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Digitale Transformation durch Imaging-Technologien

| Autor / Redakteur: Wilhelm Gassner / Vivien Deffner

Das papierlose Büro: Dieser Begriff wurde bereits 1978 erstmals geprägt. Es soll den Umfang gedruckter Dokumente reduzieren und diese durch die digitale Form an jedem Ort verfügbar machen. Aber hat sich das papierlose Büro tatsächlich durchgesetzt?

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Immer mehr Unternehmen steigen auf ein papierloses Büro um. Dabei sollte auf mehrere Schlüsselbereiche in der informationsverarbeitung geachtet werden.
Immer mehr Unternehmen steigen auf ein papierloses Büro um. Dabei sollte auf mehrere Schlüsselbereiche in der informationsverarbeitung geachtet werden.
(Bild: gemeinfrei / Pixabay )

Um diese Frage zu beantworten, sollte zunächst zwischen den Arten des papierlosen Büros unterschieden werden. Die Variante, die 1978 im Gespräch war, sah einen Scan von Dokumenten und ihre Speicherung auf Servern und im besten Fall in einem Dokumentenmanagementsystem vor. Das heutige papierlose Büro geht über diese ursprüngliche Definition. Denn früher waren die Informationen, wenn auch digital, an einem einzigen Ort zusammengefasst – heute kommen Technologien wie das Management von Informationen in der Cloud hinzu.

Die vier Schlüsselbereiche der Informationsverarbeitung

Diese Cloud-basierten Anwendungen bieten eine Reihe von Vorteilen, die besonders zu Tage treten, wenn verstärkt dezentral gearbeitet wird, etwa aus dem Home-Office. Sie bieten eine verbesserte Kostenkontrolle, erhöhte Sicherheit, größere Agilität und Innovation sowie die frühzeitige Nutzung neuer technologischer Entwicklungen und Modelle, die die Marktchancen des Unternehmens insgesamt verbessern.

Jedoch ist ein Umstieg auf das Speichern der Dokumente in der Cloud nur ein Anfang und sollte in eine Gesamtstrategie der Informationsverarbeitung eingebettet sein. Hierzu gehören Verbesserungen in vier Schlüsselbereichen:

  • 1. Der erste ist die Geschäftsentwicklung. Hier kann die Digitalisierung von Informationen dazu genutzt werden, um Marktchancen wahrzunehmen und schneller auf den Bedarf der Zielgruppe zu reagieren, neue Märkte zu erschließen und innovative Produkte beziehungsweise Dienstleistungen anzubieten.
  • 2. Der zweite Bereich, in dem die Digitalisierung eine maßgebliche Verbesserung schaffen kann, ist die Kundenbindung. Durch einen schnelleren Service und der besseren Verfügbarkeit von Kundeninformationen können die Berater oder der Vertrieb individueller und auf deren Wünsche zugeschnittener und proaktiver agieren.
  • 3. Als dritter Bereich kommt die Steigerung der Produktivität in Frage. Hier können Mitarbeiter durch eine transparentere Arbeitsweise schneller an die für sie relevanten Daten kommen und dadurch mehr in kürzerer Zeit erwirtschaften. Dies erfolgt auch durch flexible Organisationsmodelle sowie effizienter automatisierter Prozesse, die durch adaptive Technologie ermöglicht werden.
  • 4. Nicht zuletzt bleibt das Feld der Compliance und der Kunden-, Mitarbeiter- und Partnerzufriedenheitt. Eine geradlinige, gesetzeskonforme und offene Handelsweise, die durch die ständige Verfügbarkeit von Informationen ermöglicht wird, nutzt nicht zuletzt der Reputation des Unternehmens und damit auch seiner Positionierung auf dem Markt.

Technischer und kultureller Wandel Hand in Hand

Erfolgreiche digitale Transformation geht über die Modernisierung und Implementierung von Technologieänderungen hinaus – es geht um den kulturellen Wandel. Dieser beginnt bereits auf der Anwendungsebene. Denn Anwendungen sind von entscheidender Bedeutung, weil sie die Prozesse zur Erreichung der Geschäftsziele erst ermöglichen. Um die digitale Transformation zu meistern, sollten zunächst bei bestehenden Anwendungen angesetzt werden.

Zu den Anwendungen, die neu zu implementieren sind, gehören Analysewerkzeuge, die datengesteuerte Ergebnisse für jeden Geschäftsbereich liefern können. Aber die Qualität der gewonnenen Erkenntnisse hängt von der Güte der Ursprungsdaten ab, aus denen sie gewonnen werden. Leider verfügen die meisten Unternehmen nicht über konsistente Daten, auf denen Entscheidungen basieren können.

Denn viele dieser Daten existieren nach wie vor noch auf Papier, weswegen Unternehmen, die noch kein digitales Management betreiben, Chancen für eine bessere Geschäftsentwicklung unnötig vergeben – zumal hier ein Technologiewettlauf zwischen den Marktteilnehmern besteht. Somit sind Die Herausforderung besteht darin, dass viel davon auf Papier weggeschlossen und in Aktenschränken aufbewahrt wird. Das bedeutet, dass die Digitalisierung von Dokumenten ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation ist, der den erfolgreichen Umstieg auf die Cloud erleichtert und es Unternehmen erlaubt, von datengestützten Erkenntnissen zu profitieren.

Jedoch ist dies nicht der einzige Vorteil. Ein papierloses Büro, in dem Mitarbeiter mit virtuellen Desktops arbeiten und von überall, jederzeit und auf jedem Endgerät auf ihre Anwendungen zugreifen können, bietet mehr Flexibilität für eine bessere Work-Life-Balance und eine effizientere Tätigkeit im Home-Office. Der Trend zur Papierlosigkeit nimmt daher in der gesamten Geschäftswelt zu, angefangen von der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung über die digitale Vertragsverwaltung bis hin zur rechtsgültigen digitalen Unterschrift.

Grundvoraussetzung Dokumentenmanagement

Der Prozess zur Digitalisierung papiergebundener Informationen beginnt mit der Erfassung beziehungsweise dem Scan. Hier sollten entsprechende Scanner mit der Cloud verbunden sein und die Dokumente mittels OCR-Software lesen können, um sie gleich der passenden Kategorie zuzuordnen. Somit wird es im Dokumentenmanagementsystem such- und auffindbar und wird automatisch direkt in bestimmte Ordner des Cloud-Speichers gesichert.

Da eine solche Scan-Anwendung bereits für die Cloud konzipiert ist, benötigt sie keine Verbindung mit einem bestimmten Arbeitsplatzrechner, sondern kann beispielsweise so vorkonfiguriert werden, dass sie eine Tabellenkalkulation scannt und automatisch ausfüllt. Anwendungsbeispiele sind hier die Erfassung von Daten aus Rechnungen und Auszügen oder das Hinzufügen von Kontaktdaten zu einer Datenbank beim Scannen von Visitenkarten.

Wenn dann Unternehmen ihre Daten wirklich kennen und ehemals auf Papier basierende Informationen in die Geschäftsprozesse eingebunden haben, generieren sie bessere datengesteuerte Erkenntnisse. Auf diese können sie ihre Geschäftsentscheidungen stützen – das ist das letztendliche Ziel der digitalen Transformation.

* Wilhelm Gassner verantwortet als Director International Sales von PFU (EMEA) Ltd. das gesamte Scanner-Geschäft des Fujistu-Tochterunternehmens in Deutschland, Österreich, der Schweiz sowie den Baltischen Staaten

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