Basics Was ist ein ERP-System?

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Ein ERP-System ist eng mit der Digitalisierung von Unternehmensprozessen verbunden. Wir erklären, was sich hinter dem Begriff verbirgt, zeigen den Nutzen für verschiedene Unternehmensbereiche und wie man ERP-Lösungen betreiben kann.

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning. Ein ERP-System ist folglich Software zur Unternehmensressourcenplanung beziehungsweise zur Organisation und Steuerung verschiedener Geschäftsprozesse.

ERP-Systeme unterstützen in Zeiten der voranschreitenden Vernetzung über das Internet of Things (IoT) dabei die Arbeit im Finanzbereich und der Personalverwaltung ebenso wie die Verwaltung von Lieferketten und Fertigung. Das ist jedoch noch nicht alles. Was kann Software zum Enterprise Resource Planning noch und welchen Mehrwert bringt ein ERP-System?

Welchen Nutzen hat ein ERP-System?

Je mehr Daten in einem Unternehmen entstehen und je komplexer die Geschäftsprozesse oder das einzelne Project Management werden, desto hilfreicher ist es, deren Bearbeitung mittels geeigneter ERP Software zu zentralisieren. Ein ERP-System ermöglicht die Zusammenfassung und Verwaltung einer hohen Anzahl an geschäftlichen Daten und Prozessen in einer einzigen Datenbank.

Steigende Bedeutung kommt hier auch der sogenannten Real Time Data, also Echtzeitdaten, zu. Waren ERP-Systeme in der Vergangenheit oft monolithische Softwarepakete, die solitär liefen und nicht mit anderen Systemen kommunizierten, versprechen viele ERP-Anbieter mittlerweile das Gegenteil. Fast sämtliche Prozesse, die in einem Unternehmen anfallen, wollen leistungsfähige Systeme auf einer Plattform bündeln und die interprozessuale Kommunikation ermöglichen.

Zu den Unternehmensbereichen, die von zeitgemäßen Lösungen für das Enterprise Resource Planning abgedeckt werden, gehören unter anderem:

• Einkauf

• Produktion

• Human Resources

• Verkauf und Marketing

• Materialwirtschaft

• Controlling und Buchhaltung

Auf die Relevanz für die die einzelnen Bereiche gehen wir an späterer Stelle tiefer ein.

Ein zentraler positiver Aspekt, der nicht zuletzt durch die Digitalisierung stetig an Bedeutung gewinnt, ist die Interoperabilität. So kann ein modernes ERP-System nicht nur in einem Betrieb genutzt, sondern mit den ERP-Systemen an anderen Produktions- oder Unternehmensstandorten verbunden werden. Das ermöglicht eine zentrale und effiziente Verwaltung der verschiedenen Ressourcen.

Zu besseren bildlichen Vorstellung nutzen ERP-Fachleute gerne den Vergleich mit der Kommandobrücke eines großen Schiffs. In einem solchen stehen den steuernden Personen nicht nur lückenlos alle Informationen über Betriebsprozesse und Ressourcen zur Verfügung, sie können auf diese auch korrigierend einwirken. Auf das Unternehmensmanagement übertragen können die Kurs-Verantwortlichen so jederzeit überprüfen, ob die Organisation noch auf dem richtigen Weg ist und andernfalls das Ruder entsprechend rumreißen.

Zu den Vorteilen eines nahtlos funktionierenden ERP-Systems gehört auch ein optimiertes Prozessdenken innerhalb der Belegschaft. Interne Barrieren, die die Zusammenarbeit hemmen können, werden so reduziert und die effektive Kollaboration über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg gefördert. Hieraus ergeben sich wiederum Vorteile wie die Reduktion von Durchlaufzeiten, ein optimierter Informationsfluss – auch über Abteilungs- und Werksgrenzen hinweg – sowie eine hierauf basierende Verbesserung der Zusammenarbeit multipler Fachbereiche. Da moderne ERP Software so auch Redundanzen und Inkonsistenzen reduziert oder ganz vermeidet, steigert sich zusätzlich die Datenqualität und der Automatisierungsgrad wächst.

Neben Vorteilen drohen aber auch Nachteile bei der Einführung eines ERP-Systems. Diese entstehen jedoch vor allem dann, wenn der Rollout überhastet und ohne durchdachten Plan bezüglich der benötigten Anforderungen erfolgt. So kann es zu hohen Kosten bei der Einführung kommen an deren Ende nicht nur eine Herstellerabhängigkeit, sondern auch ein hoher Aufwand für die Integration von Fremdsystemen stehen kann.

Auch besteht die Gefahr von demotivierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, wenn die gewählte Software in ihrer Bedienung zu kompliziert ist. Ein passendes ERP-Angebot muss außerdem nicht zwangsläufig dem Prinzip „Alles oder nichts“ folgen. Viele ERP-Anbieter haben einzelne Module im Portfolio, die anforderungsspezifisch auch separat verfügbar sind.

Aus diesem Grund empfiehlt sich ein genauer Blick auf die einzelnen Anbieter und deren Angebote, bevor sich Unternehmensverantwortliche für ein ERP-System entscheiden. Eine impulsive Wahl, möglicherweise von der Angst zu spät dran zu sein getrieben, entsteht im Zweifelsfalle mehr Schaden als bei gründlichem, gegebenenfalls etwas längerem Abwägen und Vergleichen. Um dahingehend eine sinnvolle Entscheidung treffen zu können, ist es jedoch auch wichtig zu wissen, welche Geschäftsbereiche das ERP-System abdecken kann.

experte Intelligente Datenverwaltung

Flexible Anwendungen rund ums ERP benötigen eine hohe Datenqualität

Welche Unternehmensbereiche bildet das ERP-System ab?

Da die natürlichen Grenzen, die exemplarisch unter anderem zwischen Logistik und Controlling existierten, vom softwarebasierten Enterprise Resource Planning aufgeweicht werden, können alle Abteilungen auf eine identische Datenbasis zugreifen. Betrachtet man die einzelnen Unternehmensbereiche näher, kann man zwischen fachbereichsbezogenen Prozessen und Querschnittsaufgaben unterscheiden.

Zu ersterem gehören beispielsweise die Produktion sowie die Bedarfsbestimmung und Materialwirtschaft. Auch der Vertrieb beziehungsweise das Marketing und mit ihnen das CRM, also das Customer Relationship Management sowie die Stammdatenverwaltung fallen in diese Gruppe. Ergänzt wird sie vom Geschäftsfeld Forschung und Entwicklung.

Zu den Querschnittsfunktionen rechnet man außerdem die Bereiche Controlling und Finanzen. Auch die Personalwesen zählt hierzu.

Auf die einzelnen Gebiete gehen wir in der Folge nun näher ein.

Produktion:
Da die meisten produzierten Güter mehr als einen Bestandteil haben und diese einzelnen Komponenten in der Regel nach einer festen Folge beziehungsweise Methodik benötigt werden, ist deren Vollständigkeit für die Produktionsplanung ebenso wichtig wie ihr lückenloser Nachschub. Ein ERP-System stellt hierfür nicht nur die gemeinsame Datenbasis bereit, sondern fungiert auch als die eine zentrale Schnittstelle zu anderen angrenzenden Bereichen. Da eine entsprechende Software die Mehrfachspeicherung von produktrelevanten Stücklistendaten verhindert, kann man ineffiziente Inkonsistenzen verhindern.

Bedarfsbestimmung und Materialwirtschaft:
Dem Feld der Bedarfsbestimmung kommt innerhalb Produktionsplanung eine besondere Rolle zu. Schließlich sorgt sie für stets ausreichenden Nachschub an Rohstoffen und Halbfabrikaten, sodass die Produktion flüssig laufen kann. Da diese Vorprodukte zumeist aber nur in größerer Stückzahl erworben werden können, gilt es hier einen bestmöglichen Kompromiss zwischen Logistik und Lagerhaltung auf der einen und den damit verbundenen Kosten auf der anderen Seite zu finden.

Die Materialwirtschaft widmet sich der Planung, Verwaltung und Steuerung aller Materialbewegungen – sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens. Im Kontext eines effizienten Supply Chain Managements gilt es Güter nicht nur zu beschaffen und zu lagern, sondern sie zusätzlich so zu disponieren, dass sie zum richtigen Zeitpunkt in benötigter Quantität und Qualität am richtigen Ort vorhanden sind.

Hocheffiziente Just-in-Time-Konzepte, die teils nahezu ohne jedwede Lagerhaltung auskommen, wären ohne entsprechende ERP-Systeme nicht möglich.

ERP geschickt einsetzen

Geschäftsprozesse in Produktion und Logistik digitalisieren

Vertrieb und Marketing:
Hinter einem erfolgreichen Vertrieb steht nicht selten ein starkes Marketing, indem es Zielgruppen und deren Wünsche untersucht und diese Informationen als Grundlage für erfolgversprechende Werbemaßnahmen heranzieht. Ein wichtiges Ziel ist in diesem Kontext stets die Kundenbindung.

Auf technischer Seite unterstützen hier CRM-Tools, also Software für das Customer Relationship Management. Existierten solche Lösungen früher vorwiegend solitär, sind sie heute immer häufiger Bestandteil eines ERP-Systems. Auf dieser Grundlage können sich Mitarbeitende im Vertrieb Auftragsdaten ansehen und sich so über die Kundenbeziehungen informiert halten.

Stammdatenverwaltung:
Eng hiermit verbunden und eine der zentralen Aufgaben eines ERP-Systems ist das Stammdatenmanagement. Hier spielt es seine Stärken aus, wenn es um die Konsistenz dieser erfolgskritischen Informationen geht.

Verwalten beispielsweise Vertrieb, Marketing oder Auftragsabwicklung, auch Order Management genannt, identische Kundendaten mitunter in unterschiedlichen Systemen und produzieren so Redundanzen im Informationsbestand, kommt es schnell zu Unklarheiten über die Aktualität von Datensätzen. Ein Datenabgleich wird aufgrund der stetig wachsenden Inkonsistenzen im Datenberg zunehmend komplexer. Erfolgt die Datenverwaltung hingegen zentral über ein ERP-System, reduziert das nicht nur Kosten durch entfallende Mehrfacheingaben, sondern steigert vor allem auch die Datenqualität.

Forschung und Entwicklung:
Will ein Unternehmen den sich verändernden Kundenbedürfnissen gerecht werden, muss es mit entsprechenden neuen Angeboten reagieren können. Hierzu betreiben viele Firmen eigene Forschungs- und Entwicklungsabteilungen. Auch diesem Geschäftsbereich stellt ein ERP-System ebenfalls die solide Basis seiner zentralen Datenverwaltung zur Verfügung.

Controlling und Finanzen:
Auch bei den Steuerungs- und Koordinationsaufgaben im Umfeld der Unternehmensfinanzen kann ein ERP-System wertvolle Dienste leisten. Pflegt ein Unternehmen diese Daten über eine solche zentrale Schnittstelle, kann es von einer intelligenten Budgetverwaltung sowie optimierten Finanzströmen profitieren.

Personalwesen:
Da auch in der Personalverwaltung eine große Menge an Daten aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen und Abteilungen zusammenläuft, können ERP-Systeme auch hier einen Nutzen stiften. Aufgaben wie die Personalverwaltung, die Personalbedarfsplanung und das Recruiting, können auf dieser Datengrundlage transparent betrachtet und zielführend gesteuert werden.

Digitale Transformation

Cloud vs. On-Premises – Oracle stellt sechs Gründe für die Cloud vor

Wie kann man ein ERP-System betreiben?

Unternehmen können Lösungen für das Enterprise Resource Planning im Grunde auf drei verschiedenen Wegen nutzen. Man unterscheidet hierbei zwischen:

• 1. ERP-Systemen aus der Cloud

• 2. On-Premise-ERP-Systemen

• 3. hybriden ERP-Systemen

Cloud-ERP-System:
Ein sogenanntes cloud based ERP, also ein ERP-System, das in der Cloud und somit über das Internet betrieben wird, punktet neben dem Vorteil offensichtlicher Standortunabhängigkeit vor allem auch mit einem geringeren Integrationsaufwand.

Die ERP Implementation erfolgt durch einen Dienstleister. Zusätzlich profitieren Unternehmen bei einem Cloud-ERP von günstigeren Vorabkosten und einer bei Bedarf einfacheren Skalierbarkeit. Auch die Wartung beziehungsweise Aktualisierung und Absicherung der Software wird zumeist vom jeweiligen Anbieter übernommen. Diesen Service bucht man als Unternehmen als Abonnement, was den zusätzlichen Vorteil eines reduzierten Risikos mit sich bringt, da man ein solches Abo gegebenenfalls kündigen kann.

On-Prem-ERP-System:
ERP-Systeme, die On-Premise laufen, müssen normalerweise in lokalen Firmenrechenzentren installiert werden. Das erfolgt ebenso wie die Verwaltung der Software durch das eigene Personal vor Ort. Auch gilt es Sicherheitsupdates oder Funktionsaktualisierungen selbst vorzunehmen.

Hybrides ERP-System:
Eine hybride ERP-Lösung vereint beide Ansätze in sich. Zumeist funktioniert das so, dass ein paar der ERP-Funktionalitäten und der Daten, die diese benötigen, lokal abliegen. Ein anderer Teil der Software und Informationen ist wiederum über die Cloud zugänglich.

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