Sicherer Datenaustausch 5 Gründe für den Einsatz virtueller Datenräume

Ein Gastbeitrag von Ari Albertini*

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Ein sicherer Datenaustausch – intern wie extern – wird immer wichtiger. Eine zentrale Anforderung ist es dabei, die Informationen vor neugierigen Augen und langen Fingern zu schützen. Dieser Artikel identifiziert fünf Gründe für die Nutzung virtuelle Datenräume.

Mehr als ein sicherer Datentresor: Virtuelle Datenräume können dabei helfen, dass zwischen Unternehmen ausgetauschte Daten nicht in falsche Hände geraten, was sonst zu finanziellen Einbußen und zum Vertrauensverlust bei Kunden oder Partnern führen könnte.
Mehr als ein sicherer Datentresor: Virtuelle Datenräume können dabei helfen, dass zwischen Unternehmen ausgetauschte Daten nicht in falsche Hände geraten, was sonst zu finanziellen Einbußen und zum Vertrauensverlust bei Kunden oder Partnern führen könnte.
(Bild: gemeinfrei / Pixabay )

Die fortschreitende Digitalisierung bringt Unternehmen in puncto Produktivität und Kosteneffizienz viele Vorteile. Sie erhöht zugleich aber auch ihre Abhängigkeit von den eingesetzten Technologien. Nicht wenige Unternehmen befürchten, damit ihre Technologie- und Informationssouveränität aufs Spiel zu setzen. Selbstbestimmtes und unabhängiges Agieren bildet für sie jedoch die wesentliche Basis, um innovativ und damit wettbewerbsfähig zu bleiben. Der sichere Austausch von Daten ist hierbei ein zentraler Punkt.
Für Unternehmen erschließt sich das volle wirtschaftliche Potenzial ihrer Daten in der Regel erst dann, wenn sie diese über verschiedene Endgeräte mit Mitarbeitenden, Firmen und Behörden teilen. Cyberkriminelle wissen das und nutzen deshalb mit Vorliebe unzureichend oder nicht geschützte Datentransfers als Einfallstore für ihre Angriffe.

Virtuelle Datenräume, über die Daten mit Kunden, Partnern oder auch Kollegen anderer Standorte geteilt werden können, bieten hier einen wirksamen Schutz. Diese besonders sicheren virtuellen Räume schützen nicht nur personenbezogene und andere sensible Daten vor unautorisierten Zugriffen, sondern grenzen auch den Zutritt auf definierte Empfänger und Empfängergruppen ein.

Fünf Gründe, warum Unternehmen virtuelle Datenräume nutzen sollten

1. Verbesserte Zusammenarbeit - sowohl intern als auch unternehmensübergreifend
Zweieinhalb Jahre nach Beginn der Corona-Pandemie hat sich das Homeoffice als „neue Normalität“ etabliert. Mitarbeitende arbeiten teils von daheim und teils im Büro. Eine hybride Arbeitskultur ist entstanden, die nur durch den Einsatz neuer Technologien sicher bewältigt werden kann. Allen aktuellen Diskussionen zum Trotz wird sich dieser Trend nicht zurückdrehen lassen. Außerdem verlangt auch das vernetzte Arbeiten mit Partnern nach einem flexiblen Datenaustausch.

In digitalen Ablagen mit der Sicherheitsstufe „Vertraulich“ werden Daten ausschließlich Ende-zu-Ende verschlüsselt übertragen und sind so nur für autorisierte Personen lesbar.
In digitalen Ablagen mit der Sicherheitsstufe „Vertraulich“ werden Daten ausschließlich Ende-zu-Ende verschlüsselt übertragen und sind so nur für autorisierte Personen lesbar.
(Bild: FTAPI Software GmbH )

Virtuelle Datenräume ermöglichen es, jederzeit, ortsunabhängig und vor allem sicher auf die benötigten Daten zuzugreifen. Da die Datenräume in der Regel über das Internet und einen Web-Browser erreichbar sind, müssen Mitarbeitende nicht erst eine zusätzliche VPN-Verbindung einrichten. Damit die Daten auch im Offline-Betrieb verfügbar sind, bieten Anbieter virtueller Datenräume oft auch eine Live-Synchronisation zwischen dem PC-Laufwerk und der Cloud an, was den Zugriff auf relevante Unternehmensdaten zusätzlich erleichtert.

2. Sicherer und schneller Datenaustausch – unabhängig von Dateigrößen
Beim verteilten Arbeiten tauschen die Teammitglieder eine Vielzahl von Informationen untereinander aus: Projektpräsentationen, Baupläne, Software-Updates, Personalunterlagen. Abhängig von Branche und Tätigkeitsbereich können die Daten unterschiedlichste Formate aufweisen. Eines jedoch haben die meisten von ihnen gemeinsam: Sie sind groß.

In einem Arbeitsumfeld, in denen keine sicheren Datenräume bereitstehen, verschicken die Mitarbeitenden ihre Daten erst einmal per E-Mail. Allerdings stoßen die regulären Postfächer bei größeren Mengen schnell an ihre Grenzen und sind oft auch nicht verschlüsselt. Ungewöhnlich große Dateien laden Mitarbeitende häufig auf eine Cloud von kostenfreien, meist global agierenden Anbietern hoch. Die Informationen unterliegen bei diesen international operierenden Diensten jedoch häufig nicht der EU-DSGVO, sodass insbesondere personenbezogene und andere sensible Daten wenig oder gar nicht geschützt sind.

In virtuellen Datenräumen können die Teams dagegen auch sehr große Dokumente sicher ablegen und gemeinsam mit anderen daran arbeiten. Liegen die Daten in einem Datenraum, der in Deutschland gehostet und betrieben wird, unterliegen diese im Gegensatz zu kostenfreien Anbietern der EU-DSGVO und genießen daher einen gewissen Schutz.

3. Höchstes Maß an Datensicherheit – für Informationen und Unternehmen
Während der Schutz von personenbezogenen Informationen durch die EU-DSGVO gesetzlich vorgeschrieben ist, sind andere sensible, geschäftskritische oder geheime Dokumente, beispielsweise Patentanmeldungen oder Konstruktionszeichnungen, vom Gesetzgeber weniger geschützt. Ihr Verlust kann jedoch für Unternehmen gravierende wirtschaftliche Konsequenzen nach sich ziehen. Datenräume bieten durch eine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sowohl beim Übertragen als auch beim Speichern für alle Dokumente ein höchstes Maß an Sicherheit. Unbefugte können diese Daten dann nicht entschlüsseln, sodass sie für Angreifende wertlos bleiben und nicht offenliegen.

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Eine zusätzliche Sicherheit für Daten und Systeme bieten Virenscanner, die die übermittelten Daten nach Schadsoftware durchsuchen, bevor sie verschickt beziehungsweise gespeichert werden.

Die in den virtuellen Datenraum hochgeladenen Daten werden basierend auf einem Algorithmus analysiert sowie mit den passenden Tags und Freigabelevel versehen.
Die in den virtuellen Datenraum hochgeladenen Daten werden basierend auf einem Algorithmus analysiert sowie mit den passenden Tags und Freigabelevel versehen.
(Bild: FTAPI Software GmbH )

4. Vergabe von Zugriff – flexibel und individuell anpassbar
Grundsätzlich erhalten nur definierte Empfängerkreise Zutritt zu den virtuellen Datenräumen. Unternehmen können auf Basis einer flexiblen, feingranularen Rechtevergabe jeder am Projekt beteiligten Person genau die Zugriffsrechte zuweisen, die sie für ihre jeweilige Rolle benötigt. Externe Partner könnten beispielsweise lediglich Daten lesen und herunterladen, während Kolleginnen und Kollegen Daten hinzufügen, löschen oder administrativ verwalten dürfen.

Die Rechte können dabei nicht nur für einen oder mehrere Datenräume vergeben werden, sondern auch für einzelne Dokumente. Aktivitätsprotokolle bieten den Team-Verantwortlichen eine präzise und transparente Übersicht über alle Vorgänge im Datenraum. So wissen sie zu jedem Zeitpunkt genau, wer wann und mit welcher Berechtigungsstufe Zugriff auf Firmendaten hat. Auf diese Weise behalten Unternehmen jederzeit die Hoheit über die eigenen Daten.

5. Geringer Aufwand ohne zusätzliche IT-Infrastruktur
Mehr Sicherheit bedeutet für die IT-Administration in der Regel einen höheren Aufwand. Anders als bei anderen Methoden, Informationen zu teilen, wie dem Bereitstellen eines gemeinsamen Servers oder dem Einrichten von individuellen VPN-Zugängen, benötigt das Implementieren eines virtuellen Datenraums keine zusätzliche IT-Infrastruktur. Dieser lässt sich in kurzer Zeit und ohne größeren IT-Aufwand in bestehende Strukturen integrieren und kann ohne längere Downtime direkt im Anschluss von den Mitarbeitenden genutzt werden.

In Zeiten des Umbruchs und auch angesichts politisch unsicherer Gemengelagen ist Sicherheit wichtiger denn je. Virtuelle Datenräumen bieten Unternehmen, Behörden und Organisationen eine einfache Möglichkeit, ihre sensiblen Daten jeder Größe nicht nur einfach, schnell und sicher zu teilen, sondern sie auch selbstbestimmt und autark zu verwalten. Auf diese Weise stärken Unternehmen ihre digitale Souveränität, die sie für den Erhalt und Ausbau ihrer Innovations- und Wettbewerbsfähigkeit benötigen.

* Ari Albertini arbeitet als Chief Operating Officer bei der FTAPI Software GmbH, die sich auf sichere Datenflows spezialisiert hat.

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