Business Continuity Gut und krisenfest ins „New Normal“

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Die IT ist das Rückgrat der Business Continuity. Das hat sich wohl nie stärker gezeigt als in den vergangenen drei Monaten, seit Unternehmen von jetzt auf gleich auf Remote-Arbeit umstellen und ihre Geschäftsprozesse sichern mussten. Jetzt ist Zeit für eine erste Bestandsaufnahme.

Die Corona-Pandemie hat die Businesswelt gründlich auf den Kopf gestellt. Von jetzt auf gleich mussten Unternehmen ihre Mitarbeiter, wo möglich, in die Remote-Arbeit schicken, um sie vor Ansteckung zu schützen. Gleichzeitig galt es, weiterhin einen funktionierenden Betrieb zu gewährleisten.

Dabei zeigte sich schnell, dass eine der Hauptlasten auf den IT-Verantwortlichen ruhte. Sie sorgten innerhalb kürzester Zeit dafür, dass die Belegschaft mit der nötigen Hardware und gesicherten Zugängen zum Firmennetzwerk ausgestattet wurde. Server- und Netzwerk-Kapazitäten wurden erweitert sowie geeignete Conferencing- und Kollaborationstools für die reibungslose Zusammenarbeit bereitgestellt. Gleichzeitig mussten sie abwägen, welche Prozesse wirklich systemkritisch oder zeitweise verzichtbar waren.

Entscheidungen beschleunigen

Bei all dem zeigte sich schnell: Wenn es sein muss, dann wird vieles möglich, was vorher als schwierig oder langwierig galt. So zwang die Corona-Krise Unternehmen, Beschlüsse massiv zu beschleunigen und Entscheidungsketten zu verkürzen, um arbeitsfähig zu bleiben. Warum war es vorher eigentlich immer so umständlich, möchte man im Nachhinein fragen. So gehören kurze Entscheidungswege zu den Dingen, die auch nach der Corona-Pandemie beibehalten und ins „New Normal“ mitgenommen werden sollten.

Die IT dauerhaft robust machen

Die erste Welle der Pandemie scheint langsam abzuebben. Jetzt geht es darum, die vollzogenen Veränderungen und notwendigen IT-Entscheidungen zu reflektieren und, wo nötig, nochmal anzupassen. Hinzu kommen neue Fragestellungen: Ist mein Supply-Netzwerk noch intakt, müssen Systeme für eventuell wiederkehrende Krisensituationen angepasst werden? Haben die Server-Kapazitäten und die Netzwerkkomponenten ausgereicht, war die Performance unter den veränderten Gegebenheiten weiterhin in Ordnung? Wenn sich beispielsweise Hunderte oder gar Tausende Mitarbeiter gleichzeitig per VPN-Verbindung in das Firmennetzwerk einloggen, kann die Leistungsfähigkeit schnell an ihre Grenzen stoßen.

Sicherheit als ganzheitliches Konzept

Auch Sicherheitsfragen stehen weiterhin im Fokus und sollten umfassend beantwortet werden. Zum einen ist eine stabile Technologie wichtig, mit leistungsstarken Kommunikationsmitteln, robusten Conferencing-Lösungen oder der sicheren Verschlüsselung sensibler Daten. Auch muss schnell evaluiert werden, ob die Krise neue IT- oder Business-Risiken geschaffen hat – beim hastigen Einrichten vieler Remote-Arbeitsplätze etwa. Das ist in Branchen mit strengen Sicherheitsanforderungen, wie zum Beispiel im Bankensektor, ein zentrales Thema.

Hier ist ausschlaggebend, dass die Remote-Prozesse nicht nur in technischer, sondern auch in regulatorischer und Compliance-Hinsicht besonders hohen Anforderungen genügen. Um geschäftsfähig zu bleiben, mussten etwa bisher größtenteils papierbasierte Vorgänge, wie zum Beispiel die Beantragung von Krediten oder Fördermitteln, möglichst zügig und sicher digitalisiert werden. Der Griff in den Aktenschrank war nicht mehr möglich. Außerdem birgt die Remote-Arbeit ganz neue Risiken für Mitarbeiter, die im Homeoffice auf sich allein gestellt und auf Schulungen oder Support der IT angewiesen sind, um beispielsweise richtig auf Phishing-Attacken zu reagieren.

Unternehmen müssen zudem entscheiden, wie es mit langfristig geplanten, schon vor der Corona-Krise angestoßenen IT-Projekten weitergehen soll. Vieles wurde während des Lockdowns gestoppt. Jetzt muss es darum gehen, die Prioritäten neu zu setzen und Notwendiges von Zweitrangigem zu trennen.

Business Continuity: den Notfall trainieren

Als ebenso wichtig haben sich regelmäßige Notfalltests für die Business Continuity erwiesen. Sie zeigen auf, an welcher Stelle Unternehmen nachjustieren müssen, um den Betrieb auch im Ernstfall bestmöglich aufrechtzuerhalten. Die letzten drei Monate haben verdeutlicht, dass klassische punktuelle Krisenszenarien wie der Brand im Serverraum oder ein simulierter Flugzeugabsturz auf den Firmenhauptsitz noch nicht ausreichen.

Stattdessen sind Unternehmen gut beraten, regelmäßig graduelle Krisenszenarien bis hin zum kompletten Lockdown zu üben und konkrete technische und prozessuale Strukturen für den Weiterbetrieb zu schaffen. Wichtig ist auch die klare Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten bei den Mitarbeitern sowie genau abgestimmte Vertretungsregelungen. Denn eins hat die gegenwärtige Situation nochmal offengelegt: Wer frühzeitig in Digitalisierung und Virtualisierung investierte und seine Prozesse ordentlich definierte, steht jetzt in der akuten Krise deutlich besser da.

Die Krise als Chance begreifen

Viele Unternehmen haben pragmatisch und richtig reagiert und sind so vergleichsweise gut mit einem blauen Auge durch den Lockdown gekommen. Jetzt ist es an der Zeit, sich einerseits auf die Normalisierung, andererseits auf die Möglichkeit einer zweiten Welle vorzubereiten. Auch wenn es nicht dazu kommt, müssen sich Unternehmen weiter intensiv mit umfassender Krisenbewältigung beschäftigen – und gleichzeitig das „New Normal“ einleiten, das künftig alle Arbeits- und Lebensbereiche betreffen wird, über alle Branchen und Unternehmensgrößen hinweg.

Denn das ist das positive Zwischenfazit der vergangenen Monate: Sie haben offengelegt, wo Schwachstellen sitzen, und bei der Akzeptanz von neuen Arbeitsweisen und Homeoffice wie ein Beschleuniger gewirkt. Auch haben viele Unternehmen nun die Erfahrung gemacht, dass Themen wie Digitalisierung, Cloud-Strategien oder Regularien keine notwendigen Übel sind, sondern im Ernstfall zu echten Benefits werden. So sind sie für die nächste Bewährungsprobe gut gewappnet.

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