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Expertenbeitrag

Holger Engelland

Holger Engelland

Leiter des Datenrettungslabors bei Ontrack.

Datenrettung

Diese Prioritäten sollten Sie im Sinne Ihrer Daten setzen

| Autor/ Redakteur: Holger Engelland / Sebastian Human

Viele IT-Abteilungen sind überlastet. Eine Studie zeigt: Stress führt zu Störungen und Datenverlust. Spätestens wenn sensible Daten verloren gehen oder kritische Infrastrukturen ausfallen, sollten Unternehmen ihre Prioritäten überdenken.

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Unternehmen sollten sich bewusst sein, dass sie bei physischen Schäden Daten nur selten selbst aktiv wiederherstellen können.
Unternehmen sollten sich bewusst sein, dass sie bei physischen Schäden Daten nur selten selbst aktiv wiederherstellen können.
(Bild: Ontrack)

Ein dringendes Ticket hier, ein aufwendiges Systemupdate da – deutsche IT-Abteilungen haben alle Hände voll zu tun. Sie müssen sich um Anliegen ihrer Kollegen kümmern, neue Technologien aufsetzen und ganz nebenbei Unternehmensprozesse am Laufen halten. 77 Prozent der IT-Abteilungen bezeichnen sich als überlastet. Das ergab eine aktuelle Umfrage unter 150 IT-Mitarbeitern in Deutschland. Das spiegelt sich auch in den Arbeitszeiten wieder: 89 Prozent machen Überstunden, 40 Prozent sogar 6 bis 10 Stunden pro Woche.

Gerade vor Urlaubszeiten ist der Stress besonders groß. Geschenke müssen produziert und verschickt oder Dinge noch vor dem Urlaub abgearbeitet werden. Klar, dass es dann vermehrt zu Fehlern kommt. Über die Hälfte der Befragten hat wegen Stress und Überlastung schon mal einen Fehler gemacht. Fehler sind selbstverständlich menschlich. Doch wenn zum Beispiel ein System wegen Unaufmerksamkeit oder Zeitdruck falsch konfiguriert oder einmal falsch mit der Maus geklickt wird, sind Datenverlust oder Störungen die Folge. Fehler, die zu Datenverlust führen, sind etwa 84 Prozent der IT-Abteilungen in Deutschland schon mal passiert.

Dokumentation, Wartung und Notfallplan werden vernachlässigt

Doch selbst ein Datenverlust wäre halb so wild, wenn das richtige Backup vorhanden wäre. Allerdings bleibt für eine anständige Datensicherung in Unternehmen oft keine Zeit. Mehr als jede zehnte IT-Abteilung vergisst gelegentlich, das Backup zu erstellen oder auf Funktionstüchtigkeit zu prüfen. Besonders fatal: Auch die Dokumentation von Prozessen (bei 49 Prozent) oder ein Notfallplan (bei 21 Prozent) fallen aufgrund von Zeitmangel im Alltag hinten runter. Weitere 26 Prozent haben zu wenig Zeit, um Anlagen, Storages oder Hardware regelmäßig zu überprüfen. Hinzu kommt, dass etwa jede zweite IT-Abteilung nicht ausreichend auf den Ernstfall vorbereitet ist. Nur 45 Prozent haben einen klar definierten Prozess zur Behebung von Datenverlust.

Backup, Notfallplan sowie Dokumentation und Wartung sind jedoch absolut geschäftskritische Prozesse, die die negativen Folgen von Datenverlust abschwächen können. IT-Abteilungen sollten daher ihre Prioritäten überdenken und folgende Punkte auf keinen Fall vernachlässigen:

  • 1. So viel Zeit muss sein: Backup ist das A und O

Das allerwichtigste, für das auf jeden Fall immer Zeit sein sollte, ist das Aufsetzen eines Backups. Ein Backup entscheidet maßgeblich darüber, wie schnell Daten wiederbeschafft werden können. Am besten für die Datensicherung geeignet ist ein System, das eine große Verbreitung im Markt hat, sodass permanent neue Upgrades und Funktionsverbesserungen sowie Treiberunterstützungen zur Verfügung stehen. Auch sollte das Backup im Idealfall außerhalb des Unternehmens aufbewahrt werden. So sind sie im Falle eines Zusammenbruchs der internen IT noch intakt. Es empfiehlt sich ebenfalls, mehrere verschiedene Backup-Arten aufzusetzen. Allerdings sollten sie trocken und bei einer bestimmten Raumtemperatur gelagert werden, damit sie auch nach Jahren noch funktionieren.

Allerdings können Daten trotz Backup verloren gehen, weil das Backup fehlerhaft ist. Daher sollten Unternehmen sich auch die Zeit nehmen, mindestens einmal im Quartal Tests durchzuführen, ob ihr Backup noch in das interne IT-System eingespielt werden kann. Dafür können sie beispielsweise einen dezidierten Testserver oder einen ausrangierten Altserver verwenden.

  • 2. Notfallplan sorgfältig aufsetzen

Für Störungen und besonders für Datenverlustfälle sollte ein Notfall-Businessplan definiert werden, mit dem die IT entweder sofort wieder zum Laufen gebracht werden kann oder auf ein Notfallsystem gewechselt wird. In dem Plan sollte festgeschrieben werden, wo die Risiken liegen und wer im Ernstfall verantwortlich ist. Welche Lieferanten müssen informiert werden? Was sagt man Mitarbeitern? Ansonsten können Unternehmen keinen vorschriftsmäßigen und reibungslosen Betriebsablauf sicherstellen.

Ebenso wichtig ist Kenntnis über Kosten und möglichen Folgen. Wann werden die Kosten eines Systemausfalls existenzbedrohend für die Firma? Wie hoch ist der Wert der Daten? Welche Daten sind wichtiger als andere? Wie lange kann das Unternehmen ohne Zugriff auf seine Daten arbeiten? Basierend auf dieser „Schmerzgrenze“ sollte auch berechnet werden, wie lange ein Ausfall und eine Wiederherstellung dauern darf. Unternehmen sollten sich hier darüber bewusst sein, dass sie bei physischen Schäden nur in den seltensten Fällen selbst aktiv Daten wiederherstellen können. Eine Do-it-yourself-Software kann etwa helfen, wenn Daten versehentlich von Mitarbeitern gelöscht wurden. Bei Hardware-Schäden muss jedoch fast immer ein Spezialist zu Rate gezogen werden. Und das kann eine Zeit dauern. Deswegen sollte auch klar sein, wen man zu Rate zieht. IT-Abteilung und Vorgesetzte müssen im nächsten Schritt schnell abschätzen können, wie viel eine Datenwiederherstellung kosten darf, ohne dass sie dadurch und durch die Betriebsunterbrechung in finanzielle Schwierigkeiten kommen.

Fehlen Grundlagen beziehungsweise sind mehrere Punkte dieser Schritte nicht vorbereitet, wird die Ausfallzeit im Notfall immer länger – und die Kosten eines Datenverlustes immer höher.

  • 3. Mehr Sorgfalt: Systeme anständig warten und Vorgänge dokumentieren

Damit systembedingte Fehler oder Hardwareschäden unwahrscheinlicher werden, sollten auch alle Systeme und Storages unbedingt regelmäßig überprüft werden. Tun Unternehmen dies nicht, riskieren sie ebenfalls Datenverlust. Denn Rechenzentren werden etwa durch die Vernetzung des Internet of Things immer komplexer – und somit fehleranfälliger. Alle Komponenten sowie angeschlossene Middleware sollten so gut es geht gewartet und sicher, das heißt auch trocken und kühl, gelagert werden. Auch Software-seitig sollte alles auf dem aktuellsten Stand sein.

Fehlt dann auch noch eine vernünftige Dokumentation, wird die Datenrettung im Ernstfall schwierig und zeitaufwendig. Wenn alle Vorgänge richtig dokumentiert sind, lassen sich wichtige Daten schneller wiederherstellen, weil so die Ursache des Problems besser gefunden werden kann. Vergessen Unternehmen dies, kann eine Wiederherstellung aufwendig und teuer werden.

Dienstleister entlasten gestresste IT-Abteilungen

Natürlich helfen die Maßnahmen nicht dabei, IT-Mitarbeiter im Alltag zu entlasten. Beachten Unternehmen aber diese Punkte, können sie sicherer und unbesorgter arbeiten. Fehler, die Datenverlust verursachen, sind mit der richtigen Absicherung weit weniger dramatisch. Und wenn Prozesse – wie eine Datenwiederherstellung – im Notfall an externe Anbieter ausgelagert werden können, kann das eine große Entlastung sein. Zu wissen, dass im Ernstfall jemand die Dinge wieder richtet, nimmt den IT-Mitarbeitern den Druck. So können sie sich besser auf ihr Kerngeschäft konzentrieren – und schaffen es vielleicht auch pünktlich ohne Überstunden nach Hause.

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