Schnellere Freigabeprozesse App sei Dank: Produktion läuft mit effizienten Freigabeprozessen weiter

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Gestörte Lieferketten gehören heute zum Alltag. Doch die Umstellung auf neue Bauteile oder andere Zulieferer erfordert oft umfangreiche Freigabeprozesse. Mithilfe von Apps können Verantwortliche schneller ihre Genehmigungen erteilen, damit die Produktion weiterläuft.

Wie viele Fertigungsunternehmen ist auch ein Hersteller von Produkten für die Energieerzeugung von der Zulieferung verschiedener Teilkomponenten abhängig. Vor Corona und dem Ukrainekrieg funktionierten die Lieferketten meist noch. Doch seit 2020 kommt es immer wieder zu kleineren und größeren Verzögerungen. Dabei lässt sich im Einzelfall nur schwer vorhersehen, wann und in welcher Stückzahl die vertraglich zugesagten Teilkomponenten auch tatsächlich ankommen.

Hier geht es um mehr als nur die Just-in-time-Produktion. Denn fehlen Bauteile oder Materialien, steht die gesamte Produktion so lange still, bis diese wieder verfügbar sind. Das kann inzwischen Monate dauern. Kein Unternehmen kann sich einen so langen Ausfall leisten, jedoch die Umstellung auf Alternativen ist oft komplex. Denn für die Auswahl des richtigen Alternativbauteils sind viele Faktoren wie Größe, Qualität und Funktionen zu berücksichtigen. Entsprechend müssen neue Teilkomponenten erst von den zuständigen Frontline Workern, also den Technikern und Fachkräften in Produktion, Entwicklung und Support geprüft werden, bevor sie zum Einsatz kommen.

Viele Freigaben notwendig

Dabei gibt es viele Punkte zu beachten. Zum Beispiel ist grundsätzlich zu klären, ob ein Bauteil überhaupt in das Produkt passt. Dazu gehören Eigenschaften wie Anschlüsse, Schnittstellen, unterstützte Standards und IT-Protokolle oder die Nennspannung. Die Teilkomponente muss zudem für die genutzten Produktionsprozesse geeignet sein. Dies umfasst etwa eine geeignete Größe und Dimensionierung, ausreichende Robustheit oder Bohrlöcher an den entsprechenden Stellen. Zudem kann sie die Taktung in der Produktion beeinflussen.

Zusätzlich müssen die Wartungsprozesse beim Endkunden auch mit alternativen Bauteilen sichergestellt werden. Ist ein entsprechender Support geboten oder aus eigenen Kräften möglich? Kann ein Techniker vor Ort diese Teile bei Bedarf austauschen? Sind Schulungen dafür notwendig? Schließlich muss die neue Teilkomponente auch in ausreichender Menge lieferbar sein und an die jeweiligen Standorte versendet werden.

Bis vor wenigen Jahren war ein solcher Umstellungsprozess nur selten nötig. So genügte es, eine E-Mail-Kette zu starten, bei der die zuständigen Frontline Worker nacheinander ihre Tests durchführten und die jeweilige Freigabe erteilten. Heute reicht diese langwierige sequenzielle Abarbeitung jedoch nicht mehr aus, da Störungen in Lieferketten kaum vorhersehbar sind und Alternativen schnell gefunden werden müssen. Zudem erlauben E-Mail-Ketten keine Transparenz über den aktuellen Freigabestatus, berücksichtigen weder Urlaubszeiten noch falsche Ansprechpartnerinnen und -partner und senden keine Erinnerungen.

Die praktische Change-App für Produkte

Um die langen Durchlaufzeiten zu verkürzen und die Transparenz zu erhöhen, wollte der Hersteller der Produkte für die Energieerzeugung eine neue App einführen. Sie sollte in Microsoft Teams bereitgestellt werden, um den geräteunabhängigen Zugriff sowie die Nutzung über eine bekannte Oberfläche zu erleichtern. Die App bietet an sich schon den Vorteil, dass die zuständigen Frontline Worker ihre Freigaben nicht nacheinander, sondern parallel und in beliebiger Reihenfolge erteilen können. So müssen sie nicht mehr aufeinander warten, sondern können jederzeit mögliche Änderungswünsche eintragen.

Zusätzlich erleichtert es die App im Vergleich zur E-Mail, detaillierte Beschreibungen und Dokumente zum jeweiligen Bauteil bereitzustellen. In der App müssen sie nur einmal hochgeladen werden, stehen allen Beteiligten zur Verfügung – und verstopfen keine Mail-Accounts. Es ist auch deutlich transparenter, wer für die Freigabe zuständig ist und wer die Stellvertretung im Falle längerer Abwesenheiten übernimmt. Ignoriert jemand die Anfrage, erinnert die App regelmäßig daran und informiert bei Bedarf die Führungskraft.

Für eine reibungslose Entwicklung und Einführung der App entschied sich das Unternehmen für Campana & Schott. Der Lösungspartner führte Workshops mit am Prozess beteiligten Mitarbeitenden des Kunden durch und ging mit Mockups der Lösung schon früh auf die besonderen Anforderungen im produktionsnahen Umfeld ein. Zusätzlich erstellte der Anbieter ein technisches Lösungsdesign, das stark auf beim Anwender etablierten Standardtools basierte, um möglichst aufwandsarm eine umfassende Lösung aufzubauen. Da Microsoft Teams bereits flächendeckend beim Kunden in allen Bereichen eingeführt war, sollte diese App hier abgebildet werden, um zum Beispiel auch mobil nutzbar zu sein.

Industrie-4.0-Partnerschaft

Kooperation stärkt Nutzung industrieller Apps

Erleichterte Prozesse

Das Fertigungsunternehmen profitiert durch die App von vielen Vorteilen. Vor allem kann der Freigabeprozess für neue Bauteile deutlich effizienter und schneller erfolgen, da die einzelnen Freigaben parallel und nicht mehr nacheinander eingeholt werden. Dies ist auch möglich, weil von Anfang an feststeht, wer in diesem Prozess involviert ist. Die App erhöht dabei nicht nur die Transparenz in Bezug auf den Kreis der Verantwortlichen, sondern auch über deren Anwesenheit, möglichen Stellvertretern sowie den aktuellen Freigabestatus.

Die zuständigen Fachkräfte können in Teams schnell auf die App zugreifen, sie intuitiv nutzen und entsprechende Zusatzinformationen abrufen. Sie erhalten automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen, um den Prozess zu beschleunigen. Zudem sind Chat-Möglichkeiten und Video-Telefonie direkt in das Tool integriert und ermöglichen die schnelle Abstimmung zur Lösungsfindung direkt an einzelnen Vorgängen. Dadurch gibt es keine Medienbrüche mehr.

Mithilfe einer App in Microsoft Teams lassen sich Freigabeprozesse durch Fachkräfte und auch Frontline Worker deutlich schneller durchführen. So können Unternehmen bei Problemen in der Lieferkette kurzfristig auf alternative Teilkomponenten und Zulieferer umstellen, um Stillstand in der Produktion zu vermeiden. Damit verringert sich auch das entsprechende Risiko für Gewinn- und Kundenverluste.

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