Expertenbeitrag

PMP Ingo Meironke

PMP Ingo Meironke

Innovation Manager bei Campana & Schott

Praktische Lösung für Trainingsmanagement Low-Code-Plattform: In drei Tagen zur produktiven App

Autor / Redakteur: Ingo Meironke / Sebastian Human

Low-Code-Plattformen sind als Entwicklungsumgebung eine schnelle Lösung für alltägliche Probleme. Schließlich benötigen Unternehmen, verstärkt durch die Pandemie, flexible und pragmatische Ansätze. Fachabteilungen können so ihre Apps selbst erstellen, beispielsweise für das Trainingsmanagement.

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Nutzt man eine Low-Code-Plattform zur Programmierung, benötigt man deutlich weniger Fachwissen als beim Programmieren, beispielsweise in Java.
Nutzt man eine Low-Code-Plattform zur Programmierung, benötigt man deutlich weniger Fachwissen als beim Programmieren, beispielsweise in Java.
(Bild: gemeinfrei / Pexels )

Die Personalleiterin eines Industrie-Unternehmens erhält aus verschiedenen Fachabteilungen den Wunsch, die Mitarbeitenden für das neu eingeführte Microsoft Teams zu schulen. Doch ad-hoc ein hausinternes Trainingsprogramm mit speziellen Anforderungen für 5.000 Personen weltweit initiieren, Einladungen versenden, Teilnahme-Status prüfen und die Schulungen koordinieren? Schon im normalen Betrieb ist das eine Herkulesaufgabe. Und nicht mehr einfach mit Excel-Tabellen zu bewältigen.

Schließlich sind alle Teilnehmenden anzuschreiben und einzuladen. Die Planer müssen dann die Zu- und Absagen sammeln, auswerten, geeignete Termine festlegen, die Anzahl der Teilnehmenden pro Kurs prüfen, vor den Trainings Erinnerungen kommunizieren, bei Bedarf Kurstermine verschieben, mit kurzfristigen Absagen rechnen und einigem mehr. Für viele Verantwortliche ein Aufwand ohne Ende - der wiederum die Frage aufwirft: Geht das Trainingsmanagement nicht schneller und pragmatischer?

Der Alltag in vorausschauenden Unternehmen zeigt: Es ist möglich. Und zwar dann, wenn diese Aufgabe auf jeden einzelnen Mitarbeitenden verlagert wird. Eine Möglichkeit zur Umsetzung ist in diesem Fall eine praktisch nutzbare App. Mit dieser können Mitarbeitende per Self-Service ihre Anmeldungen und Terminwünsche verwalten, der Planer behält den Überblick.

Die Personalleiterin will schon eine Anfrage an die IT-Abteilung zur Entwicklung einer solchen App starten – befürchtet jedoch Verzögerungen. Die IT-Verantwortlichen werden sie berechtigterweise zuerst fragen: „Welche Funktionen soll die App haben? Wie soll sie aussehen? Wer soll welche Zugriffsrechte besitzen? Wie sieht es mit Datenschutz und Sicherheit aus? Auf welcher Plattform soll sie laufen? Mit welchen Programmen soll sie interagieren? Haben wir nicht schon Lösungen dafür? Warum geht das nicht mit einer standardisierten App? Bis alle Fragen beantwortet, bearbeitet, iterativ in einer App umgesetzt sind und diese freigegeben ist, können Monate ins Land ziehen. Diese Zeit hat aktuell niemand.

Microsoft Power Platform und Teams als praktische Alternative

Doch es gibt eine schnelle, praktische Lösung, mit der Trainingsplaner ihre Anforderungen jetzt erfüllen können. Low-Code-Plattformen ermöglichen die Entwicklung von kleineren Anwendungen mit Hilfe visueller und grafischer Funktionen anstelle von herkömmlichen textbasierten Programmiertechniken.

Damit funktioniert die Erstellung neuer Apps deutlich einfacher und innerhalb weniger Tage. Zudem ist nicht mehr unbedingt ein IT-Experte oder eine IT-Expertin nötig, um eine App zu entwickeln. Auch qualifizierte Mitarbeitende aus dem Fachbereich können sich eine Anwendung aus Mustervorlagen selbst zusammenklicken und diese anpassen. Diese Art des Citizen Development kann Industrieunternehmen künftig einen Effizienzvorsprung verschaffen. Zudem treibt eine solche digitale Lösung die Verzahnung verschiedener Abteilungen im Unternehmen voran.

Ein Beispiel für eine geeignete Low-Code-Plattform ist die Microsoft Power Platform, die sich auch in Microsoft Teams integrieren lässt. Im Zuge der Corona-Pandemie haben bereits viele Fertigungsunternehmen Microsoft Teams eingeführt. In den Lizenzen für Microsoft Office 365 und Teams ist auch Power Platform mit seinen Bestandteilen Power Apps, Power BI, Power Automate und Power Virtual Agents enthalten.

Use Case: Trainingsprogramm

Zurück zum Anwendungsfall. Eine Lösung zur effizienten Verwaltung von Schulungen für Frontline Worker kann etwa folgendermaßen aussehen: Die Personalchefin erhält eine Übersicht über aktuelle Trainings mit Thema, Datum und Dozent. Über ihren Zugang zur App bearbeitet sie alle Daten und Dokumente. So kann sie neue Termine einstellen, Dozenten hinzufügen und entfernen sowie den Trainern Unterlagen bereitstellen. Diese „Trainings-Management-Komponente“ kann in Power App oder auch rein in Share Point abgebildet werden.

Nutzer hingegen verwenden eine Power App. Auf der Eingangsseite sehen sie „Trainingskatalog“ oder „Meine Trainings“. Im Katalog können sie aktuelle Trainings prüfen und Details zu den einzelnen Schulungen einsehen. Automatisch wird der eigene Kalender auf Verfügbarkeit geprüft. Mit einem Klick können sich die Nutzerinnen und Nutzer dann für ein Training anmelden. Ist der Kurs bereits belegt, lassen sie sich auf eine Warteliste setzen. Über eine erfolgreiche Anmeldung, das Nachrücken aus der Warteliste oder eine Verschiebung des Termins werden sie automatisch per E-Mail informiert.

In der Übersicht „Meine Trainings“ erscheint ebenfalls diese Buchung. Hier könnte das Training bei Bedarf wieder selbstständig storniert werden. Darüber hinaus sind in der App Details wie möglicherweise hinterlegte Trainingsdokumente einsehbar. Außerdem erhalten die Nutzer automatisiert eine Terminerinnerung sowie eine Übersicht über alle anstehenden und bereits absolvierten Trainings.

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Während oder nach der Schulung können die Trainer den Mitarbeitenden direkt in der App die Teilnahme am Kurs – digital oder auch physisch per Unterschrift – bestätigen. Nach den Schulungen speichern die Dozenten die im Kurs erarbeiteten Materialien und Informationen in Share Point und verlinken sie in der App. Die Managerinnen und Manager können anschließend über Analysen feststellen, wie viele Teilnehmende pro Kurs anwesend waren, welche Mitarbeitenden an welchen Kursen teilgenommen haben und in welchen Abteilungen noch Schulungsbedarf besteht. Im Abgleich mit Anfragen-Clustern beim IT-Service-Desk zu Problemen mit Office 365 können hier dedizierte Schulungsmaßnahmen abgeleitet und kurzfristig angeboten werden.

Der Vorteil der Low-Code-Plattform liegt auf der Hand: Der Koordinierungs-Aufwand für die Personalleiterin reduziert sich um 90 Prozent, da die Planung an die Beteiligten abgegeben wird. Zudem verbessert sich die Kommunikation, da automatisiert Erinnerungen, Protokolle oder Teilnahmebestätigungen versendet werden.

Alles in allem wird deutlich: Eine solche App spart deutlich Zeit und Aufwand beim Trainingsmanagement. So haben Verantwortliche die notwendigen Informationen auf einen Blick parat und vermeiden eine E-Mail-Flut bei der Anmeldung. Ist die Schulung einmal angelegt, erfolgen Teilnehmer-Management und Auswertungen mit Hilfe weniger Klicks weitgehend automatisch. So lässt sich beispielsweise nachvollziehen, in welcher Abteilung wie viele Trainings durchgeführt wurden und wo noch Schulungsbedarf besteht. Die Personalchefin kann auch Änderungen wie die Terminverschiebung eines Kurses allen Betroffenen zentral über die App per E-Mail mitteilen. In weiteren Schritten lässt sich eine solche App auf effiziente Weise anpassen: Dazu gehören Funktionen wie die Bewertung des Trainings sowie Feedback und Wünsche für weitere Schulungen.

Weitere Einsatzbeispiele für Low-Code-Lösungen

Low-Code-Lösungen unterstützen die Digitalisierung der Industrieprozesse durch effiziente Management-Tools im gesamten Unternehmen. Gerade sogenannte Frontline Worker haben Nachholbedarf bei digitalen Prozessen. So zeigt die aktuelle Deutsche Social Collaboration Studie, dass der Reifegrad von Mitarbeitenden in der Produktion oder im direkten Kundenkontakt mit 3,77 deutlich hinter den Information Workern zurückbleibt (4,20). Im Vergleich zum Vorjahr reduzierte sich die Lücke zumindest von 20 auf 11 Prozent. Dabei sind Frontline Worker mit hohem Social-Collaboration-Reifegrad um insgesamt 42 Prozent effizienter als mit niedrigem Reifegrad. Um die Vorteile der Digitalisierung noch stärker zu nutzen, sind entsprechende Geräte, Anwendungen und Schulungen nötig.

Trainingsmanagement ist nur ein Beispiel für die Einsatzmöglichkeiten solcher „selbst gebauter“ Apps. Weitere Anwendungsszenarien sind das Onboarding von neuen Kolleginnen und Kollegen und das Management von freien Mitarbeitern oder Werkstudenten. Im Bereich IT- und Arbeitssicherheit gibt es nicht nur Schulungsbedarf, sondern auch Vorgaben wie Security-Tests, deren Management und Dokumentation sich über solche Apps abwickeln lässt.

Auch in der Produktion sind Low-Code-Lösungen gut denkbar: Fertigungsunternehmen können beispielsweise effizienter ihren Maschinenpark inventarisieren und verwalten oder die Schichteinteilung optimieren. Vertragsmanagement, Qualitätsmanagement und Qualitätsprüfung von Prozessen in der Produktion sind weitere Szenarien. So lassen sich Audits vor Ort an der Anlage planen, durchführen und dokumentieren. Zudem können Apps das Nachverfolgen von Materialien im Produktionsprozess (Asset Tracking) bis zu einem bestimmten Grad erleichtern.

Ein weiteres Beispiel sind Post-Merger-Integrationen. Nach einer Fusion müssen verschiedene Teams und Systeme integriert werden. Über eine App lassen sich Statuserfassung, Bedarfsanalyse, Planung und Umsetzung durchführen. Außerdem können Mitarbeitende über anstehende Systemänderungen und Umstellungen informiert werden.

Mögliche Stolpersteine bei Low-Code-Lösungen

Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig. Allerdings ist ein richtiges Erwartungsmanagement bei allen Beteiligten und Verantwortlichen wichtig. Die Power Platform wird nicht alle Anforderungen erfüllen können. Sie spielt ihre Vorteile aber vor allem dann aus, wenn die Apps pragmatisch an die Gegebenheiten angepasst werden. Eine teurere Spezial-Software mit vielfältigen Funktionen kann sie jedoch nicht ablösen.

Deshalb müssen Unternehmen auf der Suche nach der richtigen App stets zu Beginn die Anforderungen der digitalen Lösung hinterfragen: Geht es um eine schnelle Lösung, so lassen sich zum Beispiel die oben genannten Funktionen für das Trainingsmanagment in einer Power App abbilden. Aber die Erstellung und Speicherung von Planungskomponenten – also etwa Daten, Agenda, Materialien und weiterführende Links für die Schulungen – sollte eher in Standardanwendungen wie Share Point erfolgen.

Überhaupt ist die Datenspeicherung ein wichtiges Thema. Share Point lässt sich als Datenbank kostenlos nutzen, doch nicht alle sensiblen oder personenbezogenen Informationen sollten darauf gespeichert werden. Auch die Performance ist hier zu berücksichtigen – bei mehr als 5.000 Datensätzen – insbesondere bei individuellen Berechtigungen – lohnt sich der Blick über Share Point hinaus. Andere Lösungen wie SQL, Azure oder Dataverse bieten einen stärker abgesicherten Zugriff, kosten aber pro User und Monat. Unternehmen sollten auch die Lizenzkosten für die Power Platform selbst im Auge behalten. Viele Konnektoren sind in der Office-365-Lizenz bereits inbegriffen. Wer jedoch Premium-Features benötigt, zahlt pro User 8 Euro pro Monat für zwei Apps. Für kleine Use-Cases geht der Business Case auf, doch wenn man die App an 30.000 Nutzer ausrollt, wird das Lizenzvolumen explodieren.

Zudem darf die IT nicht ganz außen vor bleiben. Die Fachabteilung entwickelt und testet die App zwar selbst und mit eigenen Mitteln – ohne Belastung der IT. Aber die Governance in Sachen Datenschutz, Sicherheit, Zugriffsrechte oder die Erlaubnis zur Integration mit anderen Systemen muss weiterhin bei der IT liegen. Denn diese Faktoren sind für den reibungslosen IT-Betrieb kritisch. Gleichzeitig kann die IT aber keinen Support für die von der Fachabteilung selbst erstellte App bieten. Getreu dem Motto „You build it, you own it“ liegt die Wartung, Skalierung und Aktualisierung der App sowie ihre technische Integration mit anderen Systemen in der Verantwortung der Fachabteilung. Doch dies ist nichts Neues: So stellt die IT zum Beispiel auch Excel „als Plattform“ bereit. Aber wenn der Fachbereich eine 80 MB große Tabelle mit 100 Verweisen und Pivot-Tabellen erstellt, liegt die Verantwortlichkeit für einen Systemabsturz nicht zwingend bei der IT.

Fazit

Im Zuge der Digitalisierung wächst auch in der Industrie der Bedarf an Weiterbildungen enorm. Mit Hilfe der Power Platform lassen sich dafür geeignete Management-Apps in wenigen Tagen erstellen und kurzfristig breit im Unternehmen einsetzen. Die Low-Code-Plattform eignet sich insbesondere für kleine, überschaubare Projekte, vor allem wenn sie im gesamten Unternehmen sowieso schon zur Verfügung steht und verwendet wird. Und so kann auch die Personalchefin das umfangreiche Trainingsprogramm zu Microsoft Teams neben ihren eigentlichen Tätigkeiten auf effiziente Weise organisieren.

(ID:47320781)

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