Datensicherung Backup und Recovery: 3 Tipps für mehr Datensicherheit

Autor / Redakteur: Oliver Kolb & Marcel Teupe* / Sebastian Human

Obwohl es für sie in der Theorie von essenzieller Bedeutung ist, behandeln viele Unternehmen das Thema Datensicherung und -wiederherstellung in der Praxis eher stiefmütterlich. Die nachfolgenden drei Tipps helfen dabei, das zu ändern.

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Die Datenspeicherung in der Cloud hat den Vorteil, dass man ihre Wiederherstellung im Ernstfall vollkommen ortsungebunden vornehmen kann.
Die Datenspeicherung in der Cloud hat den Vorteil, dass man ihre Wiederherstellung im Ernstfall vollkommen ortsungebunden vornehmen kann.
(Bild: gemeinfrei / Pixabay )

Sie besitzen sicherlich seit Jahren oder Jahrzehnten eine beachtliche Anzahl an Versicherungen. Doch spätestens bei der Durchsicht der eigenen Unterlagen zum Jahresabschluss beschleicht Sie in Anbetracht der vielen Abschlüsse und deren Kosten der Gedanke, warum Sie eigentlich diese Versicherungen Jahr für Jahr bezahlen, ohne sie ein einziges Mal in Anspruch genommen zu haben.

Sie fackeln nicht lange und kündigen einige davon, unter anderem die Hausratversicherung. Doch kurz darauf ruiniert eine Rohrverstopfung mit Folgewasserschaden die Elektrik Ihrer sündhaft teuren Heimkinoanlage, den Edelteppich und die eben erst neu beschaffte Wohnzimmereinrichtung gleich mit dazu. Für den Schaden will niemand haften. Sie bleiben darauf und auf den hohen Folgekosten sitzen.

Übertragen auf die Unternehmenspraxis wird sofort klar, warum eine klare Backup- und Recovery-Strategie zusammen mit einer zuverlässigen Backup-Lösung großen Ärger, lange Betriebsausfälle und hohe Umsatzverluste ersparen kann. Daher sollen im Folgenden drei Aspekte der Notwendigkeit einer funktionierenden Datensicherung und Datenwiederherstellung beleuchtet werden.

Rechtliche Dimension

Zunächst müssen Unternehmen die Vorgaben, die der Gesetzgeber für den Umgang mit Daten stellt, erfüllen. Gleich mehrere nationale und internationale Richtlinien und Gesetze regeln nämlich von der Verarbeitung von Daten bis hin zu deren Archivierung nahezu alles. Mit GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und EU-DSGVO seien hier nur die wichtigsten erwähnt. Zu diesen gesetzlichen Vorgaben kommen noch die internen Compliance-Richtlinien hinzu.

Am Beispiel des E-Mail-Verkehrs, einer der etabliertesten Geschäftsprozesse überhaupt, lässt sich die rechtliche Dimension der Datensicherung gut illustrieren: Alle E-Mails, in denen Erklärungen empfangen oder abgegeben werden, die geschäftsrelevant sind, müssen archiviert werden. Die sinnvollste Strategie ist und bleibt die vollständige Archivierung aller E-Mails, um Sachverhalte im Zweifelsfall glaubhaft belegen zu können. Die Erfahrung zeigt: je kleiner das Unternehmen, desto geringer die Bereitschaft, sich mit dem Thema Datensicherung auseinanderzusetzen. Doch ein leichtfertiger Umgang mit Daten, auch ihre mangelhafte Sicherung können erhebliche Kosten zur Folge haben, sollte ein Rechtsstreit entstehen.

Geschäftskontinuität

Laut einer Studie von Dell managte ein einzelnes Unternehmen (mit über 250 Mitarbeitenden) im Durchschnitt schon 2019 gigantische 13,53 Petabytes an Daten. Mit diesen Datenmengen wächst auch die Zahl disruptiver Ereignisse: In der gleichen Studie berichteten 82 Prozent der Unternehmen von einem Ausfall in den vorangegangenen 12 Monaten. Die geschätzten Kosten dieser Ausfälle beliefen sich auf über eine Million Dollar im Jahr 2019.

Die Covid-19-Pandemie brachte zusätzliche neue Herausforderungen für Gewährleistung der Datensicherheit durch den dramatisch angestiegenen Fernzugriff auf Unternehmensressourcen und eine Vielzahl verteilter Endpunkte aufgrund von Remote Work. Für Cyberkriminelle schuf Corona eine nochmal immens vergrößerte Angriffsfläche in Unternehmen. Dabei war die Bedrohungslage schon zuvor enorm, wie eine Studie des Anbieters Sophos belegt. 2020 gaben hier 57 Prozent der befragten deutschen Unternehmen an, Ziel von Ransomware-Attacken gewesen zu sein - in 69 Prozent der Fälle waren die Angriffe erfolgreich und Dateien wurden verschlüsselt. Ohne ein funktionierendes Backup bleibt Unternehmen oft nichts anderes übrig, als das Lösegeld zu zahlen.

Fehlende Backups von Cloud-Diensten

Leider hat sich eine Fehlannahme weit verbreitet, nämlich die, dass die Microsoft 365 Suite, die unter anderem die beliebten Kollaborationslösungen Outlook und Teams beinhaltet, von Haus aus gesichert sei. Wenn schon Public Cloud Anbieter grundsätzlich Disaster Recovery, also die Systemwiederherstellung nach Totalausfällen bieten, bedeutet das nicht, dass sie automatisch Backups genutzter Dienste erstellen. Die Wiederherstellungszusage bezieht sich lediglich auf den Ausfall der eigenen Rechenzentren im Falle eines Hardware-Versagens oder höherer Gewalt.

Auf die konkreten Recovery-Anforderungen einzelner Unternehmensnutzer bieten sie per Standard keine Antwort. Die Anbieter operieren meist auf der Grundlage der geteilten Verantwortung, was meint, dass sie die grundsätzliche Ausfallsicherheit ihrer Dienste garantieren, während der Nutzer selbst für das individuelle Backup seiner Dateien und Applikationen Sorge trägt. Diese Erkenntnis erfolgt meist erst, wenn es bereits zu spät ist, also Daten versehentlich gelöscht oder korrumpiert wurden.

Aktuelle Herausforderungen

Hybride IT-Landschaften
In vielen Unternehmen führte das Corona-Virus dazu, dass nahezu die gesamte frühere Büro-Belegschaft zeitweise oder dauerhaft auf Remote Work umgestellt wurde. Waren auch vor der Pandemie schon viele Systeme in eine Form von Public oder Private Cloud gewandert und somit in der Theorie remote-fähig, stellte der flächendeckende Test des verteilten Arbeitens die Unternehmens-IT vor ungeahnte Herausforderungen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die nicht in den Büroräumen des Unternehmens arbeiten, müssen weiterhin täglich Dateien speichern, Veränderungen in Datenbanken und anderen Datenressourcen vornehmen. Somit benötigen sie weiterhin sicheren Fernzugriff auf eine Vielzahl von Unternehmensressourcen.

Mangelhafte Lösungen
Wie in jedem anderen Segment auch, sehen sich Unternehmen mit einer Unzahl an Anbietern und Lösungen konfrontiert, die alle mehr oder weniger vorgeben, einen ähnlichen Leistungsumfang zu bieten. Nicht selten lassen sich Unternehmen von Buzzwords oder Versprechungen einer Hochglanz-Roadmap blenden, deren Funktionalitäten dann doch nie umgesetzt werden. Somit stehen sie häufig mit einer Backup - und Recovery-Lösung da, die viele ihrer Anforderungen nicht erfüllt und Lücken in ihrer Datensicherung offenlässt. Kommt es einmal zum Anwendungsfall, können Backups allzu oft gar nicht wiederhergestellt werden, weil sie nicht funktionieren, was routinemäßige Tests der Backups hätten verhindern können.

Die Nutzung der über hybride Cloud-Umgebungen verteilten Dienste und Speicher führen nicht selten dazu, dass Unternehmen gleich mehrere Backup-Lösungen im Einsatz haben. So keimt ein Flickenteppich von Backups mit neuen Datensilos. Die weiter oben zitierte Studie von Dell fand außerdem heraus, dass Unternehmen mit einer oder mehreren Datensicherungslösungen wesentlich höher gefährdet waren und auch höhere Kosten aufgrund des Datenverlusts schultern mussten.

Fehlende Ressourcen
Das Beispiel des Sparfuchses, der seine Hausratversicherung kündigte, steht sinnbildlich für Unternehmen, die am falschen Ende sparen und die Updateverträge ihrer Anbieter kündigen. Wurden die regelmäßige Wartung und Aktualisierung des Systems lange genug vernachlässigt, kommt ein Ernstfall das entsprechende Unternehmen wesentlich teurer zu stehen als der Impact des Updatevertrags auf die Betriebskosten.

Mit dem Datenwachstum und der zunehmenden Abhängigkeit der Unternehmen von ihrer IT-Umgebung steigt auch die Verantwortung und Anforderung an die IT-Abteilungen. Dies spiegelt sich leider zumeist nicht in den Budgets oder der Personaldecke wider. Es fehlt an Know-how und Fachleuten, wie etwa Backup-Experten und -Expertinnen, aber auch an klaren Vorgaben aus den Führungsetagen. Die Themen Datensicherheit, Datensicherung und Betriebssicherheit werden vermischt und die strategische Ausrichtung der IT seitens der Unternehmensführung anhand von Buzzwords setzt falsche Prioritäten.

3 Ratschläge für einen Ausweg aus dem Backup- und Recovery-Albtraum

1. Überlegen Sie sich, was und wie sie es sichern müssen
Um sowohl eine geeignete Backup- und Recovery-Strategie zu entwickeln als auch die passende Lösung auszuwählen, lautet die simple Empfehlung: Erstellen Sie einen klaren Anforderungskatalog. Mag dieser Rat für jede Art von IT-Ausschreibung gelten, nehmen sich im hektischen Tagesgeschäft immer noch viel zu wenige Unternehmen Zeit dafür. Das kann teuer werden. Denn eine vorschnell eingeführte Lösung, die sich nach kurzer Zeit als ungenügend herausstellt, strapaziert ohnehin schmale Budgets unnötig.

Falls Ihr Unternehmen dies noch nicht auf eine strukturierte Art und Weise getan haben sollte, geht es zunächst um die umfängliche Bestandsaufnahme: Wo werden überhaupt Daten erzeugt und gespeichert? Moderne Lösungen unterstützen dabei durch KI-basierte Erfassung und Kategorisierung der Daten und den typischen Lese-, Zugriffs- und Speichermustern im Unternehmensnetzwerk. Hier stellt sich vor allem die Frage, welche Workloads relevant sind und wie kritisch die zu speichernden Daten sind.

2. Backup-as-a-Service entlastet
Backup-as-a-Service (BaaS) ist ein junger und vielversprechender Trend, der Backup- und Recovery als Managed Service bereitstellt. BaaS erlaubt es Unternehmen, bedarfsgerecht skalierbare Backup-Kapazitäten vorzuhalten und die Kosten dafür vorausschauend zu planen.

Automatisierte Backup-Tests garantieren die Integrität und Konsistenz der Backups. Auch wenn der Trend zur Cloud ungebrochen ist, erkennen die Hersteller an, dass wir auf unabsehbare Zeit in einer hybriden IT-Welt arbeiten. Deshalb bieten sie die wahlweise Speicherung in der Cloud, On-Premises, entsprechend des Workloads und sichern On-Prem-Daten auf Wunsch zusätzlich in der Cloud. Service-Level-Agreements lassen sich mit Cloud-basierten BaaS-Diensten viel wahrscheinlicher einhalten, dank der quasi unbegrenzten Kapazität der dahinterstehenden Rechenzentren. Ausfallzeiten kann man so drastisch minimieren und einen Großteil der Backup- und Recovery-Strategie auslagern, indem die Einhaltung rechtlicher Vorgaben durch integrierte Features vereinfacht wird.

Nicht zuletzt wird die interne IT gleich in mehrfacher Hinsicht entlastet. Bereitstellung, Verwaltung und Wartung erfordern keine physische Anwesenheit in einem Rechenzentrum mehr, wodurch Remote-Work-Szenarien auch für IT-Mitarbeitende erleichtert werden.

3. Setzen Sie (ausnahmsweise) auf einen einzigen Anbieter
Wie weiter oben geschildert, sind Unternehmen, die zwei oder mehr Backup- und Recovery-Anbieter im Einsatz haben, stärker bedroht. Dies liegt nicht zuletzt an der fehlenden Kommunikation der Lösungen untereinander. Auf der Grundlage des Anforderungskataloges sollte die Wahl auf den Anbieter fallen, der alle Punkte bereits jetzt erfüllen kann und bestenfalls noch Raum für Entwicklung bietet. Auch wenn das Risiko eines Vendor-Lock-Ins hierbei steigt, überwiegen die Vorteile einer einheitlichen Lösung.

Zwar ist die Datensicherung nur ein Teil des vielfältigen Themenkomplexes Daten, jedoch bildet sie das Fundament für jegliche Nutzung dieser Informationen. Die Datenspeicher eines Unternehmens sind so etwas wie das Gedächtnis der Organisation. Und genau wie bei einem Gedächtnisverlust verlieren Unternehmen mit ihren Daten auch die Fähigkeit, sich zu orientieren.

Statt lästiger Nebengedanke zu sein sollte mit der steigenden Relevanz von Daten auch die Frage ihrer Sicherung zentraler Fokus werden.

* Oliver Kolb berät im Commvault-Team der ADN Reseller-Partner des Distributors bei Backup- und Recovery Themen.

* Marcel Teupe ist Spezialist für Storage und Virtualisierung sowie ausgewiesener Experte für das Lösungsportfolio von Commvault und Nutanix.

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