Fünf Kriterien für einen sicheren Datenraum:

1. Ende-zu-Ende verschlüsselte Datenübertragung
Personenbezogene Daten sind durch die EU-DSGVO gesetzlich geschützt. Bei sensiblen Dateien, beispielsweise Finanzplänen, Patenten, Verträgen oder technischen Zeichnungen greift dagegen kaum ein gesetzlicher Mindestschutz. Trotzdem können geschäftskritische Informationen für Unternehmen überlebenswichtig sein und sollten strikt geheim gehalten werden. Offengelegte Informationen bringen ernste Konsequenzen mit sich, angefangen vom Betriebsstillstand, über Rufschädigung bis hin zu drastischen finanziellen Einbußen.
Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Content-Collaboration-Plattform werden die Dateien in einem virtuellen Datenraum vollständig Ende-zu-Ende-verschlüsselt übertragen und abgelegt. Da sie an einem komplett separaten, durch Kontrollen gesicherten Ort gespeichert sind, ist es für Cyberkriminelle so gut wie unmöglich, unberechtigt auf Daten zuzugreifen und diese zu kompromittieren. Ein vorgeschalteter Virenscanner kann zusätzliche Sicherheit bieten.
2. Flexible, feingranulare Rechtevergabe
Nur ein klar definierter Empfängerkreis darf zu einem virtuellen Datenraum Zugang erhalten. Jeder Projektbeteiligte sollte dabei – ganz im Sinne des Zero-Trust-Ansatzes - ausschließlich die Zugriffsrechte erhalten, die er oder sie für die jeweilige Rolle benötigt. Externe Partner können etwa nur Leserechte bekommen und Daten herunterladen. Mitarbeitende dagegen dürfen hinzufügen, löschen oder im größeren Rahmen Daten verwalten. Die Rechte können für den gesamten Datenraum vergeben werden oder nur für Teilbereiche, wie einzelne Dokumente.
Über Aktivitätsprotokolle behalten Admins dabei stets die genaue und transparente Übersicht über alle Prozesse im Datenraum. Sie können beispielsweise nachverfolgen, wer Dokumente angezeigt, heruntergeladen oder bearbeitet hat. Auf diese Weise ist es möglich, die Datenspuren präzise nachzuvollziehen und die Datensouveränität innerhalb des Unternehmens zu stärken.
3. Zwei-Faktor-Authentifizierung
Ein zweistufiges Authentifizierungssystem ist eine effektive zusätzliche Sicherheitsmaßnahme, um unberechtigte Zugriffe zu verhindern. Für die Authentifizierung müssen sich Nutzende am System neben ihren Zugangsdaten mittels eines zusätzlichen Faktors ausweisen - beispielsweise durch spezielle Sicherheitstoken oder das Smartphone. Auf diese Weise erhalten Unbefugte keinen Zutritt zum Datenraum. Auch dann nicht, wenn Passwörter in falsche Hände gelangen sollten.
4. Ortsunabhängiger Zugriff
Mitarbeitende und Projektteilnehmende können auf virtuelle Datenräume ortsunabhängig zugreifen. Egal, ob vom Laptop zuhause oder vom Smartphone unterwegs, die sichere Aufbewahrung und Weitergabe vertraulicher Geschäftsinformationen ist dabei in keinem Moment gefährdet. Die Dateien werden in nahezu unbegrenzter Größe verschlüsselt abgelegt und für ausgewählte Kollegen, Partner oder Kunden freigegeben. International operierende Unternehmen können virtuelle Datenräume dafür nutzen, sensible oder zeitkritische Informationen einer großen Zahl von Projektbeteiligten über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg zum Lesen und Bearbeiten zur Verfügung zu stellen.
5. Sicherer Betrieb in der Cloud
Vieles spricht dafür, virtuelle Datenräume in einer Cloud zu betreiben, liegt doch der Sicherheitsstandard von Cloud-Providern in der Regel höher als bei firmeneigenen Servern. Der Datenraum-Anbietende ist dafür verantwortlich, Backups zu warten und zu erstellen. Deshalb werden Updates und neue Features automatisch eingespielt, meist über Nacht, um unnötige Ausfallzeiten zu vermeiden. Damit sind die Systeme immer auf dem neuesten Stand und mögliche Schwachstellen werden effizient geschlossen. Außerdem gehören professionelle, hochsichere Rechenzentren sowie die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben wie der DSGVO hier zum Standard.