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 Alexandra Veh

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Enterprise Account Manager

Digitalisierung der Hochschule Intelligente Formulare erleichtern Hochschul-Mitarbeitern den Alltag

Autor / Redakteur: Alexandra Veh / Redaktion IoT

Die HTW Berlin zeigt exemplarisch, wie die Digitalisierung Einzug in die Hochschulen der Republik hält.

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Die Digitalisierung der Hochschule hat begonnen.
Die Digitalisierung der Hochschule hat begonnen.
(Pixabay / 1052023)

Als größte Berliner Hochschule für Angewandte Wissenschaften mit über 13.000 Studierenden und rund 570 Mitarbeitern vereint die HTW Berlin 70 Studienangebote in den Bereichen Technik, Informatik, Wirtschaft, Kultur und Gestaltung unter einem Dach. Das Fächerspektrum reicht von klassischen Disziplinen wie Maschinenbau, Informatik, Fahrzeugtechnik und Betriebswirtschaftslehre bis hin zu neuen Ausbildungsgängen wie Facility Management oder Game Design.

Digitalisierung der Hochschule hat begonnen

Formulare als Schnittstelle zu den Studierenden oder Mitarbeitern spielen in der Hochschule eine große Rolle. Sie werden oft dezentral in den Fachabteilungen erstellt, um bestimmte Verwaltungsaufgaben zu organisieren. In einem 2016 gestartet Projekt geht es aber zunächst einmal um hochschulweite Prozesse, die schrittweise auf elektronische Workflows umgestellt werden. Mit Hilfe von Adobe Experience Manager Forms lassen sich formularbasierte Workflows umsetzen, die von dem Campus-Management- oder ERP-System nicht abdeckt werden.

Ziel ist es dabei nicht, ineffiziente Geschäftsprozesse erträglicher zu machen, indem man sie ein bisschen automatisiert. Sondern erreicht werden soll eine grundlegende Optimierung der Abläufe. Denn die heutige Studentengeneration sind Digital Natives und erwarten jederzeit und über jedes Gerät Prozesse anstoßen zu können. Im ersten Schritt begann das Hochschulrechenzentrum mit dem Bereitstellen von dynamischen Formularen im PDF-Format.

Dabei wurde nach einer Lösung gesucht, bei der sich die eFormulare bereits während des Ausfüllens automatisch an die jeweiligen Erfordernisse bei der Eingabe anpassen. Etwa wenn sich beim Beantworten der ersten Fragen in einem Antrag für ein Urlaubssemester herausstellt, dass bestimmte Voraussetzungen nicht erfüllt sind, lässt sich dieses Formular gar nicht erst weiter ausfüllen und abschicken.

Formulare passen sich an das Endgerät an

Mittlerweile hat die HTW Berlin bereits einige solcher komplexen Workflows auf Basis adaptiver Formulare realisiert. Diese werden im Browser angezeigt und passen sich in der Darstellung automatisch an den Bildschirm des jeweiligen Endgeräts an. Egal ob Smartphone, Tablet und Desktop PC – der Server liefert das Formular in der optimalen Feldanordnung und Größe aus. Eine einheitliche Gestaltung im Corporate Design der Hochschule und eine Reihe von standardisierten Bedienfunktionen vereinfacht den Umgang mit dynamischen Formularen.

Bestimmte alltägliche Standardprozesse für die Studierenden oder Lehrenden werden weiterhin über das Campus-Management-System abgebildet. Etwa die Belegung von Lehrveranstaltungen oder die Verbuchung von Prüfungsergebnissen. Die neue Formular-Plattform unterstützt dagegen die Digitalisierung von Abläufen, die zum Teil Ad-hoc entstehen, zeitlich begrenzt sind oder von den anderen Systemen nicht berücksichtigt werden. Beispielsweise die Abrechnung von Lehraufträgen, die Bewerbung zum weiterbildenden Masterstudium oder die Vergabe des Deutschlandstipendiums. Denn in diesen Prozessen steckt ein enormes Potenzial zur Effizienzsteigerung.

Zum Beispiel bei der Abrechnung von Lehraufträgen. Dieser Prozess war in der Vergangenheit manuell, arbeitsintensiv und fehleranfällig. Heute erfolgt er über einen automatisierten Formularworkflow. Die geleisteten Stunden sowie die vereinbarten Stundensätze werden aus dem Verwaltungssystem gezogen und in das Abrechnungsformular gespeist. Der Lehrbeauftragte bekommt dieses bereits vorab befüllt und kann es im Rahmen seiner Rechte ergänzen, abändern und digital zurücksenden.

In Zukunft sollen die vielfältigen Möglichkeiten zum Erstellen von adaptiven Formularen noch stärker zum Einsatz kommen. Und auch das Thema „Digitale Signatur“ ist für die Hochschule wichtig: Denn eine verbindliche elektronische Unterschrift, nach der das Dokument nicht mehr manipuliert werden kann, ist gerade bei sensiblen Prüfungsunterlagen oder Zeugnissen von höchster Bedeutung.

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