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Azubi-Akquise 4.0 Mit digitalisiertem Ausbildungsplan gegen die sinkende Anzahl an Auszubildenden

| Redakteur: Linda Bergmann

Immer mehr Unternehmen sehen sich mit sinkenden Zahlen von Auszubildenden konfrontiert. Um weiterhin wettbewerbsfähig und dem eigenen technischen Standard gewachsen zu sein, hat sich ein Unternehmen einen attraktiven Ausbildungsplan auf die Flagge geschrieben.

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Eigene Tablets und selbst entwickelte Apps bilden die technische Grundlage des digitalisierten Ausbildungsprogramms.
Eigene Tablets und selbst entwickelte Apps bilden die technische Grundlage des digitalisierten Ausbildungsprogramms.
(Bild: Riva GmbH Engineering)

Laut der Ausbildungsumfrage 2019[1] des Deutschen Industrie- und Handelskammertags e.V. blieben in 32 % der befragten Betriebe im Jahr 2018 zahlreiche Ausbildungsplätze unbesetzt. So konnten fast drei Viertel aller Auszubildenden 2018 zwischen mehreren Lehrstellenangeboten wählen.[2] Das wiederum führt zu einer Umkehrung der Verhältnisse: Statt der Jugendlichen müssen heute zuvorderst die Unternehmen beweisen, was sie zu bieten haben.

Im Ballungsraum Stuttgart führt das Fassadenbauunternehmen Riva GmbH Engineering ein neuwertiges Ausbildungskonzept ein, das den Auszubildenden dieser Generation, den Digital Natives, sowohl die kaufmännische Seite als auch den Bereich der Industriemechanik näher bringen soll. Das Ergebnis scheint dem Unternehmen Recht zu geben. So konnte die Zahl der Auszubildenden seit 2017 bis heute von 40 auf 75 erhöht werden.

Die Vision: Digital von Anfang an

Mit der Azubi-Akquise 4.0 wurde ein umfassendes Ausbildungsprogramm entwickelt, das den Auszubildenden verschiedene Technik und automatisierte Abläufe an die Hand gibt. So bekommt beispielsweise jeder Einsteiger direkt zu Beginn der Lehrzeit ein eigenes Tablet, das über die gesamte Lehrzeit hinweg treuer Begleiter ist und sogar im Anschluss daran behalten werden darf.

Doch damit nicht genug. Mit Hilfe eines externen Cloud-Spezialisten wurde eine Ausbildungsplattform realisiert, die sowohl die Anforderungen von IT- und Ausbildungsleitung als auch die Wünsche der Azubis berücksichtigte.

Das zentrale Tool der Lösung bilden Tablets mit selbst entwickelten Apps, welche in der Cloud betrieben werden. Damit können die Azubis in der ganzen Firma räumlich ungebunden über Daten verfügen und kommunizieren. Die Funktionalität digitaler Netzwerke liefern Komponenten von Office 365: SharePoint (Newsfeed, Dokumenten-Sharing) über Yammer (Social Media), Teams (chatbasierte Teamarbeit, Videokonferenzen), Exchange Online (E-Mail) bis zu OneDrive (Filehosting) und bieten die aus der privaten Nutzung digitaler Netzwerke bekannten Funktionen in einem professionellen und vom Unternehmen kontrollierten Business-Umfeld. Um das ganzheitliche Zusammenspiel von Office 365, Datenbanken und Apps zu optimieren, werden zusätzlich Microsoft Azure Services genutzt.

Mit Power-Apps Abläufe schneller und übersichtlicher gestalten

Bei der Entwicklung der Lösung kam PowerApps zum Einsatz – die Suite von Apps, Diensten, Connectors und einer Datenplattform für eine schnelle Entwicklungsumgebung, in der benutzerdefinierte Apps entsprechend bestimmter Geschäftsanforderungen erstellt werden können. Mithilfe von PowerApps entwickelte Anwendungen bieten eine umfangreiche Geschäftslogik und Workflowfunktionen, die die Umstellung bestimmter Geschäftsprozesse von manuellen auf digitale und automatisierte Abläufe ermöglicht.

Ein perfektes Beispiel hierfür ist die App Wochenbericht 4.0, mit der die obligatorischen Wochenberichte der Azubis, aber auch Schulungsunterlagen oder Lehrvideos ausgetauscht werden können. Dabei wird nicht nur das Schreiben der Wochenberichte am Tablet vereinfacht, sondern auch der Versand an den Ausbildungsleiter standardisiert. Sind vier Wochenberichte in Folge eingereicht und vom Ausbilder freigeschaltet, wird automatisch ein PDF aus den Berichten erstellt und an die örtliche IHK weitergeleitet. Durch Wegfall von Ausdrucken zur Unterschrift, Kopien oder postalische Einsendungen wird so – bei einer hohen zweistelligen Zahl von Azubis im Betrieb – ein gewaltiger, umweltschädlicher Papierberg eingespart.

Ebenso neu entwickelt wurden auf Microsoft Power BI basierende Reports für Ausbilder, die auf einen Blick zeigen, welche Berichte fehlen oder noch nicht freigezeichnet wurden.

Ein weiteres Beispiel aus der Alltagspraxis ist die Vollvernetzung der Lehrmaschinen im unternehmenseigenen Maschinenpark, die für die Azubis via Cloud erreichbar sind. Jede der Maschinen trägt einen QR-Code, den die Azubis mittels Tablet einlesen, womit sie sofort und vor Ort die Reinigungs- und Wartungstermine des jeweiligen Gerätes vor Augen haben.

Das Ergebnis: Eine höhere Ausbildungsquote und Förderung zeitgemäßer Medienkompetenz

Das Konzept scheint aufzugehen, denn die hohe Ausbildungsquote des Fassadenbauers von fast 20 % ist eine der besten unter den Unternehmen der Region.

Neben der sicheren Besetzung offener Lehrstellen durch ein attraktives Ausbildungsangebot zieht das Unternehmen einen weiteren Nutzen aus der Ausbildung 4.0. Bernhard Pallas, Leiter IT der Riva GmbH Engineering weiß: „Unsere Projekte sind so komplex und qualitativ auf einem so hohen Niveau, dass wir das ohne Digitalisierung überhaupt nicht bewältigen könnten.“ Mit unserer entwickelten Lernplattform wird den jungen Mitarbeitern der Zugang zur Industrie 4.0 erleichtert und sie erwerben von Anfang an die Digital- und Medienkompetenzen, die sie bei uns brauchen.

„Als der Ausbildungsleiter Herr Meyer zu mir kam und sagte, dass wir in die Cloud gehen, da dachte ich, das dauert Jahre“, gesteht Pallas und fährt fort: „Doch tatsächlich waren es nur drei Monate.“

Der Plan der attraktiven Ausbildung 4.0 ging voll auf: Die jüngste Ausgabe einer Studie unter den 20.000 mitarbeiterstärksten deutschen Unternehmen, die jedes Jahr im Auftrag des Wirtschaftsmagazins Focus-Money durchgeführt wird[3], ergab, dass das Unternehmen wieder zu den bundesweit besten Ausbildungsbetrieben in der Kategorie ‚Technische Dienstleistungen´ gehört!

* [1] Ergebnisse basierend auf der Beteiligung von 12.467 Unternehmen an der Ausbildungsumfrage des Deutschen Industrie- und Handelskammertages DIHK. Umfragedurchführung 8. bis 31.05.2019

* [2] Dies ist eines der Ergebnisse einer Befragung von 3.542 Schülern und Azubis, die Form Testsysteme GmbH & Co. KG unter wissenschaftlicher Begleitung von Prof. Dr. Christoph Beck von der Hochschule Koblenz im Frühjahr 2019 zum siebten Mal durchführte.

* [3] Die Studie „Deutschlands beste Ausbildungsbetriebe“ wurde vom Institut für Management- und Wirt-schaftsforschung (IMWF) im Auftrag von DEUTSCHLAND TEST und dem Wirtschaftsmagazin FOCUS-MONEY durchgeführt. FOCUS 14/19 vom 30. März 2019.

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