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Expertenbeitrag

PMP Ingo Meironke

PMP Ingo Meironke

Innovation Manager bei Campana & Schott

Use Case, Teil 4

Der Modern Workplace als Digital Twin

| Autor/ Redakteur: PMP Ingo Meironke / Sebastian Human

Die Marktforscher von Gartner haben Digital Twins bereits zum zweiten Mal hintereinander unter die 10 wichtigsten strategischen Technologie-Trends gesetzt. Während sie bislang hauptsächlich in der Produktion eingesetzt wurden, dürfte 2019 ihr Durchbruch am Arbeitsplatz erfolgen.

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Digital Twins einzelner Räume bis hin zu ganzen Unternehmen helfen dabei, Modelle für Organisationsprozesse zu entwickeln und deren Effizienz zu steigern.
Digital Twins einzelner Räume bis hin zu ganzen Unternehmen helfen dabei, Modelle für Organisationsprozesse zu entwickeln und deren Effizienz zu steigern.
(Bild: Photo by Nastuh Abootalebi on Unsplash / CC0)

Ein Digital Twin ist die digitale Darstellung eines realen Objekts, eines Prozesses oder eines Systems, so die Definition von Gartner. Er ermöglicht die Überwachung und Steuerung der realen Gegenstände. Die Idee ist nicht neu, aber die heutigen Digital Twins weisen vier besondere Eigenschaften auf:

  • Robuste Modelle mit einem Schwerpunkt auf spezifische Business-Prozesse
  • Verbindung zur realen Welt in Echtzeit für Überwachung und Kontrolle
  • Big-Data-Analysen und AI zur Erschließung neuer Geschäftsmöglichkeiten
  • Die Möglichkeit zur Interaktion und Bewertung von „Was wäre wenn"-Szenarien

Grundsätzlich sind für alle vernetzten Objekte digitale Zwillinge denkbar. Sie können auch Teile von hierarchisch aufgebauten Modellen sein. Zum Beispiel ist ein IoT-Digital-Twin Teil eines Raums, eines Stockwerks oder eines Gebäudes. Sie lassen sich sogar verknüpfen, um noch größere Systeme wie ein Kraftwerk oder eine Stadt abzubilden. Inzwischen entstehen auch Digital Twins ganzer Unternehmen, um Modelle für organisatorische Prozesse zu erstellen, die eine Echtzeitüberwachung und verbesserte Prozesseffizienz ermöglichen.

Das bedeutet: Bisherige Anwendungen im Kontext von Manufacturing und High Value Assets sind nur der Einstieg in eine deutlich umfassendere Digitalisierung. Im IT-Bereich dienen Digital Twins zum Beispiel heute schon zur Überwachung und Steuerung von Rechenzentren sowie zur Planung und Simulation von benötigten Kapazitäten für eine passgenaue Skalierung. Doch lässt sich auch der moderne Arbeitsplatz mit einem Digital Twin abbilden.

Das Abbild des Arbeitsplatzes

Wie kann man sich das vorstellen? Das Internet der Dinge stellt über Sensoren aktuelle Informationen des realen Arbeitsplatzes für dessen digitalen Zwilling bereit. Im Rahmen des digitalen Arbeitsplatzes können eine Vielzahl von Arbeitsmitteln in einem IoT-Szenario einbezogen werden, beispielsweise freie und belegte Arbeitsplätze oder freie und gebuchte Meetingräume. Solche Szenarien ermöglichen spezialisierte Sensoren, die etwa Anwesende in einem Meetingraum direkt zählen und in den digitalen Zwilling spiegeln können.

Ein besonderer Mehrwert wird geschaffen, wenn das digitale Abbild mit weiteren digitalen Daten verknüpft wird, etwa mit denen des Microsoft-Office-365-Universums. Diese Informationen werden im Microsoft Graph vorgehalten. Das sind im Wesentlichen die Personen, Dokumente, E-Mails, Termine, Themen und Aufgaben sowie deren Verknüpfung untereinander, inklusive der Nutzungshäufigkeiten.

Um Heuristiken zu erkennen und individuelle Vorschläge zu erstellen, zum Beispiel wann welcher Raum für ein Meeting gebucht werden sollte, kommt AI ins Spiel. Diese kombiniert die Informationen aus der realen Welt (Sensorik) mit denen des digitalen Arbeitsplatzes. Eine Vorstufe für ein solches Smart Office hat Campana & Schott – noch ohne einen Digital Twin – mit Hilfe der SCRUM-Methodik entwickelt (s. Use Case, Teil 2). Mittlerweile wurde das Thema weitergeführt und Campana & Schott setzt Digital Twins bereits in den eigenen Büros ein. Wie dies funktioniert, zeigt folgendes Video:

Drei Schritte zur Optimierung

Doch mit welchen Schritten lässt sich eine solche Lösung entwickeln? Das Konzept des Digital Twins setzt bei der Kostenoptimierung an, insbesondere auf Grundlage von Data & Analytics. So lässt sich besser verstehen, was in den Räumen geschieht. Für eine optimierte Nutzung sorgt dann AI. Sie bietet etwa Vorschläge, wie sich Räume optimal einsetzen lassen. Erst danach erfolgt die Optimierung der Arbeitsweise, zum Beispiel mit Empfehlungen, wo sich die Mitarbeitenden hinsetzen sollten.

Drei Schritte zur Optimierung auf Basis des Digitalen Zwillings
Drei Schritte zur Optimierung auf Basis des Digitalen Zwillings
(Bild: Campana & Schott)

  • Kostenoptimierung für Büroräume. Bei der anfänglichen Analyse sind zum Beispiel folgende Bereiche auszuwerten: die Nutzung der Meetingraum-Funktionen wie Whiteboard oder Touchscreen, die wahrgenommene Raumqualität – auf Basis von Auslastung, CO2-Gehalt der Luft und Beleuchtung – sowie die Qualität der Videotelefonie in Bezug auf Bild und Ton. Zudem sollten die jeweiligen Aufenthaltsorte der Mitarbeitenden im Gebäude anonymisiert erfasst werden, um Durchschnitts- und Spitzen-Auslastung der Arbeitsplätze festzustellen. Auf Basis dieser Daten lassen sich Größe und Anzahl der Räume sowie die Verteilung der Arbeitsplätze optimieren.
  • Optimierung der Raumnutzung. Im zweiten Schritt steuert eine AI die Nutzung der Räume. So sperrt sie etwa Meetingräume bei schlechter Luft- oder Gerätequalität und schlägt automatisch Ersatzräume vor. Dauert ein Meeting länger als geplant, melden Präsenzmelder dies an die zentrale Steuereinheit. Dann wird die Raumbelegung automatisch verlängert. Ist dies nicht möglich, da etwa ein wichtiger Folgetermin ansteht, schlägt die Steuereinheit einen anderen Raum zur Fortsetzung des Termins vor. Die AI übernimmt auch die automatisierte Belüftung auf Grundlage der Luftqualität, den automatischen Start der Medientechnik bei Eintritt der Teilnehmer sowie die optimale Steuerung der Raum-Helligkeit bei Video-Konferenzen.
  • Optimierung der Arbeitsweise. In Zukunft ist denkbar, dass eine erweiterte Version des Systems automatisch erkennt, für welchen Zeitpunkt Mitarbeitende per Mail eine Besprechung festlegen. Anschließend reserviert die AI selbstständig einen Raum, lädt die Teilnehmer ein und bereitet zum Start des Meetings die entsprechenden Einrichtungen vor. Die Mitarbeitenden können sich dann vollständig auf die inhaltliche Vorbereitung konzentrieren. Dieses Raummanagement ließe sich mit einem Arbeitsplatz-Management kombinieren. Dann stellt sich zum Beispiel die Tischhöhe automatisch auf die Präferenz der jeweiligen Person ein.

Die automatisierten Funktionen dürfen jedoch nicht übertrieben werden, damit sich Mitarbeitende nicht bevormundet oder gar gegängelt und überwacht fühlen. Es muss immer der Vorteil für die Menschen im Fokus stehen: weniger Routinetätigkeiten, damit sie sich effizienter auf kreative und strategische Aufgaben konzentrieren können.

Fazit

Digital Twins lassen sich in viel mehr Bereichen einsetzen als nur in der Produktion. Sie ermöglichen auch die Abbildung eines modernen Arbeitsplatzes, um mit Hilfe von AI-Lösungen tägliche Abläufe zu verbessern. Von der automatischen Terminplanung über effiziente Zusammenarbeit bis zum optimalen Raummanagement reichen die Möglichkeiten. In Kombination mit anderen digitalen Zwillingen lässt sich dann sogar das gesamte Unternehmen abbilden, um Arbeits- und Geschäftsprozesse zu verbessern.

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