Intelligente Ausgabenanalyse Durch KI zur Strategie – wie Business Intelligence zum Erfolg führt

Ein Gastbeitrag von Pierre Queinnec*

Künstliche Intelligenz und Business Intelligence sind längst keine Fremdworte mehr. Dass beides miteinander verbunden zu ganz neuen Lösungen bekannter Probleme führt, ist vielen aber noch nicht bekannt. Doch was hat das Ganze mit Expense Management zu tun?

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Daten sind eine sichere Quelle für Business Intelligence Tools und geben den Unternehmen nützliche Einblicke in das Geschäft.
Daten sind eine sichere Quelle für Business Intelligence Tools und geben den Unternehmen nützliche Einblicke in das Geschäft.
(Bild: gemeinfrei / Pexels )

Wir befinden uns in einer datengetriebenen Revolution: Daten werden massenweise erzeugt, gespeichert und verarbeitet. Da die Relevanz von Business Intelligence linear zu der von Daten zunimmt, berücksichtigen Unternehmen Daten immer häufiger bei der Entscheidungsfindung und Abwicklung von Geschäftsprozessen.

Business Intelligence, auch BI genannt, beschreibt eine Reihe von Prozessen, Architekturen und Technologien, die Software und Dienste nutzen, um Daten in verwertbare Erkenntnisse umzuwandeln. Der Begriff bezieht sich häufig auch auf verschiedene Tools, die einen schnellen und einfachen Zugang zu Informationen über den aktuellen Zustand eines Unternehmens auf der Grundlage der verfügbaren Daten ermöglichen. Kurz gesagt: BI verwandelt Daten in wertvolle Informationen und bereitet sie visuell auf.

Woher kommen die Daten?

Daten werden immer und überall erhoben. So haben gerade Unternehmen mit vielen Anwendungen und Tools mehrere Datenquellen, auf die ein BI-Tool zugreifen kann. Eine der wichtigeren Datenquellen ist beispielsweise das interne Expense Management, welches weit mehr als Spesenabrechnungen umfasst. Zum Expense Management zählen nicht nur die von Mitarbeitern getätigten Ausgaben, sondern alle Geschäftsausgaben eines Unternehmens. Die daraus gewonnenen Daten spielen eine entscheidende Rolle bei allen darauffolgenden Entscheidungen. Sie sind eine sichere Quelle für Business Intelligence Tools und geben den Unternehmen nützliche Einblicke in das Geschäft. Zudem können BI-Tools Wettbewerbsvorteile erzeugen. Aber wie funktioniert so ein Tool im Kern?

In einem sogenannten Data Warehouse sammelt die BI alle Rohdaten. Die BI-Software ruft die Daten aus dem Warehouse ab und stellt dem Benutzer die Ergebnisse in Form von Berichten, Diagrammen und Karten zur Verfügung. Gleichzeitig kann das Data Warehouse auch eine analytische Funktion beinhalten, die mehrdimensionale Anfragen unterstützt. So kann ein Unternehmen beispielsweise eine Antwort auf spezifische Fragen wie „Bei welcher Kaffeekette trinken meine Consultants auf Geschäftsreise am häufigsten ihren Kaffee?” oder „In welchen Hotels übernachten meine reisenden Mitarbeiter am häufigsten?” erhalten. Solche Informationen könnten der Einkaufsabteilung ermöglichen, Mitarbeiterrabatte und Partnerschaften auszuhandeln, die zukünftige Geschäftsausgaben mindern.

Business Intelligence für Einsteiger

Das Ziel von BI ist es, Daten in verwertbare Auswertungen sowie vor allem in Visualisierungen zu verwandeln, die Entscheider schnell überblicken können. Einfach nur Daten zu besitzen reicht also nicht aus. Vielmehr geht es um Analyse, Visualisierung und Kontextualisierung, um den Unternehmen einen Mehrwert zu bieten. Unternehmen, die BI einführen möchten, sollten folgendes wissen:

BI-Tools dienen in erster Linie der Analyse und Berichterstattung. Sie können alle relevanten Daten aus verschiedenen Portalen wie ERPs, CRMs, Flat Files, Datenbanken oder APIs zusammenführen. Die gesammelten Rohdaten können analysiert und in sinnvolle, nützliche und umsetzbare Informationen umgewandelt werden. Mit den zur Verfügung gestellten Informationen und den umfangreichen Funktionalitäten können Unternehmen Berichte erstellen, anzeigen und ändern oder die Daten in Diagrammen und Grafiken ausgeben. Das funktioniert in Echtzeit, und zwar bis zu der Sekunde, in der der Vorgang im Unternehmen durchgeführt wurde. Das bedeutet Entscheider sind nicht nur gut informiert, sondern können – wenn nötig – auch schnell entscheiden. Um es noch einfacher zu machen, die richtigen Entscheidungen zu treffen, stellen BI-Lösungen Scorecards und Dashboards zur Verfügung. Solche Visualisierungen des Soll- und Ist-Zustands verschaffen schnell einen Überblick.

Ein Beispiel, das auf Daten aus dem Expense Management beruht: Der Controlling-Chef stellt fest, dass die Budgetauslastung durch Reiseaktivitäten und die zugeordneten Kosten deutliche regionale Unterschiede aufweisen. Durch eine von seinem Team durchgeführte Analyse kann er Abweichungen auf den Grund gehen und stellt dabei fest, dass es neben regional unterschiedlicher Aktivität auch Unterschiede im Hinblick auf Ausgabenpolitik und Reisegewohnheiten in verschiedenen Abteilungen und Ländern gibt. Dabei fällt in seinem Team bei Stichprobenkontrollen ebenfalls auf, dass es einige Abnormalitäten gibt, zum Beispiel Buchungen während Urlaubszeiten oder doppelte Quittungen bei verschiedenen Mitarbeitern. Dieser aufwendige Prozess lässt sich mit geeigneter Software größtenteils automatisieren. Damit erreichen Controlling-Teams eine erhebliche Zeitersparnis und können sich, anstelle auf manuelle Compliance-Überprüfungen, wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

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Business Intelligence für Fortgeschrittene

Einige Business Intelligence Tools bieten Unternehmen darüber hinaus erweiterte Analyse- und Visualisierungsfunktionen. Besonders im Finanzbereich spielt die Business Intelligence eine entscheidende Rolle. Hier geht es darum, Unternehmen dabei zu unterstützen, Trends zu überwachen und sich an unterschiedliche Marktbedingungen anzupassen. BI-Tools sind in den Finanzabteilungen heute unerlässlich. Sie können dem Finanzteam dabei helfen, besser einzuschätzen, welche Maßnahmen bereits funktionieren und wo es noch Nachholbedarf gibt. Gleichzeitig gibt die BI-Software auf Wunsch Warnmeldungen aus, überwacht KPIs und bietet dem Top-Management die wichtigsten Leistungsindikatoren des Unternehmens auf einen Blick.

KI-gesteuerte Business Intelligence erspart Unternehmen viele Ausgaben. Dadurch amortisiert sich nicht nur die Anschaffung der BI schnell. Die Ersparnisse über längere Zeiträume machen sich auch in den Jahresberichten bemerkbar. Im weiteren Verlauf führt der erzielte Gewinn zu Wettbewerbsvorteilen – zum Beispiel, indem die Unternehmen Business Intelligence für die Budgetierung, Planung und Prognosen nutzen.

* Pierre Queinnec ist CEO von Jenji.

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