Mehrwertschaffer statt Zeitvernichter

5 Tipps für produktive Meetings

| Autor / Redakteur: Sharin Gattung* / Georgina Bott

Meetings müssen nicht immer unproduktiv und langweilig sein.
Meetings müssen nicht immer unproduktiv und langweilig sein. (Bild: Pexels / CC0)

Meetings sind der Tod der Produktivität – so empfinden es inzwischen immer mehr Arbeitnehmer. Wie aber muss ein Meeting sein, damit es die Kreativität beflügelt und Teamwork unterstützt statt Effizienz verhindert? Ein Plädoyer für eine neue Kultur.

Vor einigen Monaten machte Tesla-Chef Elon Musk Schlagzeilen mit der Aufforderung an seine Mitarbeiter, zu lange oder zu ergebnislose Meetings und Conference Calls zu verlassen. Seine Begründung: nicht das Verlassen eines Meetings sei unhöflich, sondern die Verschwendung der Zeit anderer. Für viele klingt das wie Musik in den Ohren, denn ausufernde Meetings sind ein Produktivitätskiller in zahlreichen Unternehmen. Laut einer Studie finden ganze 71 Prozent der Führungskräfte die Meetings in ihren Unternehmen zu ineffizient. Tipps gibt es viele: Agenda definieren, Zeiten einhalten, Ziele und Verantwortlichkeiten festlegen, während des Meetings stehen bleiben etc. Viele dieser Ratschläge dringen jedoch nicht zum Kern des Problems vor, denn oft ist ein grundsätzlicher Wechsel in der Meeting-Kultur,sowie dessen dauerhafte Einhaltung nötig und nicht nur ein neues Set von Tools. Was kann man aber tatsächlich ändern, um Meetings kürzer, produktiver und inspirierender zu gestalten?

1. Status quo ermitteln und daraus Optimierungsmaßnahmen ableiten

Um einen Zustand ändern zu können, muss man ihn erst einmal kennen. Deshalb ist es wichtig, den Stand der Dinge bei den betroffenen Meeting-Teilnehmern abzufragen und so herauszufinden, wo und wie stark der Schuh eigentlich drückt. Oft funktioniert das in Einzelgesprächen am besten. Mindestens genauso relevant ist dann allerdings die gemeinsame, offene Diskussion der Ergebnisse. Dabei ist es wichtig, dass alle Teammitglieder mit eingebunden sind und so zu einer Lösung beitragen können, denn manchmal sind die Probleme bekannt, werden aber schlicht nicht kommuniziert.

Am Ende dieser Diskussion sollte die Vereinbarung klarer Ziele stehen. Das kann zum Beispiel die Festlegung eines Meeting-freien Tages pro Woche sein, die generelle Reduzierung der Anzahl der Meetings pro Woche oder das kritische Hinterfragen, wer tatsächlich regelmäßig teilnehmen muss und welche tradierten Gewohnheiten man neu überdenken sollte. Die gewonnene Anzahl „weißer Flächen“ im Kalender sorgt dafür, dass Mitarbeiter sich ohne ständige Unterbrechung auf komplexe Aufgaben konzentrieren und so produktiver arbeiten können. Nicht vergessen: Zielsetzungen regelmäßig überprüfen. Was funktioniert, was funktioniert nicht, wo muss man feintunen? Was können wir darüber hinaus tun, um uns als Team weiterzuentwickeln? Denn die Einschränkung der Meetingzahl darf nicht zu verminderter Kommunikation im Team führen – man muss sich rechtzeitig Gedanken über andere, sinnvolle Formen des Informationsaustauschs machen.

2. Moderatoren einbinden

Obwohl Online-Meetings viele Vorteile mit sich bringen, wie das Involvieren von entfernten Team-Mitgliedern oder Ad-hoc-Abstimmungen über Standorte hinweg, so können sie aufgrund ihrer relativen Anonymität auch eine Herausforderung in Sachen Kommunikation sein. Ein guter Moderator kann hier Wunder wirken. Moderatoren sollten dann eingreifen, wenn ein Thema zeitlich aus dem Ruder läuft, ungeplante Themen zu viel Raum einnehmen oder ein Teilnehmer die Redezeit monopolisiert und andere nicht zu Wort kommen oder sich nicht am Gespräch beteiligen. Die Kunst dabei ist es, Regeln durchzusetzen, ohne Flexibilität und Kreativität abzuwürgen. Sinnvoll ist es, ein Rotationsprinzip für die Meeting-Moderatoren einzuführen, um Verantwortung zu verteilen und alle Teilnehmer gleichberechtigt zu involvieren. Eine leistungsfähige Lösung für Online-Meetings, die intuitiv zu nutzen ist, einfache Übertragung von Webcams gewährleistet und technischen Pannen vorbeugt, ist dabei ein Muss.

3. Ablenkungen unterbinden

Viele Meetings sind auch deshalb unproduktiv, weil die Hälfte der Teilnehmer gleichzeitig auf ihrem Smartphone oder Laptop E-Mails checkt und so geistig nur zur Hälfte anwesend ist. Diese Teilnehmer bekommen nicht nur diskutierte Inhalte nicht mit, sondern steuern auch keinen konstruktiven Input bei und lenken andere womöglich noch ab. Die klare Regelung „Nicht im Meeting benötigte Technologie bleibt draußen“ wird zwar vermutlich in vielen Fällen erst einmal für Unmut sorgen, resultiert aber in deutlich kürzeren und produktiveren Meetings.

4. Nächste Schritte definieren

Nach einem Meeting sollte es eine klare Zusammenfassung der Ergebnisse und der next steps mit klaren Zeitvorgaben und Verantwortlichkeiten geben. Damit steht auch gleichzeitig die Agenda für das nächste Meeting. Ein solch strukturiertes Vorgehen hilft darüber hinaus dabei, Engpässe zu identifizieren und gegebenenfalls Ressourcen innerhalb des Teams neu aufzuteilen. Hier ist es besonders wichtig diese Vorgehensweise regelmäßig einzuhalten und nicht schleifen zu lassen. So sollte vor dem Meeting bereits klar definiert sein, wer die Aufgabe des „Protokollschreibens“ übernimmt, idealerweise auch nach dem Rotationsprinzip.

5. Neue Herangehensweisen ausprobieren

Viele Meetings sind auch deshalb lähmend, weil sie aus Powerpoint-Schlachten bestehen, bei denen die Redner die Inhalte der Folien ablesen, statt frei zu sprechen, oder immer die gleichen Personen reden. Im schlimmsten Fall hat schon die Hälfte des Teams an der Präsentation mitgewirkt und kennt sie in- und auswendig – hier ist geistiges Abschalten vorprogrammiert. Abhilfe kann man schaffen, indem man gewohnte Bahnen verlässt und Präsentationen zum Beispiel nach dem Pecha Kucha-Prinzip hält. Der Begriff – und die Methode – stammt aus dem Japanischen und bedeutet so viel wie „Geplauder“. Die Idee dahinter: Man hat genau 20 Slides, zu denen man jeweils genau 20 Sekunden reden kann, also eine Redezeit von insgesamt 6 Minuten und 40 Sekunden. Der Trick: Jede Folie zeigt nur ein Foto, und der Text kommt komplett aus dem Off.

Das hat gleich mehrere Vorteile, denn einerseits müssen sich Redner bemühen, ihren Vortrag so zu gestalten, dass er spannend und gleichzeitig auf den Punkt ist; andererseits müssen alle anderen aufmerksamer zuhören. Nette Geste unter Kollegen: den Redetext in die Notizen der Powerpoint einfügen, damit man sie später weiterleiten kann und wichtige Punkte noch einmal nachgelesen werden können. Auch wenn sich diese Methode sicherlich nicht bei jedem Meeting konsequent durchhalten lässt und zum Beispiel zur Präsentation von Geschäftszahlen nicht optimal geeignet ist, hilft sie dabei, sich auf das Wesentliche zu fokussieren. Und einfach auch mal etwas anderes auszuprobieren.

Mit diesen Ansätzen ist es möglich, die vielleicht schon toxische Meetingkultur in einem Unternehmen in neue Bahnen zu lenken – und so Meetings zu Mehrwertschaffern statt zu Zeitvernichtern zu machen. Denn wenn man es richtig angeht, können Meetings ein hervorragender Katalysator für Veränderungen in einer Struktur sein und die Teamarbeit langfristig optimieren.

*Sharin Gattung, Sr. Regional Marketing Manager DACH, verantwortet Vermarktung und Lead-Generierung für die Bereiche Online-Collaboration, Customer Service und Engagement sowie Passwort-Management für das regionale Vertriebsteam bei LogMeIn.

Dieser Beitrag ist ursprünglich auf unserem Partnerportal marconomy erschienen.

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