IT-Infrastruktur Drei gute Gründe für eine IT-Architektur-Analyse

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„Es ist zwar ein bisschen umständlich, aber wir machen das schon immer so.“ Wer so über interne IT-Systeme spricht, steht womöglich vor einigen digitalen Herausforderungen. Mit einer frühzeitigen ganzheitlichen IT-Architektur-Analyse muss es aber gar nicht erst so weit kommen.

Wenn IT-Systeme über viele Jahre wachsen, ist häufig nicht mehr wirklich nachvollziehbar, wie genau Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe mit der eingesetzten Hard- und Software zusammenspielen und ob sie überhaupt noch zueinander passen. So wächst die Gewohnheit und das tatsächliche Verständnis der Anwendungen schrumpft. Dass das oftmals Ressourcen verschwendet, fällt meist erst auf, wenn Prozesse zu haken und zu stocken beginnen. Es lohnt sich daher, einmal einen Schritt zurückzugehen und einen ganzheitlichen Blick auf scheinbar gut funktionierende Systeme zu werfen, um mögliche Schwachstellen aufzudecken.

Die Gründe dafür sind vielfältig, doch auf drei Aspekte gilt es einen besonderen Fokus zu legen: Hierzu zählen natürlich Ressourceneinsparungen und Sicherheit, doch auch der viel zu oft vernachlässigte, aber äußerst wichtige Punkt der Zufriedenheit von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

Zeit nehmen, um Ressourcen zu sparen

Einmal die gesamte IT-Architektur auf den Kopf zu stellen, mag wie Zeitverschwendung wirken. Doch wie lange kann es gut gehen, immer wieder nur einzelne Aspekte einer Anwendung aufgrund von Einzelfallentscheidungen zu ändern oder sie an aktuell auftretende Gegebenheiten aus dem Tagesgeschäft anzupassen, ohne die Systeme in ihrer Gesamtheit zu betrachten und gegebenenfalls zu verändern? Das Prinzip „Viel hilft viel“ bringt hier wenig. Ist ein System erst einmal stark erweitert und modifiziert, aber gleichzeitig auch fest mit allen Arbeitsprozessen verwurzelt, ist es schwer, die IT-Landschaft in Bezug auf Strukturprobleme, Redundanzen und Optimierungspotenzial in nur kurzer Zeit zu analysieren. Eine Systemerneuerung scheint dabei in noch weiterer Ferne.

Doch wer sich hier nicht den Raum für eine detaillierte Architektur-Analyse schafft, leidet langfristig unter der Individualität und Komplexität der IT-Systeme. Sie erfordert in ihrer Administration einen hohen Kosten- und Zeitaufwand und wird immer unflexibler. Solch organisch gewachsene und dadurch unkoordiniert erweiterte Systeme sind zudem ab einem bestimmten Punkt nicht mehr vernünftig wartbar. Die Arbeit damit wird sowohl für alteingesessene als auch neu hinzugekommene Angestellte langwieriger und anstrengender, wenn die IT überdimensionale Lösungen und überflüssige Funktionen enthält. So stecken Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Ressourcen wie Zeit, Kreativität und Motivation in die Bewältigung der Anwendungen statt in die Erledigung der eigentlichen Aufgaben mithilfe ebendieser.

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Sicherheitslücken reduzieren

Ein solch komplexes, unübersichtliches und somit schwer wartbares System stellt über kurz oder lang eine Sicherheitslücke dar. Softwareentwicklungen und ihre Beschaffenheit sind aufgrund des fehlenden detaillierten Überblicks über die IT-Architektur nicht mehr gezielt steuerbar. Das erhöht das Risiko für Probleme bei Bereitstellung und Betrieb eines leistungsfähigen Systems.

Eine IT-Architektur-Analyse bietet hier jedoch die Möglichkeit, sowohl Stärken als auch Schwächen des bestehenden Systems zu ermitteln. Zu den potenziell schwerwiegenden Schwachstellen gehören etwa die Vernachlässigung der Datenschutzverordnung, unzureichende E-Mail-Archivierung und Back-up-Erstellung, ausgeschöpfte Ressourcen der Server, veraltete Hard- und Software oder auch nicht ausreichender Schutz vor Cyberkriminalität. Um Unternehmensdaten vor Verlust oder Fremdeinwirken zu schützen, lohnt sich eine Begutachtung der Systeme in jedem Fall. Oft bietet die IT das Fundament der Arbeit und Leistungsfähigkeit der Angestellten, denn der Digitalisierungsgrad eines Unternehmens ist unumstritten einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren.

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Anforderungen und Wünsche klar kommunizieren

Um am Markt bestehen zu können und erfolgreich zu sein, ist in vielen Fällen eine Modernisierung der IT-Architektur nötig. Während das der wohl offensichtlichste Grund für eine strukturierte Analyse ist, sollte allerdings nicht nur der Modernisierungsgedanke allein im Fokus stehen. Alle Angestellten und Teammitglieder, die mit den jeweiligen Anwendungen arbeiten, müssen nicht nur damit zurechtkommen, sondern bestenfalls eine Plattform für effektives und auch kreatives Arbeiten erhalten. Aus diesem Grund müssen sich Unternehmens- und Projektleiter folgende Fragen stellen:

• Was soll das System können?

• Was machen wir bisher sehr gut?

• Welche Anwendungen sind nicht nötig?

• Wo besteht Verbesserungspotenzial?

Um diese Fragen sinnvoll beantworten zu können, muss für eine Analyse und die anschließende Verbesserung der IT-Architektur eine geregelte, offene Kommunikation mit denjenigen stattfinden, die mit dem System arbeiten – den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. An dieser Stelle können vor allem Projektmanagementexperten für IT- und Organisationsprojekte zu wertvollen Erkenntnissen kommen und den nötigen objektiven Blickwinkel bieten, der Verantwortlichen aufgrund ihrer Nähe zum Unternehmen oftmals verwehrt bleibt. Durch gezielte Fragen nach Wünschen, Bedürfnissen sowie Anforderungen an die Arbeit und das ideale System können so Leitlinien für eine detaillierte Analyse entstehen und Probleme schnell identifiziert werden.

Ist der gordische Knoten erst einmal gelöst, erfolgt die gemeinsame Definition der Soll-IT-Architektur. Dabei muss stets der Grundsatz gelten: „Wir werden nicht alles bekommen, was wir uns wünschen. Aber alles, wonach wir nicht fragen, bekommen wir auf keinen Fall.“ Hierdurch kann in gemeinschaftlicher Abstimmung nicht nur ein passendes System mit sinnvollen Tools eingeführt, sondern auch eine Unternehmensvision geschaffen werden, die das gesamte Team trägt, umsetzt und schließlich auch lebt.

* Petra Menzel ist Geschäftsführerin der Gordion Projects GmbH und verfügt über 20 Jahre Projektmanagement-Erfahrung in nationalen und internationalen Unternehmen.

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