Softwareeinsatz in KMU

Excel bleibt des Mittelständlers Liebling

| Autor / Redakteur: Ines Bahr / Jürgen Schreier

Arbeiten mit ITK-Technologie und Software ist heute weitgehend Standard in den Unternehmen.
Arbeiten mit ITK-Technologie und Software ist heute weitgehend Standard in den Unternehmen. (Bild: gemeinfrei / CC PIXABAY NaN)

Schreibmaschinen oder Kontobücher gehören im deutschen Mittelstand weitgehend der Vergangenheit an. Fast alle KMU nutzen heute ITK und Software - überwiegend Office, SAP, die Adobe Cloud, Skype sowie die Angebote der Datev. Favorit ist dabei Excel. Gegen die Cloud und SaaS gibt es hingegen noch Vorbehalte. Das zeigt eine Nutzerstudie von Capterra.

Die Digitalisierung hat als wesentlicher Bestandteil de Alltagslebens auch eine digitale Transformation der Geschäftswelt angestoßen: Sie hilft, Prozesse zu automatisieren, erleichtert den Datenaustausch und das Datenmanagement. Unternehmen profitieren von Zeiteinsparungen und Rentabilitätssteigerungen.

Insbesondere für Kundenbeziehungen ist die Digitalisierung von entscheidender Bedeutung. Das Nutzen verschiedener digitaler Kanäle führt zu einer erhöhten Sichtbarkeit und verbesserten Interaktionen mit Kunden. Schließlich müssen Kunden dort angesprochen werden, wo sie sich auch bewegen – und da stehen digitale Kanäle ganz weit vorn.

Software besser nutzen

Die Vorteile der Digitalisierung sind den meisten Unternehmen bekannt, doch bei der Umsetzung stoßen sie häufig auf Probleme. Digitalisierung setzt den Einsatz von Software voraus, doch im Mittelpunkt des digitalisierten Unternehmens steht die Fähigkeit, sich mit Kunden und Partnern internetbasiert vernetzen zu können. Digitalisierung ist also nicht nur der simple Einsatz von Software im Unternehmen, sondern stellt die Art und Weise dar, wie Unternehmen ihre Stakeholder auf der Basis digitaler Kanäle integrieren.

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Kommentar

Digitalisierung, Industrie 4.0 und was kommt dann?

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So würden 35 % der deutschen Mitarbeiter ihr Unternehmen nicht bzw. nicht wirklich als digitalisiert bezeichnen. Ganze 56 % wünschen sich, dass ihr Unternehmen die Vorteile von Software besser nutzt und technologisch fortgeschrittener ist.

Capterra, führende Online-Ressource für Business-Software-Käufer, wollte mehr über die Digitalisierungstrends in deutschen KMU wissen: In welchen Bereichen werden die meisten Technologien eingesetzt und welche Softwareanwendungen sind in Deutschland am beliebtesten? Trägt die Digitalisierung von KMU dazu bei, die Arbeitsbedingungen wirklich zu verbessern und würden Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz als digitalisiertes Unternehmen bezeichnen? So viele Fragen, auf die wir mit unserer Studie zur Digitalisierung von KMU in Deutschland Antworten geben wollen.

Highlights der Studie

  • 63 % der Deutschen geben an, keine Smartphone-Apps für die Arbeit zu nutzen.
  • WhatsApp ist trotz Datensicherheitsbedenken die meist verwendete Smartphone-App in deutschen KMU.
  • Office, SAP, Adobe Cloud, Skype und Datev sind die meistgenutzten Softwareanwendungen in deutschen KMU.
  • Die meistgenutzten Softwareanwendungen sind aus den Bereichen Datenspeicherung und -übertragung, Kundenmanagement, Projektmanagement und Personalmanagement.

Deutschland setzt nicht auf die Cloud

Fast alle Unternehmen in Deutschland arbeiten mit Software: Lediglich 7 % der Mitarbeiter geben an, keine Software zu nutzen. Dabei wird Cloud-Software jedoch immer noch verhältnismäßig seltener genutzt.

Auf die Cloud alleine setzte die wenigsten deutschen KMU.
Auf die Cloud alleine setzte die wenigsten deutschen KMU. (Bild: Capterra)

64 % der Deutschen arbeiten mit installierter Software oder einem Mix zwischen installierter und cloudbasierter Software. 24 % der Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern eine unternehmensinterne Software bereit, die entweder alleine oder in Kombination mit anderen Softwareprogrammen genutzt wird. Der Anteil der Unternehmen, die lediglich mit Cloud-Software arbeiten, ist sehr gering. Deutsche KMU investieren weniger in entscheidende Cloud-Technologien als andere europäische Länder. Dadurch lassen sie sich entscheidende Wettbewerbsvorteile entgehen. Die Ergebnisse der Umfrage zur Nutzung von Cloud-Services im Mittelstand der Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin und der forcont business technology GmbH zeigen, dass Datensicherheitsbedenken zu 88 % als Grund für die Zurückhaltung bei Cloud-Software genannt werden.

Cloud-Anwendungen bieten leistungsstarke IT-Kapazitäten zu geringeren Kosten pro Nutzer. Unternehmen verringern damit deutlich die Risiken, die durch Kapitalbedarf, Implementierung, Betrieb und Wartung entstehen. Sie sind ortsunabhängig und machen Arbeitsmodelle wie Remote-Teams und das Arbeiten mit eigenen Geräten möglich. Weiterhin ist es wichtig zu bedenken, dass viele Digitalisierungstrends wie beispielsweise künstliche Intelligenz die Nutzung von Cloud Software voraussetzen. Die Cloud ist die Zukunft und bietet viele Vorteile für kleine und mittelständische Unternehmen. Diese verfügen häufig nicht über eine IT-Abteilung und es mangelt an dem benötigten Fachpersonal und -wissen für die Softwareauswahl und Implementierung. SaaS-Produkte bieten vorgefertigte Strukturen und Prozesse in der Software an, die KMU verwenden können.

Die wichtigsten Faktoren: Kunden, Projekte und Personal

Neben der Datenspeicherung und -übertragung wird Software in deutschen Unternehmen hauptsächlich für Kundenmanagement, Projektmanagement und Personalmanagement eingesetzt. Diese Bereiche sind erfolgsentscheidend für jedes Unternehmen.

Eine wichtige Aufgabe, für die in deustchen KMU Software eingesetzt wird, ist das Kundenmanagement.
Eine wichtige Aufgabe, für die in deustchen KMU Software eingesetzt wird, ist das Kundenmanagement. (Bild: Capterra)

Durch den Einsatz einer CRM-Software kann das Kundenmanagement zeitsparender ablaufen und deutlich in der Qualität verbessert werden. Ein CRM-System fördert die Kundenzufriedenheit und Kundentreue, wodurch der Umsatz und die Rentabilität optimiert werden. Die Verwendung von Projektmanagement-Software ermöglicht eine bessere Transparenz und Übersicht über ein Projekt. Projektrisiken werden durch die Software schnell erkannt und dargestellt, was die Gefahr von Fehlschlägen in Projekten verringert. Der Projektverlauf wird effizienter gestaltet und die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team verbessert.

Durch den Fachkräftemangel und die Schwierigkeit, geeignete Talente für das Unternehmen zu finden, wird Veränderung in Unternehmen notwendig. Unternehmen, die nicht digitalisiert sind, sind vor allem für junge Arbeitskräfte wenig interessant. Ebenfalls können junge Talente ohne eine digitalisierte Personalabteilung und den Einsatz von HR-Software schwierig entdeckt werden. Auch hier gilt: Bewerber müssen dort angesprochen werden, wo sie sich bewegen, und das ist digital.

Knapp 50 % der Mitarbeiter geben an auf die im Unternehmen verwendete Software geschult worden zu sein. 26 % wurden geschult, empfanden das Training jedoch nicht als ausreichend und 25 % erhielten keinerlei Schulung auf die eingesetzte Anwendung.

Excel immer noch Software Nr. 1 in Deutschland

Wir wollten wissen, welche konkreten Softwareanwendungen in deutschen KMU genutzt werden. Die Mitarbeiter wurden aufgefordert, ihre bei der Arbeit verwendeten Softwareprogramme zu nennen. Die Auswertung der Ergebnisse zeigt, dass Office der klare Spitzenreiter ist, gefolgt von SAP, Adobe, Skype und Datev.

Office und SAP sind die Softwarefavoriten deutscher KMU.
Office und SAP sind die Softwarefavoriten deutscher KMU. (Bild: Capterra)

Kaum ein Anbieter ist in Deutschland bekannter für Buchhaltungssoftware als Datev. Die meisten Steuerberater in Deutschland nutzen die Software. Der Hauptvorteil von Datev ist seine Kompatibilität: Die meisten deutschen Buchhaltungsprogramme weisen eine Schnittstelle zu Datev auf. Datev bietet verschiedene Software-Versionen an und ist mit Lösungen für Einsteiger bis zu Großunternehmen vertreten, wobei die Software jedoch am besten für größere Unternehmen geeignet ist. Für kleine Unternehmen gibt es einige Buchhaltungslösungen, die speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten und leichter zu bedienen sind, wie z. B. Papierkram, fastbill, lexoffice, sevdesk, Monkey Office, WISO und mehr.

Es ist kein Wunder, dass Skype zu den meistgenutzten Softwareanwendungen in Deutschland gehört. Skype ist das marktführende Webkonferenztool und macht Video- und Sprachanrufe, Chats sowie Bildschirmübertragung möglich. Die Standardversion ist für Unternehmen mit bis zu 20 Mitarbeitern geeignet, für größere Unternehmen bietet Microsoft Skype for Business an, das Livekonferenzen für bis zu 10.000 Teilnehmern ermöglicht. Der Hauptvorteil der Software sind die kostenlosen Videoanrufe unter Skype-Nutzern und die Möglichkeit, günstig direkt auf einem Mobiltelefon oder aufs Festnetz anzurufen. Abstürze und das Einfrieren des Bildschirms bei einer nicht sehr guten Internetverbindung werden von Nutzern stark bemängelt.

Adobe Creative belegt den dritten Platz der meistgenutzen Softwareanwendungen in deutschen KMU. Anwender geben an, Photoshop, Illustrator, InDesign, AfterEffects und Lightroom zu nutzen, wobei Photoshop die eindeutige Mehrheit ausmacht. Adobe Photoshop ist im Bereich der Bildbearbeitung das bekannteste und weitverbreitetste Tool. Angesichts Usability und Funktionen können Konkurrenten nur schwer mithalten. Photoshop hat jedoch eine Schwäche – den Preis. Für Unternehmen, die lediglich einfache Grafiken erstellen wollen, reicht häufig ein kostenloses Bildbearbeitungsprogramm aus. Auf dem Markt gibt es einige kostenlose Alternativen zu Photoshop wie Gimp, Krita oder Pixlr.

SAP deckt ERP, CRM und HR-Management mit verschiedenen Lösungen an

Der Software-Riese SAP bietet eine Vielzahl an verschiedenen Lösungen an. Der Softwareanbieter deckt Unternehmensbereiche wie ERP, CRM und Personalverwaltung mit verschiedenen Lösungen für unterschiedliche Unternehmensgrößen ab. SAP ist als Unternehmenslösung auf so einigen Computern im deutschen Mittelstand installiert und erfreut sich trotz starrer Benutzeroberfläche an großer Beliebtheit. Dass zwei von den fünf beliebtesten Softwareanbietern aus Deutschland stammen, will kein Zufall sein.

Neben Vorteilen bezüglich Sprache, Währung, lokaler Kundensupport und vor Ort Schulungen ist Software aus Deutschland insbesondere seit dem Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 beliebt. Datenschutz spielt seit dem noch eine wichtigere Rolle. Ebenso sind Softwarehersteller aus Deutschland näher am deutschen Rechtssystem und integrieren länderspezifische Normen wie Arbeits- und Steuergesetze in ihre Anwendung.

In deutschen Unternehmen wird sehr häufig noch mit Word und Excel gearbeitet. Mittlerweile gibt es viele Softwareprogramme, die Excel-Tabellen ersetzen und den Zeitaufwand durch Automatisierung deutlich verringern können. Unsere Nutzerstudien zum Einsatz von Projektmanagement- und Kundenverwaltungs-Software zeigen, dass in diesen Bereichen noch oft mit Excel gearbeitet wird, anstatt deutlich effizienter und zeitsparender mit einem automatisierenden Tool zu arbeiten. Doch vor allem für die Datenanalyse, -aufbereitung und -visualisierung wird Excel in Unternehmen noch verwendet. Es wird Zeit, Excel als Werkzeug für die Datenanalyse endlich auszusortieren.

KMU setzten wenig Smartphone-Apps ein

Weiterhin wollten wir wissen, ob deutsche KMU Smartphone-Apps für ihre Arbeit nutzen. 63 % der Mitarbeiter geben an, keine App für die Arbeit zu nutzen. Dagegen arbeiten 15 % mit einer App und 22 % geben an, 1 bis 5 Apps für die Arbeit zu benötigen. Die geringe App-Nutzung in Deutschland verwundert. Digitalisierungstrends wie mobiles Arbeiten scheinen in Deutschland nur zu einem geringen Grad angekommen zu sein. Die 37 % der App-Nutzer wurden im Folgenden aufgefordert, ihre verwendeten Tools zu nennen.

Die führende App im Business-Einsatz ist WhatsApp - ungeachtet der vielen Datenschutzprobleme.
Die führende App im Business-Einsatz ist WhatsApp - ungeachtet der vielen Datenschutzprobleme. (Bild: Capterra)

Es verwundert nicht, dass Outlook und Office es auf Platz 2 und 3 der meistgenutzten Smartphone-Apps schaffen. E-Mails von unterwegs aus lesen und Dokumente auf dem Smartphone öffnen gehört zum Alltag eines jeden Mitarbeiters. Ebenso sind Facebook und Instagram Apps, die in fast jedem Unternehmen für Marketing und PR genutzt werden. Social Media Marketing ist kein neuer Digitalisierungstrend, gewinnt jedoch trotzdem von Jahr zu Jahr an Bedeutung. Die meisten Kunden nutzen WhatsApp, Facebook und Instagram aktiv und genau dort können sie auch am besten erreicht werden. Kein Unternehmen kann sich mehr erlauben, keinen Social Media-Account zu pflegen. Die Online-Präsenz von Unternehmen entscheidet über Kauf oder Besuch.

WhatsApp erfreut sich nicht nur im Privatleben der Deutschen hoher Beliebtheit, sondern wird auch am häufigsten als Smartphone-App bei der Arbeit genutzt. Der Messenger-Dienst kann zur internen Unternehmenskommunikation verwendet werden, um mit Teammitgliedern verknüpft zu bleiben. Weiterhin dient WhatsApp insbesondere vielen kleinen Unternehmen als Mittel der externen Kommunikation mit Kunden und als Marketinginstrument. Um Kleinunternehmen besser bei der Kommunikation zu unterstützen, durch Funktionen zum Automatisieren, Ordnen und schnellen Beantworten von Nachrichten, wurde WhatsApp Business entwickelt. Kunden müssen auf den Kanälen erreicht werden, auf denen sie sich auch befinden. Keiner möchte mehr beim Friseur anrufen, um einen Termin zu vereinbaren. Viel lieber möchten die Kunden schnell eine WhatsApp-Nachricht verschicken und eine Terminbestätigung erhalten.

WhatsApp und DSGVO: geht das zusammen?

Unternehmen müssen jedoch seit Inkrafttreten der DSGVO vorsichtig mit WhatsApp sein. Als Teil von Facebook steht WhatsApp nicht gerade für einen sicheren Umgang mit Daten. Der Unternehmenssitz liegt in den USA und Datenspeicherung und -verarbeitung unterliegen daher nicht dem deutschen bzw. europäischen Recht. Für Werbezwecke können Unternehmen WhatsApp nutzen, nachdem sie die Erlaubnis der App eingeholt haben.

Das Problem ist jedoch, dass WhatsApp auf das Adressbuch in Smartphones zugreift. Somit werden auch Telefonnummern von Kontakten weitergegeben, die den Dienst gar nicht nutzen. Dies verstößt gegen den Datenschutz. Entweder müssen alle Kontakte im Adressbuch dem zugestimmt haben oder Unternehmen verhindern durch einen sogenannten „Exchange-Container“, dass WhatsApp die Kontaktdaten synchronisiert, und fügen die Kontakte manuell in die App ein.

Es ist interessant zu sehen, dass Cloud Software in Deutschland häufig auf Grund von Datenschutzbedenken vermieden wird, Mitarbeiter jedoch WhatsApp als meist genutzte Smartphone-App für die Arbeit einsetzen.

Software ist die Antwort

Die Mehrheit der Befragten empfindet den Software-Einsatz als Erleichterung für die tägliche Arbeit.
Die Mehrheit der Befragten empfindet den Software-Einsatz als Erleichterung für die tägliche Arbeit. (Bild: Capterra)

96 % der Mitarbeiter geben an, dass sie Software bei ihrer Arbeit unterstützt. Für 62 % der Mitarbeiter verbessern Softwareanwendungen die tägliche Arbeit sehr. Diese Zahlen sprechen mehr als deutlich für die Vorteile von Software.

Wunsch vieler Mitarbeiter: Schluss mit Excel, hoch in die Cloud

Wir wollten weiterhin wissen, ob Mitarbeiter ihr Unternehmen als digitalisiert und neuen Technologien gegenüber aufgeschlossen bezeichnen würden. 35 % der befragten Mitarbeiter würden ihr Unternehmen nicht oder nicht wirklich als digitalisiert bezeichnen und 56 % wünschen sich, dass ihr Unternehmen die Vorteile von Software besser nutzt und technologisch fortgeschrittener ist. Was bedeuten diese Ergebnisse für deutsche Unternehmen?

Digitalisierungstrends: Schluss mit Excel, integrierte Digitalisierung und hoch in die Cloud

Excel ist keine Software für Teams und für eine gelungene Zusammenarbeit, Excel stellt keine Nachvollziehbarkeit her und Standardisierung und Typisierung sind mit dem Tool problematisch. Es ist an der Zeit, Excel in deutschen Unternehmen auszusortieren und durch Business Intelligence Software zu ersetzen.

Neben den vielfältigen Vorteilen, die Cloud-Software bietet, setzen Digitalisierungstrends wie Business Intelligence oder Artificial Intelligence den Einsatz von Cloud-Technologien voraus. Für deutsche Unternehmen ist es an der Zeit, in die Cloud aufzusteigen, um keine Trends zu verpassen und keine Wettbewerbsvorteile einzubüßen.

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Mit dem Siegeszug von Cloud-Technologien wird Unternehmenssoftware nicht nur einfacher, sondern vor allem günstiger und damit für kleine und mittelständische Unternehmen zugänglich. Das trifft auch für Business Intelligence-Anwendungen zu. In den letzten Jahren haben sich einige cloudbasierte Business Intelligence-Anwendungen am Markt etabliert, die KMU eine effiziente und kostengünstige Datenanalyse ermöglichen.

Digitalisierung ist viel mehr als Softwareeinsatz

Unternehmen sollten jedoch beim Einsatz verschiedener Softwareanwendungen immer beachten: Digitalisierung heißt nicht, einfach verschiedene Tools im Unternehmen einzusetzen. Digitalisierung heißt, Prozesse zu identifizieren, die durch digitale Technologien verbessert und automatisiert werden können und Kunden bedürfnisorientiert auf digitalen Kanälen zu bedienen. Digitalisierung bedeutet, verschiedene Stakeholder durch Software in unternehmensinterne Prozesse einzubinden, um besser und effizienter arbeiten zu können. Wollen Unternehmen die digitale Transformation erfolgreich angehen, sollten sie angesichts ihrer hohen Bedeutung zumindest die Geschäftsbereiche CRM, HR, Projektmanagement und ERP mit Software abdecken.

Zum Schluss sollten Unternehmen nicht vergessen, ihre Mitarbeiter zur Genüge auf verwendete Softwareanwendungen zu schulen. Der Erfolg einer Software steht und fällt mit der Akzeptanz durch die Mitarbeiter.

Ines Bahr ist International Content Analyst und schreibt Artikel für den Capterra Blog (Gartner Digital Markets) und diverse Magazine.

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