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Expertenbeitrag

 Michael Finkler

Michael Finkler

Business Development / Mitglied der Konzerngeschäftsleitung, proALPHA Software GmbH

Prozessautomatisierung Das ERP der Zukunft: Selbstlerner oder Selbstläufer

Autor / Redakteur: Michael Finkler / Sebastian Human

Der Weg der digitalen Transformation führt über die Automatisierung. Auch die ERP-Systeme entwickeln sich immer mehr zu Schaltzentralen aller Kernprozesse. Wie weit wird das gehen?

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Die Automatisierung macht auch vor ERP-Systemen nicht Halt: über Schnittstellen können entsprechende Systeme Informationen eigenständig abrufen.
Die Automatisierung macht auch vor ERP-Systemen nicht Halt: über Schnittstellen können entsprechende Systeme Informationen eigenständig abrufen.
(Bild: gemeinfrei / Unsplash)

Deutsche Industrieunternehmen sind mit ihren Produkten weltweit Spitzenklasse. In punkto IT haben viele von ihnen noch Nachholbedarf. Das ergab auch jüngst eine Studie der Teknowlogy Group im Auftrag von Pro Alpha. Zwar sind die meisten Unternehmen überzeugt: Langfristig helfen ihnen neue Technologien um produktiver zu werden und Prozesse zu automatisieren. Im Arbeitsalltag dominieren aber die traditionellen Technologien.

Erprobte Ansätze

Dabei gibt es bereits bewährte Ansätze, system- und bereichsübergreifende Prozessketten nahtlos zu gestalten. So hat beispielsweise der Metall- und Blechbearbeiter KWM Weishaar eine umfassende Maschinenanbindung realisiert: Seine Maschinen melden laufend Status-Informationen an das ERP-System. Bei täglich 200 bis 350 Produktionsaufträgen weiß das Unternehmen damit jederzeit, welcher Auftrag sich in welchem Status an welcher Bearbeitungsstation befindet.

Ein Bestückungsautomat, der auch Ausschuss zurückmeldet, steht in der Elektronikfertigung der Hydrotechnik GmbH. Über eine Schnittstelle ruft das ERP-System von dort wichtige Maschinendaten ab: Dank eines automatischen und in der Regel einmal täglich durchgeführten Bestandsabgleichs wissen die Disponenten bei Hydrotechnik genau, wie viele Teile der Bestückungsautomat erfolgreich verbaut hat, ob und wie viel Ausschuss entstand und wie hoch folglich die (Rest-)Bestände der einzelnen Bauteile sind. Anstehende Nachbestellungen sind frühzeitig bekannt. Die Fertigung verläuft planmäßig und Produktionsverzögerungen aufgrund von Fehlbeständen sind für das Unternehmen Vergangenheit.

Ein weiteres Beispiel für bereichsübergreifende Automation findet sich beim Dentalspezialisten Bredent Group. Das Unternehmen hat sich die Intercompany-Prozesse vorgenommen, speziell zwischen der Bredent GmbH & Co. KG und dem Schwesterunternehmen Bredent Medical GmbH & Co. KG. Früher waren Medienbrüche dort an der Tagesordnung. Bestellungen mussten zum Beispiel ausgedruckt und abgetippt werden, was sehr fehleranfällig war und Zeit kostete. Bei Geschäftsvorfällen zwischen beiden Unternehmen verbucht das ERP-System heute einen Kommissionierschein auf der einen Seite zugleich als Wareneingang auf der anderen Seite. Diese horizontale Automatisierung spart Zeit und sorgt für höchste Prozesssicherheit.

Eines der Paradebeispiele für eine neue Ära der Automatisierung ist Predictive Maintenance. Bei PWM GmbH & Co. KG, dem Weltmarktführer für elektronische Preisanzeigen an Tankstellen, ist es zwar noch nicht ganz soweit. Die Grundbausteine sind aber bereits gelegt: Die Anzeigentürme für Tankstellen sind schon heute mit einer Track-Technologie ausgestattet. Diese sammelt Live-Daten aus den Anlagen – darunter Temperatur, Feuchtigkeit sowie An- und Ausschalthäufigkeit. Das Ziel: Daten so intelligent auszuwerten, dass sich verschleißbedingte Ausfälle in Zukunft nahezu ausschließen lassen. Dann kann ein ERP-Prozess Servicepartner automatisch und frühzeitig mit Ersatzteilen versorgen und sie zum Einsatzort schicken, bevor etwas ausfällt.

Nächste Station: Intelligente Automatisierung

Seitens der ERP-Anbieter gibt es zahlreiche weitere Ansatzpunkte, Systeme jenseits einfacher Workflows intelligenter zu machen. Ein Beispiel, das sich bereits in der Praxis bewährt, ist die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung. Hier werden nach dem Scan einer Rechnung oder dem Auslesen der XML-Daten Prüfschritte automatisiert und Buchungen vorbereitet. Aktuell sind die Systeme noch nicht intelligent genug, alle für die Prüfung und anschließende Verbuchung relevanten Informationen jedes Rechnungstyps auf Anhieb richtig zu erkennen und zu interpretieren. Manuelles Eingreifen ist vor allem bei Spezialformaten wie Sammelrechnungen oder Abschlagszahlungen noch nötig. Aber: Bei entsprechend hohem Rechnungsaufkommen ergeben sich schon heute signifikante Zeiteinsparungen und mehr Zuverlässigkeit im Ablauf.

Mit Process Mining den Ausreißern auf der Spur

Zu den Technologien, die zukünftig für noch mehr Fluss in den Prozessen sorgen werden, gehört auch das Process Mining. Dabei werden zunächst aus den Log-Daten eines Systems die Ist-Abläufe abgebildet und visualisiert. Abweichungen von den Soll-Prozessen werden so direkt sichtbar. Sind die Schwachstellen analysiert, kann Machine oder Deep Learning helfen, Lösungen dafür zu finden und im Idealfall sogar automatisiert anstoßen. Das beurteilen auch die Teilnehmer an der Studie von Teknowlogy positiv: 41 Prozent von ihnen sehen in der Verwendung von Process Mining großes Potenzial. 44 Prozent wollen das Thema konkret innerhalb des nächsten Jahres angehen. Gleichzeitig sollten Unternehmen nicht nur ihre aktuellen Sollprozesse als Maßstab nehmen. 39 Prozent der Studienteilnehmer sehen dies auch so und haben bereits Initiativen ergriffen, Prozesse zu harmonisieren und zu standardisieren. Denn es lohnt sich, die Prozesse neu zu denken und so anzupassen, dass sie das Unternehmen weiterbringen. Gute Prozesse zu definieren setzt vor allem weitreichende Branchenexpertise voraus sowie langjährige Erfahrung, was funktioniert und was nicht. Natürlich müssen Lösungen wie ein ERP-System auch in der Lage sein, diese abzubilden. Für moderne Systeme ist das allerdings heute kein Problem mehr.

Robotic Process Automation federt Fachkräftemangel ab

Eher auf der operativen Ebene setzen Technologien für Robotic Process Automation (RPA) an. Sie unterstützen bei manuellen, sich wiederholenden, zeitintensiven oder fehleranfälligen Tätigkeiten. Dabei werden Softwareroboter angelernt, diese Aufgaben auszuführen. Dieser Ansatz ist besonders für Unternehmen vielversprechend, die sehr unter dem Fachkräftemangel leiden. Sie können dadurch wertvolle Ressourcen möglichst wertschöpfend einsetzen.

61 Prozent der Studienteilnehmer glauben, dass die Nutzung von künstlicher Intelligenz großes Potenzial bietet, Prozesse zu verbessern. Auch die Analysten der Studie sehen das so: Durch die Integration von Technologien wie RPA, Process Mining oder KI, so die Ergebnisse, werden ERP-Systeme in der Zukunft Unternehmen noch effektiver unterstützen können – für ein Plus an Mitarbeitereffizienz, Prozessoptimierung und Innovationen. Gleichzeitig mahnen die Berater: „Untaugliche ERP-Software kann aber auch genau das Gegenteil bewirken.“ Unternehmen sollten daher die Modernisierung ihrer ERP-Systeme nicht auf die allzu lange Bank schieben.

Selbstlernend statt selbstlaufend

Die ERP-Entwicklung folgt aus aktueller Sicht drei Stufen: Ausgehend von einer über 20-jährigen Phase klassischer ERP-Software, sehen wir derzeit eine Veränderung hin zum intelligenten ERP. Auf dieser zweiten Ebene wird punktuell automatisiert. Auch erste intelligente Technologien kommen zum Einsatz. Der nächste große Schritt wird es sein, RPA, Process Mining, KI und Co. für eine durchgängige End-zu-End-Prozessautomatisierung zu kombinieren. An dieser Stufe wird bereits gearbeitet, beispielsweise im Forschungsprojekt KI.RPA.

Befürchtungen, dass durch diese Entwicklung das ERP den Menschen im Unternehmen überflüssig macht, sind Stand heute unbegründet. Zum einen, weil alle Algorithmen zunächst trainiert werden müssen. Dazu bedarf es menschlicher Intelligenz und viel Sachverstand. Zum zweiten, weil auch im operativen Einsatz weiterhin Fachkräfte nötig sein werden – etwa, um bei Sonderfällen zu entscheiden und bei unvorhergesehenen Ereignissen einzugreifen. Roboter, KI und Co. hätten zum Beispiel in einer Pandemie nicht so flexibel die Produktion umstellen können, wie es viele Betriebe getan haben.

Last but not least zeigt die Praxis, dass sich deutsche Unternehmen nur zögerlich an neue Technologien wagen. Die breite Masse folgt den Innovatoren erst mit einigem Abstand – und sie tun sich schwer, die Steuerung ihrer Prozesse an Systeme abzugeben. Beispielsweise gibt es bereits seit zehn Jahren ein System für Advanced Planning and Scheduling (APS). Dabei erstellen mathematische Verfahren Produktionspläne, die den Einsatz von Material, Werkzeugen und Personal auf betriebswirtschaftliche Ziele hin optimieren. Nur rund 30 bis 40 Prozent der Kunden haben dieses Modul im Einsatz, und ein noch geringerer Teil nutzt die Option für eine vollautomatisierte Steuerung. Bei der Automatisierung eilt der technische Fortschritt der Unternehmenspraxis also weit voraus. Die innovativen und mutigen Unternehmen dagegen nutzen neue Technologien frühzeitig und konsequent. Sie haben damit nicht nur technologisch die Nase vorn – sondern auch im Wettbewerb.

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