Expertenbeitrag

 Michael Finkler

Michael Finkler

Business Development / Mitglied der Konzerngeschäftsleitung, proALPHA Software GmbH

Intelligente Datenverwaltung Flexible Anwendungen rund ums ERP benötigen eine hohe Datenqualität

Von Michael Finkler

Wollen Unternehmen wichtige Entscheidungen auf Basis von vollständigen und konsistenten Datensätzen fällen, müssen die zugrundeliegenden Daten einiges können. Warum Unternehmen für ein effektives ERP-System in intelligentes Datenmanagement investieren sollten.

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Je höher die Anforderungen, desto komplexer werden die Anwendungen zur datenbasierten Entscheidungsfindung und monolithische ERP-Systeme müssen zunehmend flexibleren Architekturen weichen.
Je höher die Anforderungen, desto komplexer werden die Anwendungen zur datenbasierten Entscheidungsfindung und monolithische ERP-Systeme müssen zunehmend flexibleren Architekturen weichen.
(Bild: gemeinfrei / Unsplash)

Die digitale Reife von Unternehmen steigt und stellt zunehmend höhere Ansprüche an Softwarelösungen zur Steuerung interner Prozesse – auch in der Fertigungswirtschaft. Dabei werden dort bestehende Prozesse nicht nur digital umgestellt, sondern es erfolgt ein Re-Engineering firmeninterner Produktions- und Arbeitsabläufe. In der Folge werden monolithische Lösungen für das Enterprise Resource Planning (ERP), die zuvor alle Unternehmensprozesse aus einer Hand abdeckten, von flexiblen Architekturen abgelöst. Zunehmend kommen hochkomplexe Spezialanwendungen zum Tragen, beispielsweise im Controlling.

Das ist einerseits gut, denn diese spielen in den spezifischen Aufgabenfeldern ihre Stärken aus. Doch andererseits steigen so die Anforderungen an die Business-Software. Denn die Spezialanwendungen müssen zuverlässig an den bestehenden Kern, das ERP-System, angebunden werden. Ist diese Verzahnung mangelhaft, ergeben sich Probleme für die geschäftlichen Entscheidungen.

Unternehmen müssen daher ihre Business-Software anpassen. Viele satteln auf eine Mischung aus Best-of-Breed- und Best-of-Suite-Ansätzen um und nutzen einen Enterprise Service Bus, der das ERP durch Schnittstellen mit den Spezialanwendungen verbindet. Einige Hersteller gehen noch einen Schritt weiter und bieten eine produktorientierte Nähe von ERP und Spezialanwendung. In unserem Fall erfolgt das über Partnerschaften und Übernahmen.

Die Vorteile zeigt etwa das Zusammenspiel mit Corporate Planning, deren modulare Softwarelösung für einheitliches Controlling die Unternehmenssteuerung ergänzt. Gerade in der Finanzplanung ist eine zuverlässige Verzahnung mit dem ERP entscheidend.
Durch diese komplexe Architektur ergibt sich jedoch auch eine große Herausforderung für Unternehmen: die Notwendigkeit absoluter Datenqualität. Sind diese Daten fehlerhaft oder unvollständig, kann sich das negativ auf das Projektcontrolling auswirken. Fallen unternehmerische Entscheidungen auf Basis fehlerhafter Finanzanalysen, beeinträchtigt das wiederum die Chancen für eine erfolgreiche Projektumsetzung.

Die Corporate-Planning-Software importiert die relevanten Informationen, die für eine akkurate Unternehmensplanung, für Simulationen oder Abweichungsanalysen nötig sind, aus dem vorgelagerten ERP-System. Die intelligenten Schnittstellen liefern alle relevanten Informationen und stellen diese in geeigneter Struktur für Simulationen, Planungen und Analysen bereit. Änderungen von Werten in angebundenen Systemen werden automatisch berücksichtigt und stellen so die Aktualität der verfügbaren Daten sicher.

Intelligentes Datenmanagement ermöglicht fundierte Entscheidungen

Fundierte Entscheidungen brauchen eine umfassende Datenbasis. Daher ist intelligentes Datenmanagement für die moderne Unternehmenssteuerung unverzichtbar. Die Lösungen von Corporate Planning laufen auf einer einheitlichen technologischen Plattform. Innerhalb des Systems ist jede Information als sogenannter Single Point of Truth nur einmal vorhanden und zu jeder Zeit abrufbar. Ein Drilldown ermöglicht den direkten Zugriff auf die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung, auf einzelne Buchungen und die dazugehörigen Belege aus dem Dokumentenmanagementsystem. So behalten Verantwortliche die Herkunft der Daten stets im Blick. Eine zuverlässige Anbindung an alle gängigen Vorsysteme und ein automatisierter, fehlerfreier Datenimport durch vordefinierte Schnittstellen wird gewährleistet, damit das Controlling stets mit aktuellen Daten arbeitet.

Doch nicht nur die Aktualität spielt eine wichtige Rolle, wenn es um hochwertige Daten geht. Auch ihre Konsistenz und Vollständigkeit sind für ein effektives Controlling von zentraler Bedeutung. Daten müssen einzigartig sein, dürfen sich nicht widersprechen und müssen systemübergreifend durchgängig zur Verfügung stehen. Nur so ist sichergestellt, dass Unternehmen stets mit aktuellen, vollständigen und konsistenten Datensätzen arbeiten und bei ihren Entscheidungen von maximaler Transparenz profitieren.

Integrierte, automatisierte Datenqualitätsprüfung spart Zeit

Um all diese Punkte dauerhaft und sicher zu gewährleisten, empfiehlt sich ein maschinelles 24/7-Datenqualitätsmanagement. Dieses erfolgt auf Basis eines bedarfsgerechten Regelwerks und ist individuell auf die Unternehmen zugeschnitten. Fehleranalyse sowie Reporting sind in moderner ERP- sowie Controlling-Software bereits enthalten: Sie erkennen Fehler und weisen Mitarbeitende umgehend daraufhin, beispielsweise durch eine Fehlermeldung oder eine Verweigerung der Eingabe. Anschließend wird ein Report erstellt und an den zuständigen Fachbereich weitergeleitet. So können Fehler direkt und zielgerichtet, ohne großen administrativen Aufwand, behoben werden. Das Datenmonitoring dokumentiert die Verbesserungen und ermöglicht so ein Controlling eingeleiteter Maßnahmen im Zeitablauf.

Regelwerke, auf denen das automatisierte Qualitätsmanagement basiert, sind heutzutage skalier- und damit flexibel einsetzbar. Allerdings müssen Unternehmen sicherstellen, dass sich Regeländerungen nicht widersprechen oder an anderer Stelle zu Problemen führen. Kurzum: Ohne eine gesicherte Data Governance nimmt das ERP-System Fehlinformationen auf und gibt es an das Controlling weiter, was zu ungesicherten, finanziellen Entscheidungen führen kann. Integrierte Prüfsoftware, ein sogenannter Data Quality Manager, verhindert das.

Langfristiges Reporting sichert Datenqualität

Regelmäßige Dokumentationen und Prüfungen der Maßnahmen sichern auf lange Sicht die Datenqualität. Das Reporting regelmäßiger Analyseläufe darf sich aber nicht nur darauf beschränken, einzelne Fehler aufzuzeigen, sondern soll festhalten, wo ein Projekt steht und was bereits erreicht wurde. Diese Zustandsberichte gehen durch die Verzahnung der Architektur vom Kern, dem ERP-System, an die Spezialanwendung wie das Controlling – und zeigen so Fachabteilungen sowie dem Management, dass sich Datenbereinigung lohnt und die Bemühungen nachhaltig Früchte tragen.

Viele Unternehmen sind sich bereits bewusst, wie wertvoll eine umfassende Datenbasis ist. Transparenz, Qualität und die effiziente Bereitstellung aktueller und hochwertiger Informationen ermöglichen rasche, fundierte Entscheidungen und eine präzise Finanz- und Ressourcenplanung innerhalb verzahnter Business-Anwendungen.

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