresser digital wären, würde sich der Verbrauch deutlich verringern:

  • Dokumente könnten digital ausgefüllt und unterschrieben werden.
  • Daten könnten in einem Cloudspeicher abgelegt werden und ermöglichen ortsungebundenes Arbeiten, was auch in Ausnahmezuständen Sicherheit schafft. In Notfällen lassen sich auch Smartphones und Tablets nutzen, um auf die gespeicherten Daten zuzugreifen, was ebenfalls einen erhöhten Komfort bietet.
  • Rechnungen und Kopien werden digital als E-Mail verschickt.

Doch wie genau könnten digitale Verfahren aussehen?

Sicherlich ist es sinnvoll, sich genauer mit dem Thema digitale Rechnungsverwaltung zu beschäftigen. Das bedeutet ein Programm zu nutzen, welches Rechnungen automatisch aus dem Anhang einer E-Mail erkennt und in Ordner, die durch den Nutzenden definiert werden, einzusortieren. Die einzelnen Rechnungen werden automatisch auf ihre Kernaussagen, also Summe, Datum oder Absender untersucht. Wichtige Daten werden dann neben dem Dokument hervorgehoben und können leicht durch den Nutzenden eingesehen werden. Somit wird es erleichtert, den Überblick zu wahren.

Von digitalen Tools zu digitalen Prozessen - Low-Code, das Lego für IT & Fachbereiche

Es gibt bereits einige Programme, die es Nutzern ermöglichen, Dokumente digital auszufüllen und zu unterschreiben. Allerdings kommt es häufig zu Fehlern, da diese nicht auf die individuellen Dokumente angepasst sind.

Um dem vorzubeugen, eignen sich Low-Code Plattformen, die es den Nutzern erleichtern, eigenständig auszuwählen, welche Felder innerhalb des Dokuments ausgefüllt werden müssen. Sie können sich so eine eigene Eingabemaske erstellen, ohne Vorkenntnisse im Programmieren.

Das Besondere an Low-Code-Angeboten ist, dass sie nicht nur von Programmierenden und IT-Experten bedient werden können.

Anbieter stellen ‚Bausteine‘ zur Verfügung, die als Teil eines übersichtlichen Interfaces, von Nutzenden den eigenen Bedürfnissen entsprechend zusammengesetzt werden können. Ähnlich also zu Lego-Bausteinen; obwohl es vorgeformte Bausteine gibt, können die zusammengebauten Ergebnisse komplett unterschiedlich ausfallen.

So können Nutzende selbstständig Prioritäten setzen und das System bleibt flexibel anwendbar. Die erstmalige Konfiguration wird vom Desktop aus vorgenommen, Dokumente können trotzdem von Kunden per Smartphone und Tablet aus bearbeitet werden.

Die Eingabemasken sind einfach zu erkennen und auszufüllen. Für die Key-User, die Person, welche die Konfiguration vornimmt, gibt es zu dem Monitoring Tools, um den Status der Dokumente einzusehen. Key-User können außerdem Aufträge herausschicken, also Aufforderungen, die übersandten Dokumente auszufüllen. Die ausgefüllten Daten werden nicht nur auf Servern gespeichert, sondern auch auf den Endgeräten selbst, sodass die Daten Online und Offline einsehbar sind.

So erleichtert Low-Code die Digitalisierung von Büros

Hat sich ein Low-Code-Format einmal etabliert, so muss es nicht bei jeder Nutzung und für jedes Dokument erneut von dem Key-User zusammengestellt werden. Diese Option gibt es natürlich trotzdem.

Durch die Möglichkeit der Anpassung an die eigenen Bedürfnisse, stellen Low-Code Anbieter ein generisches Werkzeug zur Verfügung, das von verschiedensten Abteilungen verwendet werden kann, egal welchen Erfahrungslevels. So wird nicht nur das Tool digital, sondern der gesamte Prozess. Low-Code hat das Potential Unternehmen und Institutionen, die von Papierbergen verdeckt sind, zu App-Fabriken zu transformieren.

* Christoph Garms ist als Geschäftsführer bei der Neptune Software Deutschland tätig.

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