Prozessoptimierung durch eProcurement Maschinenbauer KTR Systems beschleunigt indirekte Beschaffung

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KTR Systems GmbH

Die ersten Schritte zur Digitalisierung sind manchmal noch etwas wacklig. Dass es sich lohnt, digitalisierte Arbeitsweisen weiter auszubauen und tägliche Routinen auf die Prozessbeschleunigung hin zu hinterfragen, zeigt das Maschinenbau-Unternehmen KTR Systems.

Bereits seit 2019 stellt das Unternehmen neben vielen anderen Bereichen auch die Einkaufsabteilung digital auf. Durch die Zentralisierung und Automatisierung von Beschaffungsprozessen über eine eProcurement-Plattform lassen sich heute positive Effekte nachweisen.

Der deutsche Mittelstand und seine Hidden Champions

Als Hidden Champion wird ein Unternehmen bezeichnet, das in der breiten Öffentlichkeit kaum bekannt ist, in der jeweiligen Branche jedoch als Marktführer auftritt: das gilt auch für KTR Systems, die das Forschungszentrum Mittelstand in seiner Studie 2021 als eine dieser verborgenen Marktgrößen in NRW ausmachte. Das westfälische Maschinenbau-Unternehmen ist spezialisiert auf die Herstellung von Antriebskomponenten, Bremssystemen, Hydraulik-Komponenten sowie Kühlsystemen.

Mit knapp 500 Mitarbeitern am Hauptsitz Rheine ist KTR der viertgrößte Arbeitgeber der Region. Weltweit beschäftigt KTR knapp 1.100 Angestellte, die einen Umsatz von rund 300 Millionen Euro pro Jahr (Stand 2021) erwirtschaften. Der Erfolg des Unternehmens, das damals noch als Maschinenfabrik F. Tacke KG firmierte, begann 1959 mit der Erfindung und Patentierung einer revolutionären Bogenzahnkupplung. Die Tochter KTR Systems knüpfte an diesen Erfolg an, ist seither aber gewachsen: Heute produziert KTR eine Reihe verschiedener Antriebs- und Kupplungskomponenten und betreibt Produktionsstandorte in Brasilien, China, Indien und den USA.

Auf der Suche nach Effizienz im Einkauf

Bis vor zwei Jahren wickelte die KTR-Einkaufsabteilung die Beschaffung über die Online-Marktplätze und digitalen Portale ihrer Lieferanten ab. Eine tatsächliche Optimierung der Arbeitsabläufe war das jedoch kaum, denn der Beschaffungsprozess durchlief immer noch die aufwändigen analogen Verwaltungsstufen. Zudem kauften manche Mitarbeitenden unkontrolliert am Einkauf vorbei ein. Man nennt das auch Maverick Buying.

Chris Trommer, Einkaufsleiter bei KTR Systems, beschreibt: „Trotz erzielter Prozessoptimierungen nahm insbesondere der Bestellablauf indirekter Bedarfe immer noch zu viel Zeit und Ressourcen in Anspruch. Daher haben wir 2019 begonnen, nach Lösungen zu suchen, wie wir die Abwicklung indirekter Bedarfe nachhaltig optimieren können.“ Ein von Studenten der WHU besetztes Projektteam erarbeitete einen auf KTR zugeschnittenen Soll-Prozess. Die verschiedenen Bezugsquellen sollten dabei in einer Lösung zentral zusammengefasst, jedoch von den KTR-Nutzern dezentral genutzt werden können. Aus der Suche nach Lösungsanbietern ging die eProcurement-Plattform Simple System als Sieger hervor.

Sales 4.0

Digitaler Vertrieb: Prozessoptimierung durch B2B E-Commerce

Aus Pflicht wurde Kür

Die Münchener Beschaffungsexperten wollen mit ihrem Portal sowohl einkaufenden Unternehmen als auch Lieferanten einen neutralen digitalen Marktplatz zur Verfügung stellen, auf dem diese unmittelbar miteinander Geschäfte abschließen können. „Wir haben uns vor allem wegen der guten Beratung im Vorfeld für Simple System entschieden. Aufgrund unserer Unternehmensstruktur benötigten wir für die indirekte Beschaffung besondere Funktionen“, so Trommer. Damit fielen Standardanbieter bereits im Vorfeld weg.

Anerkennung autarker Bestellprozesse

Zu Beginn der Einführungsphase Ende 2019 gab es in der Belegschaft durchaus Skepsis gegenüber der Prozessveränderung, erinnert sich Trommers Mitarbeiterin Olga Holthaus, die für den Bereich der indirekten Beschaffung zuständig ist: „Einige befürchteten anfangs, dass sie neben ihrem Job jetzt noch die Aufgaben der Einkaufsabteilung übernehmen sollen. Aber das stimmte so natürlich nicht.“

Der Einsatz der Plattform befähigt Mitarbeitende an Schlüsselbedarfsstellen, selbstständig und anhand abgestimmter Lieferantenkataloge und verhandelter Sortimente Waren und Produkte zu bestellen. Dabei müssen sie im Vorfeld keinerlei Anträge bei der Einkaufsabteilung einreichen. Diese verhandelt nun lediglich noch die Konditionen und kann bei Unregelmäßigkeiten im Bestellverhalten eingreifen. „An den Endgeräten brauchen die User weder VPN noch SAP-Schnittstelle“, so Holthaus. „Während des Auftragsvorgangs wird über die Plattform automatisch mithilfe des Simple Ssystem Cockpits eine technische Kopie der Bestellung in SAP für die Rechnungsprüfung angelegt. Das erhöht die Usability im Betriebsalltag massiv und hat schnell zu einer breiten Akzeptanz in der Belegschaft geführt.“

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Langlebige Lieferantenbeziehungen

Ein weiterer Grund für die Entscheidung war das große Lieferantenangebot der eProcurement-Plattform. „Einige unserer Lieferanten, mit denen wir schon seit Langem in einer Geschäftsbeziehung stehen, waren bereits auf dem Marktplatz. Das hat die Transformation natürlich erleichtert“, schildert Holthaus. Doch auch die Beziehungen zu anderen Lieferanten, die noch nicht hier vertrieben haben, blieben bestehen. Trommer erläutert: „Im Gespräch mit unseren Lieferanten verspürten wir teilweise eine Unsicherheit, was ein Umstieg auf den Marktplatz für unsere Geschäftsbeziehung bedeutet. Wir haben von Anfang an klargestellt, dass wir die Geschäfte fortsetzen möchten und so haben sich einige dazu entschieden, auf Simple System aktiv zu werden. Gerade die einfache Katalogerstellung auf der Plattform läuft sehr intuitiv und schnell umsetzbar, loben unsere Geschäftspartner.“

Zeit ist Geld

Im November 2021 wurde die technische Implementierungsphase bei KTR Systems offiziell abgeschlossen. Seitdem laufen bereits etwa ein Drittel der indirekten Beschaffungsvorgänge über den Marktplatz, Tendenz stark steigend. Die Produktgruppen reichen aktuell von Hand- und Messwerkzeugen über persönliche Schutzausrüstung und Hilfsbetriebsstoffe bis hin zu klassischen Büromaterialien sowie Betriebs- und Geschäftsausstattung. Derzeit umfasst das über die Plattform abgewickelte Bestellvolumen knapp 100.000 Euro. Erklärtes Ziel für die kommenden Monate ist eine Aufstockung auf mindestens zwei Drittel und das Onboarding weiterer Lieferanten auf der Plattform.

„Unser Plan einer Prozessverschlankung und Ablaufoptimierung ging schon jetzt auf: All diese selbstständigen Bestellungen kommen bei uns im Einkauf heute schon gar nicht mehr an. Der Prozess läuft vollkommen automatisiert über die Verantwortlichen der Abteilungen“, freut sich Olga Holthaus, die ihren Job in Teilzeit aus dem Homeoffice stemmen kann. Aufgrund der wegfallenden Verwaltungsaufgaben spart KTR über alle Abteilungen hinweg pro Bestellung etwa eine Stunde Arbeitszeit. „Das ist wertvolle Zeit, die wir für das Onboarding neuer Lieferanten und das Führen wichtiger Preisverhandlungen nutzen. Letztlich auch dazu, Investitionen voranzubringen“, zieht Chris Trommer Fazit.

Produktentwicklung

Was hinter dem Plattformgedanken steckt

Dieser Beitrag ist ursprünglich auf unserem Partnerportal MM MaschinenMarkt erschienen.

* Stephan Freundorfer arbeitet als freier Journalist.

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