New Work Homeoffice - Trend oder krisenbedingte Notwendigkeit?

Bricht das Internet zusammen? Diese Frage stellen sich jetzt viele. Denn der Trend zum Homeoffice hat sich im Zuge der Corona-Pandemie rasant beschleunigt. Damit steigt natürlich auch das Datenaufkommen, das über die Netzknoten läuft. Ob der Homeoffice-Trend aber von Dauer sein wird, ist eine andere Frage.

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Bricht das Web wegen Corona zusammen? Diese keineswegs nur rhetorische Frage stellt das Computermagazin PC-Welt und thematisiert damit treffend die Ängste vieler Menschen. Schließlich meldete der größte Internetknoten der Welt, der De-Cix in Frankfurt, am 18. März 2020 einen Anstieg des Datenverkehrs um zehn Prozent binnen einer Woche. Bereits in der Woche zuvor hatte der De-Cix einen neuen Weltrekord aufgestellt: Mit 9.1 Terabit wurden so viele Daten durchgeleitet, wie nie zuvor an einem Internetknoten.

Einer der Gründe für den erhöhten Traffic ist die Tatsache, dass immer mehr Menschen von zuhause aus arbeiten. Nach einer Blitzumfrage des Digitalverbands Bitkom haben viele Arbeitgeber auf die Corona-Pandemie reagiert und setzen verstärkt auf ortsunabhängiges Arbeiten.

Mit digitalen Technologien in den Kampf gegen das Virus

Bei jedem dritten Berufstätigen (33 Prozent) wurde erstmals Homeoffice eingeführt, bei 43 Prozent wurden bestehende Homeoffice-Regelungen durch den Arbeitgeber ausgeweitet. Bei 45 Prozent der Berufstätigen ersetzen Telefon- und Webkonferenzen Meetings mit persönlicher Anwesenheit.

Dabei sieht die Mehrheit der Bundesbürger digitale Technologien im Kampf gegen das Coronavirus als hilfreich an, so die Bitkom-Umfrage unter 1000 Bundesbürgern ab 16 Jahren. Zwei Drittel (65 Prozent) äußerten die Ansicht, dass digitale Technologien dabei helfen können, die Ausbreitung des Coronavirus zu verlangsamen, etwa durch Homeoffice.

Von den berufstätigen Befragten arbeitet mittlerweile jeder Zweite (49 Prozent) im Homeoffice. Für einige von Ihnen ist das völlig neu: 18 Prozent durften zuvor gar nicht im Homeoffice arbeiten und machen das jetzt zeitweise (15 Prozent) oder ganz (3 Prozent). Weitere 31 Prozent konnten bereits vorher im Homeoffice arbeiten und tun das jetzt häufiger (17 Prozent) oder ganz (14 Prozent). Dagegen geben 41 Prozent an, ihre Tätigkeit sei grundsätzlich nicht für Homeoffice geeignet.

Ähnliche Ergebnisse liefert eine vom eco-Verband beim Meinungsforschungsinstitut Civey in Auftrag gegebene Befragung. Eine große Mehrheit der rund 2500 befragten Angestellten aller Branchen befürwortet die Möglichkeit von zuhause aus zu arbeiten, sofern die Tätigkeit dies zulässt.

„Die Corona-Pandemie und die drastischen Beeinträchtigungen des öffentlichen Lebens erzwingen ein radikales Umdenken in der Kultur vieler Unternehmen. Noch stärker gefordert sind öffentliche Arbeitgeber, für die Homeoffice oft ein Fremdwort ist. Digitale Technologien sind der Schlüssel, um die Arbeitsfähigkeit von Wirtschaft und öffentlichen Einrichtungen wie Ämtern und Schulen auch in dieser außerordentlichen Krisensituation zu gewährleisten“, sagt Bitkom-Präsident Achim Berg. „Dass mobiles Arbeiten und mobiles Lernen zum Standard werden könnten, schien bislang undenkbar. Jetzt aber werden wie unter einem Brennglas die immensen Potenziale sichtbar, die digitale Technologien grundsätzlich bieten – im Kampf gegen das Virus wie auch in der Reduzierung des Berufsverkehrs und verkehrsbedingter Emissionen. Alle Unternehmen sind gefordert, Homeoffice für die dafür geeigneten Tätigkeiten einzuführen.“

Auch für eco-Geschäftsführer Alexander Rabe steht fest: „Technologie-Skepsis war gestern: Wir werden jetzt immer mehr konkrete Positivbeispiele für die Digitalisierung von Wirtschaft und Gesellschaft erleben. Es sind sehr konkrete Erfahrungen, wie eben die Möglichkeiten des Homeoffices in Zeiten der Krise, ermöglicht durch digitale Technologien und die flächendeckende Verfügbarkeit von leistungsfähigem Internet in Deutschland.“

Der kurzfristige Wechsel ins Homeoffice stellt viele Unternehmen jedoch vor Herausforderungen. „Ausgehen sollten Unternehmen von der Frage, was sie mit einer virtuellen Arbeitsumgebung erreichen möchten“, empfiehlt Jens Weller, Geschäftsführer der toplink GmbH: „Es gibt Lösungen, die schnell zur Verfügung stehen und mit denen Firmen, die plötzlich viele Mitarbeiter im Homeoffice haben, handlungsfähig bleiben. Führungskräfte sollten sich jedoch auch in der Krise die Zeit nehmen, grundsätzlich zu denken um langfristige Verbesserungen fürs eigene Unternehmen zu schaffen.“

VPN oder ELLY ist hier die Frage

Vom beschleunigten Trend zum Homeoffice profitiert natürlich auch die ITK-Branche selbst. Die Anzahl der Nutzer von VPN-Technologie (VPN = Virtual Private Network), die es erlaubt, sich über einen sicheren Internet-Tunnel in die Systeme des Arbeitgebers einzuloggen, nimmt zu. Schließlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Datenschutzgesetze einzuhalten. Er muss sicherstellen, dass der Mitarbeiter von zu Hause aus Zugriff auf alle relevanten Daten hat, dass diese Daten aber vor Diebstahl geschützt sind.

Die Konfiguration eines VPN, das die obigen Standards erfüllt, ist komplex und zeitaufwendig. Deshalb hat das Freisinger IT-Startup Uniki GmbH eine Private Cloud namens ELLY ersonnen, über die alle Mitarbeiter verschlüsselt über eine eigene Webadresse auf den Server im Unternehmen zugreifen können.

Das System stellt Cloud-Anwendungen bereit und verschlüsselt dabei automatisch die Nutzerdaten. Jegliche Informationen bleiben selbst für den Hersteller verborgen. Selbst versehentlich überschriebene Daten sind für die “Zeitmaschine“ kein Problem. Der Cloud Server mache Unternehmen auch ohne externe Hilfe und IT Kenntnisse innerhalb weniger Minuten bereit für den Homeoffice-Betrieb.

Sichere Team-Tools zur ortsunabhängigen Zusammenarbeit

Um die Kommunikation im Team zu fördern, selbst wenn jeder Mitarbeiter im Homeoffice arbeitet, gibt es verschiedene Tools, die über eine verschlüsselte Datenübertragung genutzt werden können. Über die Benutzeroberfläche von ELLY können Unternehmen ganz einfach verschiedene Cloud-Anwendungen installieren.

Mit Seafile können Dateien verwaltet, synchronisiert und geteilt werden. Außerdem haben Mitarbeiter, mit Hilfe von Kopano, jederzeit Zugriff auf ihre E-Mails. Um Videokonferenzen zu ermöglichen, wurde das Tool RocketChat integriert. Weitere Tools zur ortsunabhängigen Zusammenarbeit im Team sind Wekan als Applikation für das Projektmanagement und ein eigenes Social Network für Abstimmungen und vieles mehr.

ELLY ermöglicht auch die Installation von ERP- und CRM-System sowie allen Software-Lösungen auf Open-Source-Basis. Über die Benutzerverwaltung können Zugänge und Zugriffsrechte eingerichtet werden – ganz im Sinne der Datenschutzgrundverordnung. Anders als bei gängigen Datenspeicher-Plattformen wie Dropbox, Google Drive und Co. werden die Daten nicht weitergegeben, sondern verschlüsselt auf dem eigenen Server gespeichert.

Die besten Büroarbeitsplätze werden gesucht

Wären die aktuellen Umstände nicht so dramatisch, könnte man über den Aufruf des Industrieverbands Büro und Arbeitswelt (IBA), der vor einigen Tagen in unserer Mailbox landete, sogar schmunzeln. Zum dritten Mal sind Europas größte Arbeitgeber-Bewertungsplattform kununu und der Industrieverband Büro und Arbeitswelt e.V. (IBA) auf der Suche nach den besten Büroarbeitsplätzen Deutschlands, Österreichs und der Schweiz.

Damit keine Missverständnisse aufkommen: Beim „Best Workplace Award 2020“ geht es ums klassische Büro und dessen Gestaltung - um "Old Work" sozusagen - und nicht um das im Moment angesagte New-Work-Büro in den eigenen vier Wänden!

In einer sich wandelnden Arbeitsumgebung, in der vermehrt auf Agilität, eigenverantwortliches Arbeiten und flache Hierarchien gesetzt wird, bekomme das Büro eine neue, identitätsstiftende Rolle, ist man beim IBA überzeugt. „In einer digitalisierten Arbeitswelt muss der Arbeitsplatz erweiterten Anforderungen gerecht werden – er kann Mitarbeitern Sinn und Werte vermitteln und sogar zum Träger der Unternehmenskultur werden“, betont der IBA-Vorsitzende Hendrik Hund in diesem Zusammenhang.

Und so stehen jene Aspekte der Arbeitsplatzgestaltung, die dafür besonders wichtig sind, im Fokus der Online-Befragung. Neben Funktionalität und Design können die Arbeitnehmer Faktoren wie Akustik, Licht und Gesundheitsbeitrag ihres Büroarbeitsplatzes bewerten. Basierend auf den Ergebnissen wird der Award, wie auch in den Vorjahren, in drei Kategorien – kleine Unternehmen (bis 49 Mitarbeiter), mittelgroße Unternehmen (50 bis 249 Mitarbeiter) und große Unternehmen (mehr als 250 Mitarbeiter) – verliehen.

Preisüberreichung auf der Orgatec 2020

Die Übergabe findet dieses Jahr im Rahmen der Orgatec, der Leitmesse für moderne Arbeitswelten in Köln, statt. Unter dem Motto „Variety of Work“ werden vom 27. bis 31. Oktober 2020 innovative Konzepte für die Zusammenarbeit im Büro der Gegenwart und Zukunft präsentiert und diskutiert.

Ach ja: Mitmachen kann man natürlich auch vom Homeoffice aus. Bis zum 30. April 2020 können Büromitarbeiter nicht nur ihren eigenen Arbeitgeber, sondern im Rahmen einer Sonderbefragung auch ihre Arbeitsplätze detailliert bewerten. Für alle, die Sehnsucht nach ihrem schönen Officeumfeld im Betrieb haben oder auch nicht (weil es nicht schön ist) hier der Link zur kununu-Umfrage.

Die Frage, welche Gestaltungsaspekte besonders stark zum Wohlbefinden der Mitarbeiter am Arbeitsplatz beitragen, beschäftigte kununu und den IBA schon in den beiden vergangenen Jahren. Im Rahmen der Best Workplace Awards 2019 bewerteten zuletzt rund 16.000 Arbeitnehmer über 9.000 Unternehmen. Die Ergebnisse gaben wichtige Hinweise darauf, wie sich attraktive Büroumgebungen realisieren lassen.

Auch im "Old-Work"-Büro arbeiten Individuen

Das österreichische BMD Systemhaus, der Gewinner in der Kategorie große Unternehmen 2019, hatte beispielsweise die individuellen Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter bei der Gestaltung der Arbeitsplätze in den Vordergrund gestellt. So wurden die unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Abteilungen, zum Beispiel in puncto Akustik, berücksichtigt und individuell angepasst.

Auch der Dating-App-Anbieter Lovoo, erstplatzierter Arbeitgeber in der Kategorie mittelgroße Unternehmen, punktete durch hohe Individualisierung basierend auf dem Feedback der Angestellten. Aufgrund einer besonders familiären und kommunikativen Arbeitsumgebung konnte sich die Schweizerische Vermögensverwaltung Diem Client Partner AG den Award für kleine Unternehmen sichern, auch hier stand das Wohlbefinden der Mitarbeiter bei der Bürogestaltung an erster Stelle.

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