Routinen automatisieren

BPM oder RPA: Wer braucht was?

| Redakteur: Jürgen Schreier

Selbst Routineaufgaben werden heute oft noch von Hand erledigt. Mit Robotic Process Automation (RPA), dem Einsatz von Software-Robotern, lassen sich viele administrative Vorgänge automatisieren.
Selbst Routineaufgaben werden heute oft noch von Hand erledigt. Mit Robotic Process Automation (RPA), dem Einsatz von Software-Robotern, lassen sich viele administrative Vorgänge automatisieren. (Bild: Pixabay / CC0)

Die digitale Transformation erfordert die Anpassung, Optimierung und Automatisierung von Prozessen. Als Methoden kommen Business Process Management (BPM) und Robotic Process Automation (RPA) in Frage. Aber welches Verfahren bietet sich in welcher Situation an?

Zur Modernisierung, Anpassung und Optimierung von Prozessen können die Verantwortlichen in den Unternehmen zwischen verschiedene Methoden wählen: Dazu gehören unter anderem das Business Process Management (BPM) – auch klassisch als Dunkelverarbeitung bekannt – sowie Robotic Process Automation (RPA). Doch welches Verfahren bietet sich in welcher Situation an? Können Unternehmen mit nur einer Lösung bessere Ergebnisse erzielen oder bildet die Verbindung beider Methoden die perfekte Strategie?

„Während sich bei RPA Software-Roboter als smarte Kollegen im Unternehmen nützlich machen, dient BPM eher dazu, alle Geschäftsabläufe zielgerichtet zu analysieren, zu modellieren und zu verbessern“, weiß Alexander Steiner, Chief Solution Architect der Bonner meta:proc GmbH. „Beide Methoden lassen sich unter derselben Zielsetzung anwenden, werden jedoch mit unterschiedlichen Strategien umgesetzt – RPA eher faktisch, BPM eher strategisch.“

Alexander Steiner, Chief Solution Architect der Bonner meta:proc GmbH: „Beide Methoden lassen sich unter derselben Zielsetzung anwenden, werden jedoch mit unterschiedlichen Strategien umgesetzt – RPA eher faktisch, BPM eher strategisch.“
Alexander Steiner, Chief Solution Architect der Bonner meta:proc GmbH: „Beide Methoden lassen sich unter derselben Zielsetzung anwenden, werden jedoch mit unterschiedlichen Strategien umgesetzt – RPA eher faktisch, BPM eher strategisch.“ (Bild: THEKLA EHLING meta:proc)

BPM: Strategie mit System

Unternehmenserfolg hängt in vielen Fällen davon ab, wie gut interne Abläufe mit den Anforderungen der Kunden übereinstimmen. „Mithilfe von Business Process Management lassen sich Geschäftsprozesse digitalisieren, sprich modernisieren, und es kann eine agile Arbeitsweise eingeführt werden“, erklärt Steiner. „Die detaillierte Modellierung aller Abläufe, deren gezielte Durchführung und Überwachung sowie ständige Verbesserung bilden die Kernelemente.“

So unterstützt Business Process Management (BPM) die Verantwortlichen dabei, sich einen Überblick zu verschaffen, Prozesse neu zu definieren, abzubilden und letztendlich zu koordinieren – auch die Mitarbeiter betreffend. Auf diese Weise gelingt eine langfristige Verbesserung der Abläufe sowie infolgedessen die Fähigkeit, agil zu handeln.

Zum Einsatz kommen häufig softwaregestützte Techniken, die vom Auftrag bis zum Kundenservice jegliche Geschäftsprozesse unterstützend begleiten. Dies gilt beispielsweise für papierlose Abläufe, bei denen Software sämtliche Arbeitsaufträge übernimmt und die Mitarbeiter entlastet.

Digitale Techniken bilden einen Schnittpunkt zwischen dem Managementkonzept und der Automatisierung von Geschäftsprozessen mithilfe von Softwarelösungen: Robotic Process Automation (RPA). „Virtuelle Mitarbeiter übernehmen vom Anwender den Umgang einzelner Benutzeroberflächen oder auch ganze Geschäftsprozesse inklusive Verwendung der dazugehörigen Benutzerschnittstellen wie beispielsweise Maus und Tastatur“, erläutert der Experte der meta:proc GmbH. „Die Software arbeitet anwendungsübergreifend und integrierend mit Programmierschnittstellen (APIs), REST-Schnittstellen, User-Interface-Automation (UIA) sowie automatischer Bild-, Muster- und Texterkennung auf allen Oberflächen des Computers.“

Mithilfe der Automatisierung erhalten Arbeitskräfte mehr frei verfügbaren Zeitraum für Aufgaben, die individuelle Interaktionen und emotionales Urteilsvermögen erfordern. Software-Roboter imitieren und perfektionieren skalierbare Geschäftsprozesse in allen Bereichen rund um die Uhr mit einer Fehleranfälligkeit gegen null.

Softwareroboter arbeiten operativ

Wem nützt nun also was? Wer profitiert von welcher Methode? „Grundsätzlich funktionieren BPM und RPA sehr gut zusammen“, weiß Chief Solution Architect Steiner. „Bei der strategischen Beobachtung und Optimierung von Geschäftsprozessen bietet sich RPA als Teillösung an. Gleichzeitig Bedarf der Einsatz von Softwareautomatisierungen nicht immer eines umfangreichen Managementkonzepts wie BPM.“

Heißt: Während sich Business Process Management (BPM) auf die Gesamtabläufe fokussiert und das große Ganze überwacht, Potenziale sucht und Prozesse verbessert, kommt Robotic Process Automation (RPA) eher punktuell zum Einsatz. Die Software-Roboter lassen sich sowohl bei einzelnen Abläufen als auch bei übergeordneten Geschäftsprozessen anwenden, arbeiten jedoch operativ und bilden kein Konzept für das gesamte Unternehmen.

„RPA bildet die nächsthöhere Innovationsstufe in Richtung automatisierter Workforce nach ERP- und BPM-Systemen“, bekräftigt der Software-Spezialist. „Letztendlich kommt es darauf an, welches Ziel Unternehmen mit ihren Prozessoptimierungen verfolgen: eine ganzheitliche Strukturierung des Betriebs oder die Automatisierung repetitiver Tätigkeiten.“

BPM und RPA - ein starkes Team

Derzeit fokussieren sich Anbieter im Bereich Automatisierung noch auf den einen oder den anderen Ansatz. Allerdings geht der Trend mehr und mehr dahin, beide Verfahren miteinander zu kombinieren. Dies ermöglicht eine smarte Automatisierungslösung, die das Beste aus beiden Methoden beinhaltet. „Als Softwarespezialisten positionieren wir uns bewusst zwischen BPM und RPA: Damit haben die Anwender bei der Automatisierung eines Metaprozesses die Freiheit, auf Prozessschrittebene den jeweils effektiveren Ansatz bei der Umsetzung zu wählen“, so Steiner.

Der Mehrwert des dynamischen Set-ups kann sich daraus ergeben, direkt zu Beginn ein entsprechendes hybrides, aber statisches Set-up zu wählen. Allerdings besteht auch die Möglichkeit, es entlang eines zeitlich definierten, langfristigen Migrationspfades zu führen, der den Schwerpunkt zwischen Robotic Process Automation (RPA) und Business Process Management (BPM) nach und nach verschiebt. Letzteres ist beispielsweise sinnvoll, wenn Robotic Process Automation (RPA) in einer Gesamtstrategie als Ausgangsbasis dient. Steiner bestätigt: „Oft wird in solchen Fällen Robotic Process Automation eingesetzt, um kurzfristige, aber – bezogen auf eine Gesamttransformation – nur temporäre Automatisierungserfolge zu erzielen, bis die für die BPM-Automatisierung notwendigen Grundlagen geschaffen wurden.“

Doch wo im Unternehmen lässt sich das Konzept Robotic Process Automation (RPA) nutzbringend einsetzen? Beim Münchner BPM-Spezialisten AmdoSoft hat man unter anderem folgende Bereiche ausgemacht:

  • Rechnungswesen,
  • Human Resources (Personal),
  • Einkauf und Logistik,
  • Softwareentwicklung,
  • IT-Operations sowie
  • Marketing und Vertrieb.

Digitale Roboter fungieren dabei auch als Schnittstelle zwischen Altsystemen und neuen Lösungen, implementieren zukunftsweisende Prinzipien der Industrie 4.0 im Büroalltag, und werden damit zum Innovationstreiber und Turbo für das eigene Business. Der b4 Virtual Client von AmdoSoft ist überall dort einsetzbar, wo sich Arbeitsschritte häufig und massenhaft wiederholen. Als "virtueller Mitarbeiter" und auf Basis grafisch modellierbarer Regelerstellung entlastet die Anwendung menschliche Mitarbeiter von sich ständig wiederholenden identischen Tätigkeiten. Sei es das Ausfüllen von Datenfeldern in ERP- oder anderen Systemen, die automatisierte Prüfung und Messung von Verfügbarkeit und Leistung oder ein lückenloses Reporting mit Ampelsystem für IT-Verantwortliche oder Entscheider.

Was ist und was tut ein RPA-Roboter?
Was ist und was tut ein RPA-Roboter? (Bild: AmdoSoft)

Die Softwareroboter docken an bereits bestehende Office-und ERP-Systeme an, ohne die strategische Softwarearchitektur und laufende Businesslogik zwingend zu verändern. Das gilt auch für die RPA-Lösungen des Kölner Softwarehauses smartlutions GmbH, die auch für kleine Unternehmen geeignet sind und immer auf der bereits bestehenden IT-Infrastruktur aufsetzen.

Denn nicht die Großen der Branche, auch KMU hätten ein erhebliches Einsparpotenzial bei administrativen Routinetätigkeiten - etwa im kaufmännischen Bereich - und könnten ihre knappen Mitarbeiter-Ressourcen durch den Einsatz von RPA-Lösungen wertschöpfender einsetzen, erläutert Michael Reusch, Geschäftsführer von smartlutions. "Roboter sind eine Lösung für den Fachkräftemangel, führen zu mehr Mitarbeiterzufriedenheit und helfen, sowohl Kosten zu senken als auch die Kundenbetreuung zu verbessern“.

Mit RPA gegen den Fachkräftemangel?

Hinzu komme, dass der Einstieg in Robotic Process Automation (RPA) kostengünstiger sei als viele glaubten, Nach Einschätzung von Reusch amortisieren sich die Investitionskosten meist schon innerhalb eines Jahres, da ein Roboter viele "manuelle" Arbeitsschritte bei richtiger Implementierung innerhalb weniger Minuten autonom erledigen kann. Wenn sich durch Roboter nur zehn oder fünfzehn Prozent der Zeit einsparen ließen, wäre dies für die meisten Unternehmen schon ein Gewinn, so der smartlutions-Geschäftsführer.

Michael Reusch, Geschäftsführer der smartlusions GmbH: „Lästige Verwaltungsaufgaben gibt es überall.“
Michael Reusch, Geschäftsführer der smartlusions GmbH: „Lästige Verwaltungsaufgaben gibt es überall.“ (Bild: smartlutions)

Dennoch gibt es in den Unternehmen noch immer Vorbehalte gegen RPA-Lösungen. „Leider haben beide Seiten oft Angst vor der Einführung von Robotern. Die Unternehmer fürchten die immensen Kosten und haben ‚Veränderungsschmerzen‘. Die Mitarbeiter fürchten, nicht mehr gebraucht zu werden“, so Michael Reusch, der seine Roboter bislang vor allem in der Finanz- und Versicherungswirtschaft eingeführt hat, sich aber nun auch anderen Branchen öffnen möchte. „Lästige Verwaltungsaufgaben gibt es überall“, sagt er.

In der Praxis jedoch seien die Vorbehalte gegen Robotic Process Automation (RPA) unbegründet, ist der Digitalisierungs-Experte überzeugt. In den allermeisten Fällen seien durch die Software-Roboter Mitarbeiterkapazitäten nicht abgebaut worden, sondern umgelenkt – hin zu produktiveren Tätigkeiten wie persönlicher Kundenberatung, Produktentwicklung und Service. „Die wirklich hochwertigen Aufgaben können Roboter nicht lösen. Da braucht es den Menschen. Davon profitiert auch der Kunde“, so Reusch.

Apeople: Neue Online-Community für Anwender von RPA, BPM und KI

Automation Anywhere, Anbieter von Robotic Process Automation (RPA), ruft mit Apeople seine eigene Online-Community für Anwender von RPA, KI und Geschäftsprozessautomatisierung ins Leben. Apeople bietet Kunden, Partnern und der globalen Community von Automatisierungsexperten eine einheitliche Plattform, um sich mit ihren Kollegen zu vernetzen, Best Practices auszutauschen und auf Ressourcen zuzugreifen. Darüber hinaus können sie auch Vorschläge und Ideen einreichen, die nicht nur auf die Produkt-Roadmap von Automation Anywhere, sondern auch auf die gesamte Zukunft der RPA-Industrie einzahlen und diese mitgestalten.

Zusätzlich zu den Standardfunktionen der Community - wie dem Diskussionsforum - verfügt Apeople über die folgenden Funktionen:

    • Message Board: Ein Newsfeed mit den Top-Posts und eine Site, auf der Verbesserungen und Ergänzungen Produkten und Roadmap von Automation Anywhere empfohlen werden.
    • Rangliste: Top Apeople Influencer, die nach ihrer Aktivität in der Community sortiert sind.
    • Gruppen: Online-Anwendergruppen, die Best Practices in bestimmten Branchen und zu Technologie-Schwerpunkten austauschen.
    • Veranstaltungen: aktuelle Nachrichten und Veranstaltungskalender von Automation Anywhere.
    • Ressourcen: Links zu Lernressourcen, Produktdokumentationen, einer Automatisierungs-Wissensdatenbank und vieles mehr.

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