Vernetzte Prozesse API-Integration und Whitelabeling schaffen Mehrwerte für den Channel

Autor / Redakteur: Marc Paczian* / Stefan Guggenberger

Die smarte Nutzung von Programmierschnittstellen sowie Whitelabeling erweitert die Möglichkeiten des digitalen Unterzeichnens und auch der Channel kann davon profitieren. Wie der Channel sich eine eigene E-Signature bauen kann.

E-Signaturen können viele Prozesse beschleunigen und bieten unter Verwendung der richtigen Kriterien eine hohe Rechtssicherheit.
E-Signaturen können viele Prozesse beschleunigen und bieten unter Verwendung der richtigen Kriterien eine hohe Rechtssicherheit.
(Bild: gemeinfrei // Unsplash)

Durch die veränderten Bedingungen der Pandemie werden bestehende IT-Infrastrukturen zunehmend strapaziert, denn IT-Lösungen müssen mittlerweile zwingend auch remote im großflächigen Einsatz tadellos funktionieren. Unternehmen müssen deshalb sämtliche Prozesse und die Art, wie mit Tools zukünftig weitergearbeitet werden wird, gründlich evaluieren. Daneben können IT-Lösungen, die sich nahtlos und sicher in bewährte Technologien integrieren lassen, das Zünglein an der Waage des Erfolgs sein: Hier mag sich entscheiden, wessen Workflows langfristig effektiv und wettbewerbsfähig bleiben.

Eine E-Signature-Lösung ist heute unverhandelbar

Eine der Lösungen, die jetzt mehr denn je dabei helfen können, die digitale Arbeit zu vereinfachen und zu beschleunigen, ist die Integration elektronischer Signaturen in bestehende Arbeitsprozesse. Sie gehört auf die Agenda aller, die digitale Workflows optimieren, weil sie nicht nur Prozesse wie Vertragsunterzeichnungen oder Angebotsbestätigungen vereinfacht, sondern auch Zeit und Kosten spart. Der Channel weiß das nur zu gut und hat in den letzten 15 Monaten einen beeindruckenden Beitrag dazu geleistet, ganze Firmen und Teams in die (ausschließlich) digitale Arbeit zu begleiten. Dabei kann der Channel selbst durch den Einsatz eines kleinen Tools wie der eSignature, einen massiven Impact für sich selbst und Kunden erzielen.

1. E-Signaturen schaffen Rechtssicherheit

Die rechtssichere elektronische Signatur ermöglicht es, dass mithilfe elektronisch verknüpfter Daten die jeweiligen Unterzeichnenden eindeutig zu identifizieren sind. Sie muss den Kriterien der Verordnungen UETA, eIDAS sowie ESIGN entsprechen. Nur dann ist sie als qualifizierte elektronische Signatur (QES) rechtlich der handschriftlich geleisteten Unterschrift gleichgestellt. Die Verwendung einer eingescannten Unterschrift, die manuell als Bild in ein Protokoll oder Dokument eingefügt wurde, reicht zwar als unternehmensinterner Nachweis laut Signaturgesetz als “einfache” elektronische Signatur aus, Rechtsverbindlichkeit besteht aber noch nicht. Denn schon für die Unterzeichnung von Non Disclousure Agreements (NDAs) oder auch Standard Operating Procedures (SOPs) ist diese Praxis nicht mehr ausreichend gültig. Das Feststellen nachträglicher Veränderungen oder alleine die gewährleistete Nachvollziehbarkeit der Veränderungen an einem Dokument vor oder nach der Unterzeichnung bleiben unklar. Diese sowohl für den Geschäftsverkehr als auch für juristische Sicherheit unabdingbaren Anforderungen erfüllen erst QES.

2. APIs machen Workflows effizienter

Die clevere Integration elektronischer Signaturlösungen in bestehende Tools bildet eine entscheidende Stellschraube in der Optimierung hin zu einem immer effizienteren Workflow. Die Unabhängigkeit von Stift und Papier macht die Organisation komplexer Verträge, an denen viele Stakeholder beteiligt sind, wesentlich schneller und damit auch wirtschaftlicher. Besonders das nahtlose Einfügen in CRM oder ERP Tools ermöglicht es, dass diese Programme zur Leistung der Unterschrift erst gar nicht mehr verlassen werden müssen. Durch die gewonnenen Freiheiten in der Nutzung kann die Lösung bestmöglich auf relevante Prozesse, Tools und Anwendungsfälle maßgeschneidert werden.

3. Dafür steht der Partner mit seinem Namen: Whitelabeling

Durch Whitelabeling sieht alles wie aus einem Guss aus. Vertrauen zwischen dem Partner und seinen Kunden ist die Basis jeder erfolgreichen Geschäftsbeziehung. Integriert man in den Unterzeichnungsprozess von Verträgen oder Angeboten Drittanbietersoftware, kann der Workflow ins Stocken geraten: Plötzlich taucht ein fremdes Logo auf, man wird auf ein anderes System geleitet und findet womöglich nicht mehr zurück. Dies kann ein Conversion-Killer sein oder zumindest Zeit stehlen, ist aber durch den Einsatz einer hauseigenen E-Signature über eine API-Schnittstelle zu verhindern. Whitelabeling ermöglicht es Partnern nämlich, die eigene Corporate Identity elegant in den Mittelpunkt zu stellen und so ein zusätzliches Level an Vertrauen aufzubauen. Sowohl intern als auch extern kann ein einheitlicher Look über die Einarbeitung des Partnerlogos, der eigenen Farbwelt und Schriftart erzielt werden. Auch die Möglichkeit, die Lösung mit der eigenen Website zu integrieren, macht die Nutzung intuitiver und kann sich positiv auf den zügigen Abschluss von Verträgen oder Auftragsbestätigungen auswirken.

4. Der Partner hat die Demo schon im eigenen Prozess integriert

AP-Integration-as-a-Service ist eine große Chance für den Channel. Bilden Partner selbst ihre unterschriftsrelevanten Geschäftsprozesse über eine E-Signature-Lösung ab, stellt dies einen günstigen Moment dar, das Gespräch darüber mit dem Kunden zu eröffnen. Bindet man sie beispielsweise direkt in die Bestell- oder Angebotsprozesse ein, zeigt sich einerseits, wie sicher und nativ deren Bedienbarkeit ist, andererseits aber auch, wie harmonisch sich die Lösung in bestehende Programme einbetten lässt. Das allein kann schon ausreichen, um das Interesse eines Kunden zu wecken und ihn für den Kauf neuer Lizenzen zu begeistern.

Aber auf Kundenseite kann die Implementierung von APIs in bestehende Systeme durchaus herausfordernd sein. Hier ist eben genau die Kernkompetenz des Channels gefragt, denn mit seinem Know-how kann er seinen Partnern und Kunden dabei helfen, herauszufinden, was diese eigentlich wollen. Dann wird gemeinsam eruiert, wie die Anforderungen am besten in die bestehenden Lösungen integriert werden können, um das Maximum an Arbeits- und Prozessoptimierung herauszuholen. Sind die Mehrwerte ermittelt, können die Partner als Best-of-breed-Experten ihr ganzes Arsenal an ganzheitlich-integrativem Servicedenken unter Beweis stellen, wie die IT-Landschaft ihrer Kunden bestmöglich ausgestaltet werden kann. Denn gerade Tools, die einwandfrei funktionieren und benutzerfreundlich sind, sollen das auch bleiben. Eine professionelle partnergestützte API-Integration-as-a-Service (IaaS) garantiert die reibungslose Implementierung und gewährleistet, dass die um die API erweiterten Programme auch nach erfolgreicher Implementierung schlank und nativ bleiben.

5. Mit API-Lizenzen das Channel-Herz erobern

Interessant wird dieses Geschäft für den Channel besonders dann, wenn er IaaS mit dem Vertrieb von API-Lizenzen direkt koppeln kann. Inzwischen ermöglichen es E-Signature-Hersteller auch über Reseller und Distributoren direkt API-Lizenzen zu beziehen. Die Integration an sich dauert gängigsten E-Signaturen nicht länger als eine Woche. Der GRID Report ‚Spring 2021‘ unterstreicht, wie gut die E-Signature-APIs mit beliebten Geschäftsanwendungen wie Slack, Salesforce, Oracle Content & Experience Cloud, HubSpot CRM, Eventbrite und mehr harmonieren. Integrationen in Cloud-Lösungen wie Google Drive, Dropbox, Evernote, Box und OneDrive verdeutlichen, wie sehr sich elektronische Signaturen als vergleichsweise kleines Tool positiv auf den Workflow und das digitale Dokumentenmanagement auswirken können - egal, ob im CRM- oder ERP-System für die Personalabteilung oder Accounting. Mit dem breiten Einsatz von E-Signaturen verschaffen sich Unternehmen einen Vorsprung in Sachen Digitalisierung.

* Marc Paczian ist Head of Channel Solutions in EMEA bei Dropbox.

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