Drucken über die Cloud CPIaaS: Der „as a Service“-Trend verstärkt sich

Immer mehr Unternehmen verlagern ihre Daten und geschäftskritischen Anwendungen in die Cloud und greifen in diesem Zuge verstärkt auf „as a Service“-Angebote zurück. Subscription-basierte Modelle gewinnen damit im Business-IT-Umfeld zunehmend an Bedeutung.

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Deloitte Global schätzt, dass Unternehmen bis 2022 rund die Hälfte ihres IT-Budgets für Subscription-Services ausgeben werden. Die Vorteile liegen auf der Hand: verbesserte Kostenkontrolle, gesteigerte Agilität sowie der Zugang zu modernen und sicheren Technologien. Für IT-Teams bedeutet das eine große Entlastung, da „as a Service“-Lösungen viele Aufgaben an den Cloud Provider übertragen. Auch im Druckerumfeld können Unternehmen von dieser Entwicklung massiv profitieren.

Die ITaaS-Revolution

Ursprünglich zählten zu den Aufgaben einer IT-Abteilung vor allem Aufbau und Wartung großer Rechenzentren, in denen die Backend-Systeme des Unternehmens untergebracht waren. Solche Projekte hatten in der Regel eine lange Laufzeit. Dabei lag der Fokus vor allem darauf, das betriebliche Umfeld um jeden Preis stabil zu halten. Dieser Ansatz bot nur geringe Flexibilität.

Seit geraumer Zeit haben sich allerdings Cloud-basierte Angebote in der IT etabliert. In rasantem Tempo ersetzt die Cloud dabei traditionelle On-Premise-Technologien. Einen Großteil davon bilden Business-Anwendungen, die sich als Cloud-basierte Lösungen zunehmender Beliebtheit erfreuen. Für IT-Teams bedeutet das: Die Aufgaben verschieben sich weg von der reinen Wartung hin zur aktiven Förderung der digitalen Transformation.

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Security as a Service wächst am stärksten

Lösungen für ITaaS (IT as a Service) unterstützen IT-Teams, indem sie viele Aufgaben hinsichtlich Sicherheit, Verfügbarkeit und Performance an den Cloud-Anbieter übertragen. Ein Beispiel dafür, wie der ITaaS-Trend auch in bisher nicht-fokussierte IT-Bereiche vordringt und traditionelle Dienste umkrempelt, bildet die Cloud Print Infrastructure as a Service – kurz auch CPIaaS.

Dabei erhalten Nutzer über ein Subscription-Modell Zugriff auf eine moderne und sichere Druckumgebung, in der sie nur für Druckkapazitäten bezahlen, anstatt die dafür notwendige physische Infrastruktur selbst zu besitzen und diese verwalten zu müssen. Dies bedeutet, dass ein Teil der bisherigen Druckinfrastruktur entfällt, wie zum Beispiel die Bereitstellung lokaler Druck- und Authentifizierungsserver, Treiber und Nutzerverwaltung.

Ein neuer Ansatz für das Drucken in Unternehmen

Anstatt Dokumente über einen Druckserver an ein bestimmtes Druckgerät zu senden, werden sie an den Cloud-Service-Provider übertragen und dort aufbewahrt, bis sich ein Benutzer am Drucker anmeldet oder via Karte oder Badge authentifiziert. Mit der Cloud verbundene Geräteeinstellungen, Compliance-Richtlinien, Firmware-Updates und Datenerfassung lassen sich so per Fernzugriff überwachen und verwalten.

Druckerflotten, die im Besitz eines CPIaaS-Anbieters bleiben und von diesem verwaltet werden, garantieren ein höheres Maß an Flexibilität bei den Investitionsausgaben. Der CPIaaS-Anbieter kann darüber hinaus auch Pläne zur Hardware-Bereitstellung generieren, die auf Nutzungsmuster, Sicherheitsvorkehrungen und künftige Druck- sowie Scananforderungen ausgerichtet sind und die sich im Laufe der Zeit schnell und einfach an veränderte Anforderungen anpassen lassen.

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IoT-Plattformen & Vernetzte Prozesse

Cloud Print Infrastructure as a Service kann die IT-Abteilung auch mit automatisierten, intelligenten IoT-verbundenen Diensten unterstützen. Beispielsweise mit der selbstständigen und rechtzeitigen Nachbestellung von Verbrauchsmaterialien oder mit detaillierten, sensorgestützten Analysen und Prognoseverfahren, die maximale Betriebszeiten garantieren. Ein solcher Zugriff auf Echtzeit-Performance-, Analyse- und Governance-Daten ermöglicht IT-Teams eine kontinuierliche Leistungsüberwachung und eine Durchleuchtung aller wichtigen Aspekte der Druckerflotte bis ins Detail auf Geräteebene.

Die Rolle der IT im Wandel

Die Vorteile von Cloud-Lösungen, wie zum Beispiel Self-Service und die automatisierte Durchsetzung von Print Policies, führen aber nicht dazu, dass Kontrollen durch IT-Teams überflüssig werden. Im Gegenteil, die Rolle von IT-Abteilungen in Zeiten Cloud-basierter Services ist genauso wichtig wie zuvor, allerdings verschieben sich die Aufgabenbereiche. So rücken die Kapazitätsplanung, der Abgleich von Abrechnungen mit tatsächlicher Nutzung und die Sicherstellung von Governance-Vorschriften verstärkt in den Fokus.

Fehler können sich IT-Verantwortliche kaum erlauben, da sie trotz der Herausforderung, Kosten stetig zu senken, einen Mehrwert für den Geschäftsbetrieb bieten sollen. IT as a Service verringert die Komplexität für IT-Abteilungen. Aufgaben, die für die Ausführung geschäftskritischer Anwendungen notwendig sind, lassen sich an einen ITaaS-Anbieter auslagern. CPIaaS ist ein Beispiel dafür. IT-Teamsgewinnen damit Zeit für andere relevante Aufgaben und strategische Entscheidungen, die Innovationen fördern und den digitalen Wandel vorantreiben.

Cloud-Repatriation

Warum migrieren Unternehmen aus der Public Cloud zurück?

* Hartmut Rottstedt ist Geschäftsführer bei Lexmark Deutschland und Experte für den hiesigen Druckermarkt und unterstützt Partner und Kunden beim Umstieg auf digitalisierte, papieroptimierte Prozesse.

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